Vermieter und Mieter sind sich einig: Die letzten beiden Jahre haben die Arbeitsweise von Unternehmen einschneidend verändert und die gemeinsame Eigentümerschaft verkompliziert.  Von der Mieterverwaltung aus der Ferne bis hin zu allgemeiner Wartung: Mietobjektverwaltungsagenturen, Vermieter und Mieter hatten keine andere Wahl, als sich anzupassen.  Auch das aktuelle Arbeitsumfeld hat die digitale Lücke, die zwischen den großen Akteuren auf dem Markt und den kleineren Immobilienbüros klafft, deutlich gemacht.  Digitalisierung war noch nie so wichtig, um sich in dieser neuen Realität zu behaupten.

Die digitale Polarisierung des Markts für Mietverwaltungsagenturen 

Viele Reformen und Trends haben zur Modernisierung der Immobilienverwaltungsbranche geführt und deren digitale Transformation gefördert.  In der Vergangenheit haben kleinere Firmen die Implementierung digitaler Tools aufgrund der scheinbar beträchtlichen Kosten vielleicht zurückgestellt. So kommt es, dass die Marktführer im Immobiliensektor einige kleinere Unternehmen aufkaufen. Die Digitalisierung des Sektors findet daher in zwei Geschwindigkeiten statt: Große Vermietungsagenturen sind bereits gut gerüstet, um ihre Prozesse zu verbessern, während kleinere Unternehmen damit zu kämpfen haben, mit der Technologie Schritt zu halten.

Die Verwaltung ausgehender Dokumente ist aufwändig und frisst Zeit, die für Dienstleistungen mit Mehrwert verwendet werden könnte.

Immobilienverwalter müssen in der Lage sein, viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen.  Im Alltag müssen Immobilienverwalter ein Gleichgewicht zwischen vielen verschiedenen Verantwortlichkeiten finden. Sie müssen sich z.B. über Mieter informieren, Profile überprüfen (allgemein, bürgerlich und finanziell), Reparaturen, Wartungsarbeiten und Renovierungsarbeiten verwalten sowie für das Budgetmanagement Sorge tragen.   Zu dieser bereits komplizierten täglichen Routine müssen Fachleute im Immobilienverwaltungsbereich häufig mit ihren Mietern und Stakeholdern kommunizieren und sich an rechtliche Einschränkungen und Anforderungen halten.  Manche müssen Tausende von Dokumenten entwerfen und an verschiedene Stakeholder senden, darunter Mietverträge, Mietbelege, Bestandsaufnahmen, Verwaltungsaufträge, Verträge und Rechnungen für mit Renovierungsarbeiten betraute Auftragnehmer. 

Bei der Digitalisierung dreht sich alles um die Dialogverbesserung
Aktuell geht es dabei nicht mehr um den Umgang mit Notfällen, sondern darum, nachhaltige Lösungen zu finden, um die Servicequalität und somit die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Hierfür sind ein Dialog und eine tragfähigere Kommunikation über digitale Technologie erforderlich.

Dem Bericht „Der Stand der Immobilienverwaltungsbranche 2021“ zufolge möchten 61 % aller Mieter per E-Mail oder SMS mit ihrem Immobilienverwalter kommunizieren können.

Es gibt sofort einsatzbereite Lösungen für die Zustellung digitaler Dokumente, die Immobilienverwaltungsagenturen jeder Größe für die Verwaltung ihrer ausgehenden Kommunikation zur Verfügung stehen.  Hierzu gehören eine Extranet-Plattform zum Versenden von Dokumenten, automatische E-Mails, SMS-Portal-Zustellung, Online-Signatur- und Registrierungstools sowie Systeme für die Authentifizierung aus der Ferne. All diese Leistungen können auf sichere Art und Weise verwaltet werden.

Neben dem Knüpfen tragfähigerer Beziehungen zu Kunden ermöglicht die Digitalisierung es Immobilienagenturen, Zeit zu sparen, peinliche Fehler zu vermeiden und mehr Energie auf hochwertigere Aufgaben zu verwenden. Die Digitalisierung senkt zudem Kosten. Diese Einsparungen können weitergegeben werden, um das Kundenerlebnis und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Immobilienagenturen – insbesondere die kleinsten – müssen ihre Prozesse evaluieren und aufholen, um bestehen zu können. Doch jedes Digitalisierungsprojekt muss sorgfältig durchdacht werden. Das Projekt kann in mehreren Phasen durchgeführt werden – je nach dem digitalen Reifegrad der Agentur sowie den Präferenzen der Vermieter und Mieter.  Es ist ratsam, die aktuelle Situation zu evaluieren und das am besten geeignete Tool auszuwählen – insbesondere angesichts der mittlerweile erschwinglichen und zugänglichen digitalen Lösungen, die einen raschen ROI erzielen können. 

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Quellen: Der Stand der Immobilienverwaltungsbranche 2021
 
Yasmina Hachemi

Yasmina Hachemi

Product Marketing Manager, Intelligent Document Automation

Yasmina joined Quadient in 2018 as Product Marketing Manager for document automation and customer experience management solutions after five years with Orange Business Services as an IoT Product Manager. Through her diverse experience, she has developed real skills in digital business transformation, developing innovative business solutions, and meeting customer needs. As an expert in developing marketing strategy as well as product marketing, she now supports local teams in the various countries where Quadient is operating in the development of specific solutions that meet each sector's needs

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