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Die elektronische Rechnungsstellung, das sogenannte E-Invoicing, ist für Unternehmen ein effizienter Weg für eine schnelle und professionelle Rechnungserstellung und ‑zustellung. Das Ergebnis: ein positiver Cashflow, da Zahlungen so schnell wie möglich ins Unternehmen zurückfließen. In der Europäischen Union sind öffentliche Auftraggeber ab dem 18. April 2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten1. Es handelt sich um eine groß angelegte Initiative mit dem Ziel, einen gemeinsamen europäischen Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber2 einzuführen und die Komplexität des grenzüberschreitenden Rechnungsversands zu reduzieren.

Mit diesem Schritt wird anerkannt, dass manuell erstellte Papierrechnungen nicht mehr auf der Höhe der Zeit sind, und dass sie besonders für Organisationen, die sowieso schon unter Druck stehen, eine Ressourcenbelastung darstellen können. Automatisierung und E-Invoicing ermöglichen eine Reduzierung der Gemeinkosten und gleichzeitig ein besseres Nutzererlebnis

Natürlich stellen viele – insbesondere kleine – Unternehmen gar keine Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Doch die bestechenden Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung können auch bei Business-to-Business-Interaktionen von Nutzen sein. Ein weiterer Aspekt kommt hinzu: Wenn Unternehmen mit Lieferanten zusammenarbeiten, die ihrerseits für den öffentlichen Sektor tätig sind, ist es möglich, dass diese Lieferanten auf ein E-Invoicing-System umsteigen und es in Zukunft bei allen Geschäften nutzen wollen. Jetzt könnte daher der richtige Zeitpunkt sein, um Ihre Rechnungsstellungsprozesse zu prüfen und zu digitalisieren.

Verabschieden Sie sich von umständlicher Rechnungsstellung

Von Hand erstellte und versandte Rechnungen erfordern oft zeitaufwendige, manuelle Prozesse. Eine Digitalisierung der gesamten Rechnungsstellung kann darüber hinausgehen, dass manuell erstellte Rechnungen nun einfach per E-Mail versandt werden. Vielmehr kann sie eine Rationalisierung von Rechnungserstellung und ‑versand bedeuten. Ihre Mitarbeiter sparen dadurch sehr viel Zeit, die sie für rentablere Tätigkeiten wie die Bedienung von Kunden oder die Generierung von Neugeschäft nutzen können. 

Mit der richtigen E-Invoicing-Anwendung können Unternehmen:

  • Zeit und Kosten sparen und sich auf Wachstum konzentrieren.
  • Die Kundenpräferenzen berücksichtigen und Rechnungen entweder per Post oder per E-Mail versenden. 
  • Die Kosten und den Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierrechnungen reduzieren.
  • Rechnungen einfach und schnell wiederfinden, ohne Durchsuchung von Aktenschränken.
  • Eingehende und ausgehende Rechnungen überwachen und verfolgen
  • Auf eine zentrale digitale Ablage für alle Rechnungen zugreifen.
  • Rechnungen mit Farben und Logos personalisieren

Manuelle durch digitale Prozesse zu ersetzen, ist für Unternehmen eine effektive Möglichkeit zur Rationalisierung der Betriebsabläufe und zur Kostensenkung. Fangen Sie doch bei der repetitiven und zeitaufwendigen, doch wesentlichen Aufgabe der Rechnungsstellung an! Die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung ist ein klares Zeichen für eine Entwicklung zu effizienterem, digitalen unternehmerischen Handeln, das langfristig allen beteiligten Parteien Vorteile bringen wird.  

 1https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Key+eInvoicing+dates+and+events 
 2https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/European+legislation+on+eInvoicing 

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