Eine Outputmanagement-Lösung einzuführen, bedeutet immer veraltete und zerstückelte IT-Systemlandschaften abzulösen. Diese sind meist das Ergebnis von Umstrukturierungen, Fusionen oder Übernahmen. Erschwerend kommt hinzu, dass für die einzelnen Fachbereiche oft Eigenentwicklungen oder Fremdlösungen eingeführt wurden, um den Mitarbeitern fehlende Funktionalitäten bereitzustellen. Für den einzelnen Fachbereich mögen sie ein Gewinn sein, nicht jedoch für das gesamte Unternehmen. Mit der wachsenden IT-Komplexität wächst nämlich auch der Aufwand, sie zu verwalten. Deswegen geht der Trend in Richtung plattform-basierte, datenintensive und zentralisierte IT-Infrastrukturen.

In diesem Artikel geht es um die menschliche Komponente einer IT-Migration. Bei jedem Projekt im Bereich des Outputmanagements sind viele Mitarbeiter und Fachbereiche betroffen. Es betrifft Frau Müller, die für das Kampagnenmanagement verantwortlich ist, genauso wie Frau Eigel, die Reklamationen bearbeitet. Frau Schenk aus der Rechtsabteilung, die die Einhaltung von Compliance-Richtlinien überwacht, ist genauso betroffen wie Herr Dorn aus der Schadensmeldung. Alle Mitarbeiter und alle Abteilungen in das Projekt einzubinden, entscheidet maßgeblich darüber, ob es am Ende erfolgreich ist. Eine Software-Lösung kann nämlich nur so gut sein, wie die Fähigkeiten der Anwender, damit umzugehen. Und die Fähigkeiten der Anwender hängt sehr stark von ihrer Bereitschaft ab, sich auf die neue Lösung einzulassen.

Aus diesem Grund sprechen wir das Thema Change-Management bei all unseren Kunden an. Die verantwortlichen Manager müssen verstehen, dass sich das Unternehmen in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess befindet, der eine besondere Form des Managements und der Kommunikation erfordert. Wir empfehlen, das Thema bereits bei der Projektplanung zu berücksichtigen.

Dazu hat das Pentadoc Radar Team eine sehr aufschlussreiche, dreiteilige Artikelserie geschrieben. Das Analysten-Team der Pentadoc Gruppe recherchiert, analysiert und berät im Bereich Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM).

Die Serie ist als Überblick und Einstieg in das Thema Change Management gedacht. Sie erklärt die Theorie hinter diesem Begriff, beschreibt individuelle Verhaltensweisen von Mitarbeitern und gibt Einblicke in konkrete Handlungsmöglichkeiten.

Der erste Teil beginnt mit einem empathischen Blick hinter den Kulissen. Die Unternehmensberater von Pentadoc haben seit der Gründung im Jahr 1998 mehr als 500 Projekte begleitet. Immer wieder stellen sie fest, dass sich Mitarbeiter von der Implementierung eines neuen IT-Systems oft überfordert fühlen. Sie müssen damit klarkommen, dass gewohnte Strukturen und Arbeitsweisen nicht mehr gelten. „Diese Gewohnheiten wurden häufig über Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte aufgebaut und bilden eine wesentliche Quelle für das Sicherheitsgefühl vieler Mitarbeiter.“

Es liegt nun an dem Unternehmen, den Mitarbeitern diese Angst zu nehmen. Und dazu kommt im zweiten Teil eine sehr klare Botschaft: „Ohne Empathie bleibt Change-Management ein Feigenblatt für halbgare Maßnahmen.“ Widerstand gegen ein Projekt kann nämlich viele verschiedene Ursachen haben. Manche Mitarbeiter sind Veränderungen gegenüber grundsätzlich negativ eingestellt, andere hinterfragen die Sinnhaftigkeit des Projekts und wiederum andere sind misstrauisch und zweifeln an der Glaubwürdigkeit der Projektführung. Gelingt es nicht, rechtzeitig ihre Kooperationsbereitschaft zu gewinnen, „kann (...) eine Abwärtsspirale in Gang gesetzt werden“.

Dazu erhält der Leser im dritten Teil der Serie konkrete Maßnahmen. Zuallererst gilt es, den richtigen Zeitpunkt nicht zu verpassen. Je früher die Verantwortlichen mit dem Veränderungsmanagement ansetzen, desto kontrollierter und effektiver können sie es gestalten. Ausschlaggebend ist auch die richtige Zusammensetzung des Projektteams, das als Sprachrohr zur Belegschaft dient. Steht die technische Implementierung an, beginnt eine weitere kritische Phase des Veränderungsmanagements. Die Mitarbeiter sind nicht mehr nur theoretisch betroffen, sondern müssen nun mit den neuen Lösungen arbeiten. Hier hat sich eine engmaschige Kommunikation und Aufklärung bewährt, die jedoch je nach Persönlichkeit und Firmenkultur sehr unterschiedlich gestaltet werden kann. Dazu gehören Produktwebseiten, Newsletter, Tage der offenen Tür, Videoansprachen und Schulungen.

 

Veränderungen gehören zu unserem Arbeitsalltag und können Mitarbeiter vor große Herausforderungen stellen. Das Ziel von Change-Management ist es, alle Beteiligten durch den Prozess zu begleiten, sie in das Projekt miteinzubeziehen und ihre Verhaltensweisen, innere Einstellungen und Wertesysteme zu berücksichtigen. Nur so werden sie den Wandel als Chance und nicht als Bedrohung sehen. Und nur so können Unternehmen Innovation vorantreiben.

Jochen Razum

Jochen Razum

VP Sales and Operations, DACH & Italien

Jochen Razum ist seit 2015 VP Sales and Operations bei der Quadient CXM Germany GmbH. In dieser Position unterstützt er Unternehmen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Italien dabei, mit außergewöhnlicher Kommunikation außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten und ihre Kunden entlang der gesamten Customer Journey zu begeistern. Er kann auf mehr als 25 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Beratung, Geschäftsführung und Vertrieb zurückschauen. Unter anderem war er neun Jahre lang in einer leitenden Position bei Oracle tätig, wo er einen neuen Geschäftsbereich aufgebaut hat und zuletzt für das gesamte Data-Warehousing- und Business-Intelligence-Geschäft deutschlandweit verantwortlich war. Bei Pitney Bowes Software war Razum für die Erschließung des osteuropäischen Markts zuständig.

Passende Themen

How Simplicity can Impress - Wie Sie Ihre Kommunikation in turbulenten Zeiten einfach steuern
Video

Webinar-Aufzeichnung: How Simplicity can Impress - Wie Sie Ihre Kommunikation in turbulenten Zeiten einfach steuern

Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars " How Simplicity can Impress - Wie Sie Ihre Kommunikation in turbulenten Zeiten einfach steuern" an.    Die Inhalte des...

Rechnungsversand 2.0 – Digitaler Dokumentenaustausch
Video

Webinar-Aufzeichnung: Rechnungsversand 2.0 – Digitaler Dokumentenaustausch

Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars "Rechnungsversand 2.0 – Digitaler Dokumentenaustausch" an.    Die Inhalte des Webinars:  In unserer kostenlosen Webinarreihe...
eBook: Der Aufstieg des Customer Experience Executive
E-Book

eBook: Der Aufstieg des Customer Experience Executive

Die Kommodifizierung von immer mehr Produkten führt dazu, dass das Kundenerlebnis der wichtigste Erfolgsfaktor einer Marke ist. Daher sehen viele Unternehmen heute eine neue...
Webinar-Aufzeichnung: Importance of print in the communications mix
Video

Webinar-Aufzeichnung: Importance of print in the communications mix

Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars "Importance of print in the communications mix" (Die Bedeutung der gedruckten Post im Hybrid-Kommunikationsmix) mit deutschen Untertiteln. Das Webinar...
Erfahrung

Erfahrung

Langjährige Erfolgsgeschichte mit weltweiter Führung

Von Experten empfohlen

Von Experten empfohlen

Gartner, Forrester und Aspire

Kompetenz

Kompetenz

8 Milliarden personalisierte Erlebnisse jährlich

Nachgewiesene Ergebnisse

Nachgewiesene Ergebnisse

97 % Kundenzufriedenheit