Warum es sich für Teilnehmer an öffentliche Vergabeverfahren schon heute lohnt, auf elektronische Rechnungsprozesse (E-Invoicing) umzusteigen

Bereits seit April 2016 sind Auftraggeber der öffentlichen Hand per Gesetz dazu verpflichtet, ihre Vergabeunterlagen für sog. oberschwellige Ausschreibungen im Internet frei zugänglich und kostenlos zu veröffentlichen. 

Ab dem 18. Oktober 2018 müssen öffentliche Auftraggeber – und alle entsprechenden Auftragnehmer – bei derartigen Ausschreibungen sogar die gesamte Abwicklung des Vergabeverfahrens elektronisch gestalten. 
Im Klartext: Wichtige Dokumente wie Ausschreibungsunterlagen, Angebote der Zulieferer, Teilnahmeanträge oder Interessensbekundungen dürfen dann nur noch digital ausgetauscht werden – andere Übermittlungswege wie der Postversand sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.

Natürlich hat die europaweite, umfassende und tiefgreifende Digitalisierung der öffentlichen Vergabeverfahren im oberschwelligen Auftragsbereich auch erhebliche Auswirkungen auf weitere Ausschreibungsarten. Schließlich lassen sich mit der Prozessdigitalisierung bei kleineren Auftragsvolumina ebenfalls erhebliche Ressourcen, Zeit und Geld einsparen – und das auf beiden Seiten. Die Folge: Immer mehr Verwaltungen stellen auf elektronische Vergabe- und Verwaltungsverfahren um.

eGovernment: E-Vergabe ist nur der erste Schritt
Als besonders interessant erweist sich in diesem Zusammenhang ein Blick auf den weiteren „Digitalisierungsfahrplan“ der EU, der deutschen Bundesregierung und der Länder. Denn auch der – einer öffentlichen Auftragsvergabe – nachgelagerte Rechnungsprozess wird schon in naher Zukunft digital optimiert. 
Die Grundlage hierfür bildet die ebenfalls zur eGovernment-Initiative der Europäischen Union zählende „EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“, die in Deutschland durch das 2016 verabschiedete E-Rechnungs-Gesetz (E-RechG), die nachfolgende E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-Rech-VO) sowie zahlreiche Rechtsverordnungen auf Landesebene in nationales Recht umgesetzt wird.

E-Rechnung wird zur Teilnahmevoraussetzung an Vergabeverfahren des Bundes
Während die ersten Auftraggeber des Bundes bereits ab November 2018 zum elektronischen Rechnungsempfang verpflichtet sind, folgen alle anderen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland schrittweise bis Ende 2020. 

Gut zu wissen: Die für Auftraggeber des Bundes geltende E-Rechnungs-Verordnung koppelt die Erteilung eines Auftrags oder einer Konzession im elektronischen Vergabeverfahren – zumindest indirekt – an die Fähigkeit des Ausschreibungsgewinners, im Nachgang elektronische Rechnungen in einem passenden Format zu übermitteln. Eine Pflicht, die übrigens nahezu auch alle anderen Zulieferer des Bundes spätestens ab Ende 2020 trifft. *

Inwieweit die einzelnen Länder und Kommunen dem bundesdeutschen Beispiel folgen, bleibt dagegen noch abzuwarten. Bisher haben erst eine Handvoll Landesregierungen entsprechende E-Rechnungs-Verordnungen verabschiedet.


*Quelle: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/elektronische-vergabe.html 

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