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Die Erstellung und der Versand der Unternehmenspost bedeuten einen hohen Aufwand. Leider ist dieser vergebens, wenn Briefe und Dokumente an falsche Empfänger gesandt werden. Damit das nicht passiert, lohnt sich die Erwägung, im Unternehmen manuelle Prozesse durch automatisierte Prozesse zu ersetzen, um das Postausgangsmanagement zu beschleunigen, zu verbessern und vor allem sicherer zu machen.

Wenn Mitteilungen manuell produziert, zusammengestellt und versandt werden, ist dies arbeitsintensiv und fehleranfällig. Unternehmen müssen sicher sein, dass die von ihnen versandten Dokumente bei den richtigen Personen ankommen. Sie müssen alles daran setzen, Fehler im Prozess zu minimieren. Fehler sind teuer im Hinblick auf die Zeit und das Geld, die für falsch adressierte Mitteilungen aufgewandt wurden. Doch das ist noch nicht alles: Wenn personenbezogene Daten in die falschen Hände geraten, wird womöglich Schaden angerichtet. Aktuell ist das Thema Datensicherheit, Datenschutz und Datenmanagement durch die Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Bewusstsein der Menschen sehr präsent.

Zwei Nachverfolgungsfunktionen für Postsicherheit

Unternehmen führen zunehmend Prozesse ein, durch die Protokollierung sowie robuste Bewertung und Berichterstattung sichergestellt sind. Beim Postausgangsmanagement stehen dafür zwei Nachverfolgungsfunktionen bereit:
- Intelligente Barcodes: Mit Output-Management-Software können die Dokumente mit optischen Markierungen wie zum Beispiel Barcodes versehen werden. Intelligente Kuvertiermaschinen lesen diese Barcodes ein und teilen die Dokumente dem richtigen Umschlag zu.

- Elektronische Signaturen: Über diese wird erfasst, dass eine Postsendung beim beabsichtigten Empfänger angekommen ist.

Digitalisierung und Automatisierung im Postausgangsmanagement ermöglichen eine Rationalisierung der Aufgaben sowie skalierbare Prozesse. Alle relevanten Benutzer erhalten Zugriff auf ein Online-Tool, mit dem sie Dokumente produzieren und zusammenstellen können. Auf diese Weise wird der Aufgabenbereich zentralisiert, und Effizienz und Kooperation nehmen zu.

Reibungslose Automatisierung

Viele kleine Unternehmen würden zwar von digitalen Lösungen profitieren, verfügen aber nicht über das Know-how, um diese einzurichten oder zu pflegen. Sie möchten sichergehen, dass die Automatisierung reibungslos abläuft, damit sie sich weiter darauf konzentrieren können, ihre Kunden zu bedienen und ihr Geschäft auszubauen. Hier kommen cloudbasierte Lösungen ins Spiel. Wenn die Software in der Cloud läuft, müssen weder Downloads und Updates vorgenommen noch IT-Ressourcen zu Verwaltung der Lösung bereitgestellt werden. Es ist für alle Unternehmen wichtig, den Inhalt ihrer Dokumente zu sichern – unter Datensicherheits- und Datenschutzaspekten und im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit. Mittels Digitalisierung und Automatisierung haben Unternehmen die Möglichkeit, die Sicherheit ihres Postausgangsmanagements zu verbessern und Nachverfolgungs- und Überwachungsfunktionen einzuführen.

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