Für Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, wie z. B. im Gesundheitswesen, bei Versicherungen, Finanzdienstleistern, staatlichen Behörden und in der Rechtsabteilung, ist es unerlässlich, über die Einhaltung von Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben. 

Allerdings reicht es nicht aus, einfach nur die Regeln zu kennen. Sie müssen auch belegen können, dass Sie sie tatsächlich befolgen. Bei Strafzahlungen zwischen 200 und 10.000 Dollar pro Verstoß ist ein Bericht über die Integrität von Dokumenten eine kosteneffektive Verteidigung gegen Datenschutzklagen. 

Was ist Dokumentenintegrität? 

Dokumentintegrität bedeutet, dass sich ein Dokument in einem „unverfälschten Zustand“ befindet, sodass Sie im Falle eines Rechtsstreits nachweisen können, dass es nicht manipuliert wurde. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Zusammenstellung und Zustellung von Dokumenten mit vertraulichen Informationen bedeutet Dokumentintegrität, dass Sie genau belegen können, welche Dokumente an welche Kunden geschickt wurden. Bei einem Audit können Sie außerdem nachweisen, dass Sie alle geltenden Vorschriften einhalten. 

Was steht auf dem Spiel?

Überraschenderweise zeigen unsere Untersuchungen, dass 67 % unserer Kunden mit Kuvertiermaschinen die Integrität ihrer Dokumente nicht aktiv verfolgen. 

Verstehen Sie uns nicht falsch – wir sind begeistert, dass unsere Kunden auf die Genauigkeit unserer Geräte vertrauen. Das sollten sie auch unbedingt. Aber diese Unternehmen könnten Gefahr laufen, gegen Vorschriften wie HIPAA und die DSGVO zu verstoßen, falls sie die Integrität ihrer Dokumente nicht nachweisen können. 

  • Im Jahr 2020 verhängte die belgische Datenschutzbehörde eine Geldstrafe in Höhe von 10.000 Euro gegen ein Direktmarketing-Unternehmen wegen eines Verstoßes, der damit begann, dass ein Kunde eine falsche Mitteilung in der Post erhielt.
  • In Irland können Unternehmen mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro belegt werden, wenn ein Dokument mit personenbezogenen Daten (PII) an die falsche Person gesandt wird. 
  • Im ersten Quartal 2021 wurden dem britischen Information Commissioner's Office (ICO) 219 Vorfälle gemeldet, bei denen personenbezogene Daten an die falsche Person geschickt oder gefaxt wurden. 
  • Im Jahr 2021 wurde ein Lehrkrankenhaus in London von der ICO mit einer Geldstrafe in Höhe von 180.000 Pfund belegt, nachdem eine Klinik die Daten von fast 800 Patienten weitergegeben hatte, die eine HIV-Klinik besucht hatten. 

Was sind personenbezogene Daten? 

Personenbezogene Daten umfassen den vollständigen Namen einer Person, kombiniert mit einer der folgenden Informationen: 

  • Geburtsname der Mutter 
  • Führerscheinnummer 
  • Bankkontodaten 
  • Kreditkartendaten 
  • Namen von Verwandten 
  • Postanschrift 
  • E-Mail-Adresse 
  • Festnetz- oder Handynummer 
  • Persönliche Merkmale 
  • Sozialversicherungsnummer 
  • Geburtsdatum oder Geburtsort 

Sowie alle weiteren Informationen, welche die persönliche Identität der Person leicht nachvollziehbar machen würden. 

Eine kleine Investition könnte Ihnen empfindliche Strafzahlungen ersparen

Die Compliance-Vorschriften für Postsendungen, die vertrauliche oder personenbezogene Daten wie Kontoauszüge oder Verträge enthalten, ändern sich laufend. Sie müssen jedes Mal sicherstellen, dass das richtige Dokument an die richtige Person gesendet wird. Und das müssen Sie auch belegen können. 

Die einzige Möglichkeit zur Gewährleistung der Dokumentenintegrität ist eine geschlossene Lösung wie docsecure, die Hand in Hand mit Ihrem intelligenten Kuvertiersystem und Ihrer Output-Management-Software arbeitet. Diese Art Lösung verfolgt und überprüft, ob sich alle Dokumente dort befinden, wo sie sein sollen, und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen alle Vorschriften einhält. 

Wenn Sie diese Investition jetzt tätigen, könnten Sie später Tausende von Euro an möglichen Geldstrafen sparen. Warten Sie also nicht länger – schützen Sie Ihr Unternehmen noch heute mit einer geschlossenen Dokumentenintegritätslösung wie docsecure. 

Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, wie die Lösung Ihrem Unternehmen helfen kann. 

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