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Schon zum zweiten Mal hat ibi research eine unabhängige Studie mit den aktuellsten Trends aus diesem Markt veröffentlicht. Aus diesem Grund haben wir die Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung – Fakten aus der Unternehmenspraxis“ für unseren Blog teilweise zusammengefasst.

Der Tenor im Vorwort der Studie vom Mai 2015 ist klar: Die Digitalisierung von Prozessen hält in Unternehmen, über alle Abteilungen und Bereiche, Einzug. Da ist die logische Konsequenz, dass auch Rechnungen zunehmend elektronisch versandt werden. Nicht zuletzt sind für diese Entwicklungen auch die gesetzlichen Bestimmungen rund um E-Invoicing verantwortlich.

Die rechtlichen Erleichterungen des Steuervereinfachungsgesetzes sind den Unternehmen überwiegend (79%) bekannt, was die Umstellung auf E-Invoicing vorantreibt. 48% der Befragten aus der Umfrage gaben an, seit der rechtlichen Veränderung im Jahr 2011 mehr elektronische Rechnungen zu erhalten. 35% waren der Meinung, die Erstellung und der Versand von elektronischen Rechnungen wären außerdem vereinfacht worden.

Die Tendenz in Richtung E-Invoicing ist eindeutig. Die Studie zeigt, dass mehr als ein Drittel der Unternehmen bevorzugt bereits den elektronischen Rechnungsversand nutzt.

Dass knapp die Hälfte der Umfrageteilnehmer angab, bereits mehrheitlich elektronische Rechnungen zu versenden, scheint angesichts der Entwicklungen rund um die E-Rechnung in den letzten Jahren wenig verwunderlich. Und der Trend ist weiter steigend. 39% der Teilnehmer haben vor, den Anteil der elektronischen Rechnungen innerhalb der nächsten drei Jahre zu steigern. 
 

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Die drei Hauptgründe für die Einführung eines elektronischen Rechnungsversands sind laut Studie: 
 

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Wunsch der Geschäftspartner: Diese haben oftmals schon auf E-Invoicing umgestellt und wollen bzw. müssen aus administrativen Gründen Rechnungen elektronisch versenden und/oder empfangen. 

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Die schnellere Bearbeitungszeit ist auch ein wesentlicher Aspekt, der die E-Rechnung vorantreibt. Eine schnellere Rechnungsabwicklung bedeutet in der Regel auch ein kürzeres Zahlungsziel und einen erhöhten Cashflow.

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Das wichtigste Argument jedoch sind die Kosteneinsparungen für Unternehmen.

 

Von Unternehmen, die bisher keine elektronische Rechnung versenden, lehnen nur knapp 30% dies auch künftig ab. Immerhin rund 34% haben schon darüber nachgedacht, die Entscheidung steht aber noch aus. Winzige 2% hatten die elektronische Rechnung bereits im Einsatz und haben sie wieder eingestellt. Eine verschwindend geringe Zahl, die darauf hindeutet, dass die Einführung und der Versand von E-Rechnungen die versprochenen Vorteile auch bieten.

Erfreulich ist die Nachricht, dass die Unternehmen, welche die E-Rechnungen bereits im Einsatz haben, viele positive Aspekte darin sehen und rund 40% keine großen Herausforderungen bei der Einführung hatten. 

 

 

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Im Gegenteil, die Kostensituation, Bearbeitungszeit und Durchgängigkeit der Abläufe wurden bei durchschnittlich 25% der Unternehmen stark verbessert.

Rund ein Viertel der Befragten hat sich mit dem Thema „elektronische Rechnung“ noch nicht auseinandergesetzt. Das könnte das Resultat mangelnden Wissens über die elektronische Rechnungsstellung sein. Denn laut Umfrage ist noch mindestens ein Drittel der Unternehmen unsicher, ob ihr Wissen über die rechtliche Situation bei der Erstellung und beim Versand von elektronischen Rechnungen ausreichend ist.

Das spiegelt sich auch in den Herausforderungen von Unternehmen beim elektronischen Rechnungsversand für Unternehmen wider:

 

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Identifizierung der rechtlichen Anforderung: Auch wenn in den letzten Monaten und Jahren bereits sehr viel über die elektronische Rechnungsstellung und die damit einhergehenden Anforderungen informiert wurde, ist die Barriere für Unternehmen immer noch hoch. In einem unserer Blog-Beiträge erhalten Sie Einblick in die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ und den Umgang mit elektronischen Rechnungen.

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Akzeptanz bei den Geschäftspartnern: Was bei Großkonzernen schon gang und gäbe ist, nämlich dass ihre Lieferanten die Rechnungen elektronisch versenden und empfangen müssen, ist bei mittelständischen Unternehmen noch nicht alltäglich. Vielmehr sträuben sich Geschäftspartner teilweise, eine elektronische Rechnung zu akzeptieren. 

Aus diesem Grund hat Neopost ein „Onboarding“-Programm entwickelt, das dabei unterstützt, Lieferanten und Kunden schnell an die elektronische Rechnung anzubinden.

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Anpassung der Prozessabläufe: Jahrelang wurden Rechnungen gedruckt und versandt; jeder kannte seine Arbeitsabläufe und es hat funktioniert. Warum also in die bestehenden Prozesse eingreifen? In diesem Fall bietet Neopost die Lösung „mail4business“ an. Dieses Paket beinhaltet die notwendigen Maschinen für die klassische Postbearbeitung, einen Outsourcing-Service (Hybridmail) sowie PDF- und/oder Strukturdatenversand. Unternehmen können sich somit sukzessive mit der Digitalisierung der Postbearbeitung befassen, ohne bestehende Abläufe und Prozesse im Unternehmen von heute auf morgen umstellen zu müssen. 

 

Nachfolgen können Sie die gesamte Studie herunterladen: www.elektronische-rechnungsabwicklung.de/downloads/Elektronische-Rechnungsabwicklung-und-Archivierung.pdf 

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