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E-Invoicing ist eine äußerst effektive Möglichkeit für Unternehmen jeder Größe, den Geschäftsverkehr zu beschleunigen und die Betriebskosten zu senken. Besonders gängig ist diese Praxis in Europa: Öffentliche Auftraggeber müssen bis zum 18. April 2019 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – diese Frist hat ihnen die Europäische Union gesetzt1.  Doch auch andere Länder, zum Beispiel Singapur2, sind diesem Beispiel gefolgt und haben erkannt, dass sich unnötige Komplexität durch eine standardisierte Vorgehensweise verringern lässt. Dies hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu vereinfachen und ihre Ressourcen besser einzusetzen. Unternehmen, die E-Invoicing einführen, können darin also einen wesentlichen Schritt auf dem Weg zu weiterer Innovation und digitaler Transformation sehen.

Obwohl nicht alle Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, zeigt uns die EU-Richtlinie, dass sich die Einstellungen ändern und es wahrscheinlich nicht mehr lange dauern wird, bis E-Invoicing in allen Sektoren, Branchen und Regionen die erwartete Norm ist. Wenn Sie Systeme und Prozesse einführen, die den Versand elektronischer Rechnungen ermöglichen, ist Ihr Unternehmen hier einen Schritt voraus.

 

Nicht notwendigerweise von heute auf morgen

Die Umstellung auf E-Invoicing wird Zahlungen langfristig schneller und einfacher machen, doch der vollständige Ersatz von Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen muss nicht über Nacht erfolgen. Einige Kunden werden wahrscheinlich sofort E-Rechnungen vorziehen, aber andere benötigen vielleicht weiterhin eine Papierrechnung – oder hätten gern beide Möglichkeiten. Daher ist es entscheidend, Veränderungen parallel zu den derzeitigen Prozessen vorzunehmen und den Versand über verschiedene Kanäle zu ermöglichen. E-Invoicing ist wichtig, doch es sollte eine zusätzliche Alternative zur Rechnung per Post oder auch Fax sein. Und eine zentrale Verwaltung macht es einfacher, den Versandkanal zu ändern und Rechnungen nachzuverfolgen – unabhängig davon, in welchem Format sie erstellt wurden.

Zusätzlicher Vorteil: weniger Zahlungsverzögerungen

In puncto Nachverfolgung lässt sich eine Multichannel-Plattform um weitere innovative digitale Funktionen ergänzen, zum Beispiel integrierte Barcode-Technologie, mit der die Benutzer über ein Webportal genau sehen, wann und wohin Dokumente versandt wurden. So können Unternehmen einfacher feststellen, welche Rechnungen fällig sind und wann sie beim Kunden nachfragen sollten. Wenn die Prozesse zur Erstellung und Zustellung von Rechnungen rationalisiert und an die Anforderungen der Empfänger angepasst sind, wird Ihr Unternehmen Zahlungen letztlich schneller erhalten und mehr Umsatz erzielen.

Innovation durch Digitalisierung

Obwohl für einige Unternehmen noch unverzichtbar, so beruht die Erstellung und Zustellung von Papierrechnungen doch auf einer Reihe von zeitaufwendigen manuellen und veralteten Prozessen. Digitale Funktionalität in Ihrem Rechnungssystem führt nicht nur zur Rationalisierung von Rechnungserstellung und -versand, sondern auch dazu, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für Tätigkeiten mit Mehrwert haben, die direkt Ihren Umsatz steigern.

 

1https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Key+eInvoicing+dates+and+events

2https://www.straitstimes.com/singapore/singapore-adopts-national-e-invoice-system

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