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Der Startschuss zur flächendeckenden Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs durch Bund, Länder und Gemeinden in Deutschland ist für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane und deren Zulieferer bereits gefallen. Schon in wenigen Monaten folgen alle übrigen Auftraggeber auf Bundesebene sowie die wichtigsten Organe und Behörden der Länder.

Oder besser gesagt: So ist es eigentlich vorgesehen.

Eingangsrechnungen fallen bei XRechnungs-Test reihenweise durch
Eine aktuelle Simulation des Verbands elektronische Rechnung (VeR) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zeichnet nämlich ein nicht ganz so optimales Bild.

Im Rahmen des mehrmonatigen Feldversuchs, bei dem echte Eingangsrechnungen der beteiligten staatlichen Rechnungsempfänger auf ihre Kompatibilität mit dem neuen Eingangsformat XRechnung sowie auf

  • Vollständigkeit
  • Semantik
  • Technik
  • Vertraulichkeit

geprüft wurden, konnte nämlich kein einziges der betrachteten Dokumente allen Prüfkriterien standhalten.

Oder anders ausgedrückt: Auch wenn Bund, Länder und Gemeinden zum jeweiligen Stichtag bereit sind, elektronische Rechnungen in einem kompatiblen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 zu empfangen, sind es die meisten Zulieferer mit größter Wahrscheinlichkeit noch nicht.

Hohe Umstellungskosten für Rechnungssteller erwartet
Das Problem: Die überwältigende Mehrheit der „rechnungserstellenden Systeme“, die üblicherweise im deutschen Mittelstand und anderen Wirtschaftsbereichen zum Einsatz kommen, können die geforderten Rechnungsdatensätze (noch) nicht erzeugen, geschweige denn zielgenau zustellen.

Um dennoch am elektronischen Rechnungsaustausch mit Behörden und Co. teilzunehmen, drohen vielen deutschen Betrieben daher schmerzlich hohe Investitionen in neue Software- und Hardwaresysteme. Ein Schritt, der sich – zumindest – für Zulieferer des Bundes (und einer noch nicht genau absehbaren Anzahl der Bundesländer) kaum vermeiden lässt – wird die elektronische Rechnung doch auf Bundesebene ab 2020 obligatorisch für alle Rechnungssteller. Andere Rechnungen, etwa per Brief, Fax oder als „einfacher“ PDF-Anhang einer E-Mail werden dann nicht mehr angenommen.

Planspiel-Experten verweisen auf kostengünstige Alternative
Für alle Unternehmen, die weiterhin ihre angestammte Hard- und Softwarekonfiguration verwenden, aber dennoch elektronische Rechnungsdokumente im passenden Format bereitstellen wollen, empfehlen die eRechnungs-Experten des Planspiels die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Servicedienstleister.

Denn ihren Erkenntnissen zufolge könnten die sogenannten E-Invoicing-Provider nicht nur knapp 70 % der getesteten Rechnungen ohne Eingriff in die bestehenden Hard- und Softwareausstattungen „XRechnungs-kompatibel“ machen. Sie unterstützen den Rechnungssteller darüber hinaus auch bei der passgenauen, sicheren und zielgerichteten Übertragung der elektronischen Rechnungsdokumente an den gewünschten Empfänger in Bund, Ländern und Gemeinden.

Weitere Informationen über das „Planspiel elektronische Rechnungsstellung“ sowie die komplette Auswertung der einzigartigen Test-Simulation erhalten Sie hier: www.verband-e-rechnung.org/planspiel

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