Mit Blick auf Dokumentenproduktion und -versand sind Unternehmen zunehmend darauf bedacht, Abläufe zu optimieren, Effizienzpotenziale auszuschöpfen und so ihre Kosten zu senken. Gleichzeitig spielen Qualität und Effektivität in der Briefkommunikation eine große Rolle, ob unter rechtlichen Gesichtspunkten oder unter Wettbewerbsaspekten. So sind nicht nur Compliance-Anforderungen zu erfüllen, etwa hinsichtlich Datenschutz. Unter anderem gilt es auch, Vertrauens- oder Imageverlusten vorzubeugen oder im Rahmen von Marketingaktionen hohe Antwortraten zu erzielen. Bei alldem sind Output-Management-Lösungen eine wertvolle Unterstützung.

ZEIT- UND KOSTENAUFWAND SENKEN
Digitale Dokumente aller Art (Rechnungen, Mailings, Verträge etc.) und aus unterschiedlichen Quellen können an einer Stelle gesammelt werden: im Output-Management-System. Dort lassen sie sich sehr effizient bearbeiten und so aufbereiten, dass daraus in nachgelagerten Prozessen signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen resultieren. Einen kleinen Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten von Output-Management-Lösungen liefern die folgenden Beispiele:

  • Ergänzen digitaler Dokumente um Briefkopf, Fußzeile, Firmenlogo o.Ä., damit vorgedruckte Briefbögen weder gekauft noch platzraubend vorgehalten werden müssen
  • Zentralisieren der Dokumentenproduktion, was den Einsatz leistungsstärkerer Drucksysteme ermöglicht, die Prozesse beschleunigen und so Prozesskosten senken
  • Prüfen und gegebenenfalls Korrigieren von Adressen, um die Anzahl von Rückläufern zu minimieren, die zeit- und kostenaufwändig nachbearbeitet werden müssten
  • Ausschöpfen von Druckeroptionen wie Heften/Falten, was manuelle Aufwände spart, oder Duplexdruck, der die Kosten für Verbrauchs-/Versandmaterial sowie Porto senkt
  • Zusammenführen von Dokumenten für denselben Empfänger, um taggleiche Mehrfachaussendungen zu vermeiden und dadurch Porto sowie Versandmaterial zu sparen
  • Nutzen digitaler Versandmöglichkeiten, wodurch Drucken, Kuvertieren, Frankieren und damit einhergehende Bearbeitungs-, Material- sowie Portokosten entfallen
  • Anreichern der Dokumente mit Steuercodes, um Kuvertierläufe zu automatisieren und ein- wie mehrseitige Sendungen inkl. Beilagen im selben Lauf verarbeiten zu können
  • Archivieren von Dokumenten in Digitalformaten, um sich platzraubende Papierarchive zu sparen und den Aufwand für Suche, Zweitschrifterstellung etc. zu reduzieren
  • Vorsortieren der Dokumente für den Druck (z.B. nach Kuvertformat, Portoklasse, Empfänger etc.), um sich manuelles Sortieren zu sparen und Portorabatte besser zu nutzen

 
QUALITÄT UND EFFEKTIVITÄT ERHÖHEN
Dokumentensendungen, die korrekt und vollständig an genau die Person rausgehen, für die sie bestimmt sind: Damit ist man nicht nur in Sachen Compliance auf der sicheren Seite, sondern punktet auch bei Kommunikationspartnern wie Kunden oder Lieferanten. Wenn Sendungen darüber hinaus auch noch Geschäftsbeziehungen stärken und den Umsatz erhöhen, umso besser. Hier ein paar Beispiele, wie sich all das durch die Möglichkeiten eines Output-Management-Systems erreichen lässt:

  • Automatisieren des Produktionsprozesses, um Fehlerquellen zu minimieren, Abläufe transparent zu halten und eine rechtskonforme Verarbeitung belegen zu können
  • Terminieren von Mailingaussendungen über unterschiedliche Kommunikationskanäle, um zum perfekten Zeitpunkt eine breite Zielgruppe möglichst effektiv zu erreichen
  • Bereinigen von Adressen (auch bzgl. Dubletten), um eine konstant hohe Datenqualität sicherzustellen und eine verlässliche sowie schnelle Zustellung zu gewährleisten
  • Automatisieren von Kuvertierläufen, damit Fehlkuvertierungen verhindert werden und Sendungsinhalte vorschriftsgemäß an den jeweils richtigen Empfänger gehen
  • Anpassen sämtlicher Dokumente ans Corporate Design, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu erzielen, das Professionalität und Vertrauenswürdigkeit vermittelt
  • Archivieren von Dokumenten in Digitalformaten, um sie bei Bedarf rückverfolgen sowie in gleicher Qualität und mit identischem Aussehen reproduzieren zu können
  • Personalisieren von Sendungen durch individuelle Zusatzinformationen oder Werbebeilagen, um positive Kontakterlebnisse zu schaffen und Umsatzchancen zu nutzen
  • Speichern von Verarbeitungsprofilen zur Wiederverwendung, um bei vergleichbaren Output-Szenarien eine konstante Verarbeitungs- und Ergebnisqualität zu erzielen
  • Wählen kunden-/lieferantenseitig bevorzugter Versandwege (physisch oder digital), um Serviceorientierung zu demonstrieren und die Empfängerzufriedenheit zu erhöhen

     

POTENZIALE BEDARFSGERECHT NUTZEN
So vielfältig wie die Nutzenpotenziale des Output-Managements, so individuell und veränderlich sind die Anforderungen in Unternehmen. Deshalb muss die Lösung der Wahl vor allem eines bieten: Flexibilität, und zwar in jeder Hinsicht. Sie muss skalierbar sein, was Funktionsumfang und Infrastruktur angeht. Sie muss die Verarbeitung verschiedenster Input/Output-Formate sowie kleiner und großer Dokumentenvolumen unterstützen. Und sie muss funktional genau das abdecken, was jeweils gebraucht wird. Ideal ist darüber hinaus die Möglichkeit, andere Lösungen anzubinden wie z. B. Kuvertier-Management- oder Datenbanksysteme. Und weil beim Output-Management Effizienz, Qualität und Effektivität im Fokus stehen, sollte eine entsprechende Lösung auch noch Folgendes bieten: einfache, schnelle und wirtschaftliche Implementierung, leichte Handhabung, umfassendes Monitoring und ein detailliertes Reporting. Wie sich all das unter einen Hut bekommen lässt, erfahren Sie hier: http://www.neopost.de/output-management

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