Bei der Erstellung manueller Rechnungen kann die Abrechnung ein langer und ermüdender Prozess sein. Daten werden mehrmals eingegeben, bevor sie formatiert, gedruckt, in Briefumschläge gesteckt, frankiert und dann versendet werden. Außerdem gibt es mehrere Phasen, die jede Rechnung jedes Mal durchlaufen muss. Dabei werden aufgrund von Verlust oder Fehlern neu ausgestellte Rechnungen noch gar nicht berücksichtigt.

Durch ineffiziente, interne Rechnungsprozesse, vor allem bei kleinen Unternehmen, werden die Zahlungsziele bereits verlängert, bevor die Dokumente das Gebäude verlassen haben. In Verbindung mit einer verspäteten Zahlung leiden Unternehmen unter einer verzögerten Rechnungsabwicklung und finanziellen Engpässen, die kostspielig oder sogar geschäftsschädigend sein können.

Manuelle Rechnungsprozesse erzeugen Frust, was wiederum zu Fehlern und Versagensängsten bei den Angestellten führen kann. Unternehmen müssen einen Weg finden, manuelle Schritte zu eliminieren und gleichzeitig den Versand korrekter Rechnungen an den richtigen Empfänger zu gewährleisten.

Müheloser Rechnungsversand durch webbasierte Lösungen
Weniger Aufwand und dabei trotzdem Ergebnisse liefern, kann schwierig erscheinen. Ist es jedoch nicht, wenn man die richtige Technologie einsetzt. Webbasierte Lösungen, die die Rechnungsvorbereitung und -verteilung automatisieren, brauchen weder einen Druckvorgang noch KuvertierungFreimachung oder Versand. Die Nutzer müssen lediglich die Rechnungen erstellen – und dann digital in der webbasierten Lösung (Portal) hochladen. Um die Usability weiter zu erhöhen, können Rechnungen nun auch über das Smartphone hochgeladen werden.

Nicht alle Kunden wollen physische Rechnungen erhalten. Viele ziehen es vor, sie digital und somit bereit für die sofortige Integration in die Buchhaltungssoftware zu erhalten. Mit der geeigneten Software (z.B. Onlineportal von Neopost) kann die Rechnungsverteilung zum Beispiel auch per E-Mail mit PDF oder als Strukturdaten erfolgen. Das wiederum bedeutet: zufriedene Kunden, reduzierte Portokosten und eine sichere digitale Archivierung

Es gibt so viele Vorteile durch den Umstieg auf elektronischen Dokumentenversand, aber der größte ist, dass Unternehmen Zeit sparen, um sich auf ihre Kunden und das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Finden Sie heraus, wie Neopost Sie dabei unterstützen kann, künftig effizienter und kostensparender zu arbeiten.

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