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Bevor die Digitalisierung und der damit einhergehende Mehrkanalversand die Rechnungsverarbeitung von Eisen-Fischer überholt, hat der Großhandel seine Prozesse neu ausgerichtet. Jetzt kann das Unternehmen sämtliche Kanäle bedienen und sieht sich gut aufgestellt für künftige Herausforderungen.
 

Schon immer hat sich die Eisen-Fischer GmbH darum gekümmert, Rechnungsprozesse effizient zu gestalten. Der Großhändler mit einem breiten Sortiment an Waren für Haus und Garten versorgt Fachhändler, Handwerker und Industrieunternehmen – und schreibt weit über 20.000 Rechnungen im Monat. Der Versand dieser Dokumente geht seit jeher zentralisiert vonstatten: Vom Unternehmenssitz in Nördlingen werden die drei anderen Standorte gleich mit bedient. Anfangs wurden die Rechnungen in der Hauptbuchhaltung über SAP fakturiert und auf standortspezifische Briefbögen gedruckt. „Eine Mitarbeiterin war damit täglich etwa zwei bis drei Stunden beschäftigt“, berichtet Wolfgang Weichenmeier, Marketingleiter bei Eisen-Fischer. „Sie hat die Druckstapel manuell vorsortiert, um sie zu kuvertieren und anschließend zu frankieren. Dabei hat sie im Kuvertierlauf hin und wieder Marketinginformationen beigelegt.“

STEUERN UND OPTIMIEREN
Vor einiger Zeit wurde eine Outputmanagement-Software eingeführt, die den Druck- und Kuvertierprozess steuert und optimiert. Die unterschiedlichen Briefbögen
müssen seitdem nicht mehr vorgehalten werden, sondern der standortspezifische Briefkopf und -fuß werden auf weißes Papier gedruckt. „Im selben Zug kann auch ein PDF für den elektronischen Versand per E-Mail erzeugt werden“, erläutert Weichenmeier. „Das wünschen sich immer mehr Kunden, auch parallel als Original und Kopie per Post und per E-Mail. Und seit einiger Zeit verlangen immer mehr Kunden nicht einfach nach elektronischen Rechnungen, sondern auch nach strukturierten Datensätzen, um diese automatisiert weiterverarbeiten zu können.“ Mit dieser Vielfalt an Formaten und Versandkanälen wuchs die Komplexität der Rechnungsprozesse und der Aufwand nahm zu. Man dachte auch darüber nach, den Rechnungsausgang auszulagern.
Für alles, was mit der Verarbeitung der Ausgangspost zu tun hat, nutzt Eisen-Fischer seit vielen Jahren Neopost-Produkte: Kuvertiermaschine, Frankiermaschine und auch die Outputsoftware. Da lag es nahe, den Anbieter nach einer Lösung zu fragen, die die Rechnungsprozesse auf die nächste Stufe hebt. „Natürlich möchten wir jedem Kunden die Rechnung so schicken, wie er sie sich wünscht, ohne den Aufwand und die Kosten damit zu potenzieren“, erzählt Weichenmeier.
„Dafür gilt es, die Abläufe effizienter zu gestalten und die Medienbrüche in der Postbearbeitung zu beseitigen. Darüber hinaus waren uns eine Prozesstransparenz
und ein Reporting einheitlich über alle Kanäle hinweg sehr wichtig.“

ZUKUNFTSFÄHIGE LÖSUNG
Mit mail4business bot Neopost eine interessante Alternative zum Outsourcing. Dabei handelt es sich um eine modulare All-in-one-Lösung mit Hard- und Software nach Wahl sowie einem Zugang zum webbasierten e-Services-Portal. Dieses unterstützt neben Briefpost-Outsourcing als Hybridmail auch den digitalen Versand von Rechnungen für alle gängigen Formate und Zustellkanäle – ob mit dem menschlichen Auge oder maschinell lesbar. Für jeden Kunden lässt sich festlegen, wie er seine Rechnung bekommen soll. Die Kosten bleiben überschaubar, denn die Abrechnung erfolgt zu einem volumenabhängigen monatlichen Fixpreis inklusive Full-Service, nur das Porto für die als Brief versendeten Rechnungen kommt oben drauf. „Das ist eine schlanke und wirtschaftliche Lösung, die auch im Marktvergleich überzeugte“, befindet Weichenmeier. „Obendrein bleibt uns unser fester Ansprechpartner bei Neopost für den gesamten Postausgangsprozess erhalten.“
mail4business ging im August 2016 bei Eisen-Fischer in Betrieb. Gleichzeitig ersetzte der Großhandel die Outputmanagement-Software durch die moderne Neopost-Software OMS-500. Diese ist bedarfsgerecht skalierbar und das Unternehmen ist damit für die veränderten und auch für künftige Anforderungen gewappnet. Die Software empfängt die Rechnungsdaten aus der Buchhaltung, bereitet sie auf und verteilt sie: im Haus an den Drucker und an den Mailserver, extern an das Neopost e-Services-Portal – hier kommen schon mehr als 12.000 Sendungen pro Monat zusammen. „Derzeit verschicken wir die meisten Rechnungen noch per Post. Doch je mehr wir davon künftig elektronisch versenden, desto stärker werden die Effizienzvorteile zum Tragen kommen“, ist sich Weichenmeier sicher. „Die Kollegen in der Buchhaltung sind jedenfalls heute schon sichtlich entlastet – nicht zuletzt, weil sie von transparenten Prozessen profitieren, die unter anderem den softwareseitigen Postausgangslisten und Filterfunktionen geschuldet sind.“
Weichenmeier ist überzeugt, dass sein Unternehmen mit dieser Investition die besten Voraussetzungen geschaffen hat, um möglichst viele Kunden und Lieferanten für elektronische Rechnungen zu gewinnen, sie technisch entsprechend anzubinden und längerfristig komplett auf digitalen Versand umzustellen – das spart Zeit und Kosten und schont die Umwelt. Geplant ist als nächster Schritt die vorschriftsgemäße digitale Archivierung aller ausgehenden und eingehenden Rechnungen. Auch dabei leistet Neopost Unterstützung. Wolfgang Weichenmeier sieht sein Unternehmen gut aufgestellt: „Alle Seiten profitieren nun von einer rundum effizienten Lösung, die sich jedem Bedarf flexibel anpasst, ganz gleich, was die Zukunft bringt.“ 

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