Zur Optimierung des Postmanagements in Ihrem Unternehmen ist es hilfreich, den Weg der Automatisierung einzuschlagen. Eine der effektivsten Herangehensweisen besteht darin, Ihrer Kommunikation einen Multichannel-Ansatz zugrunde zu legen. Durch eine Lösung, die Ihrem Unternehmen ermöglicht, Mitteilungen unabhängig von Format und Kanal zentral zu verwalten, können Sie an vielen Stellen Kosten und Zeit einsparen. Hinzu kommen weitere positive Geschäftsauswirkungen in den Bereichen Kundenbindung und Sicherheit. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie durch Postoptimierung Ihr Geschäft voranbringen – diese fünf wichtigsten Vorteile sollten Sie kennen. 

1. Ob physisch oder digital – den gesamten Dokumentenversand über einen einzigen Prozess steuern

Es liegt auf der Hand: Die separate Handhabung physischer und digitaler Mitteilungen kann zu vielen Problemen führen. Zum Beispiel kann es passieren, dass Kunden per E-Mail und per Post widersprüchliche Informationen oder dieselben Informationen zweimal erhalten und dadurch verwirrt sind bzw. das Gefühl haben, mit Mitteilungen überhäuft zu werden. Ein zentrales Mitteilungsmanagement bietet Unternehmen die Grundlage für konsistente und sorgfältig geplante Interaktionen mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten.

2. Dokumente für Kunden schneller finden und versenden

Durch Zentralisierung und Automatisierung verabschieden sich Unternehmen von improvisierten, punktuellen Prozessen und damit auch von dem Ärgernis, Dokumente zusammensuchen zu müssen, die möglicherweise nicht mehr aktuell sind oder in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Wenn alle ausgehenden Dokumente zentral erstellt bzw. überarbeitet werden, ist gewährleistet, dass die gesamte auf ihnen beruhende Kommunikation schnell, konsistent und korrekt ist.

3. Zusätzliche Sicherheit für digital versandte Dokumente

Dass Kundeninformationen nicht kompromittiert werden, ist für Unternehmen heute eine der höchsten Prioritäten. Datenlecks und Cyberangriffe ereignen sich dort, wo Ihr Unternehmen am verwundbarsten ist. Das Nebeneinander ganz unterschiedlicher Systeme und Prozesse für den Versand von Mitteilungen ist daher ein potenzielles Sicherheitsrisiko. Wenn hingegen alles über ein zentrales Web-Portal verwaltet wird, ist eine einzige Umgebung zu sichern, der Sie Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. Darüber hinaus lassen sich etwaige Bedenken im Hinblick auf den Versand, das Teilen und den Empfang von Dokumenten durch deren Nachverfolgbarkeit weiter reduzieren.

4. Kundenmitteilungen umfassend personalisieren

Mit Software, die die Erstellung und den Versand von Dokumenten automatisiert, können Unternehmen Dokumente auch mit zusätzlichen Inhalten versehen und personalisieren. Dies ermöglicht hochgradig individualisierte Mitteilungen und wirkungsstärkere Marketingkampagnen für mehr Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

5. Übermäßiger Abhängigkeit vom Postversand entgegensteuern

Einige Dinge werden sich immer besser in physischer Form versenden und empfangen lassen. Doch Unternehmen, die digitale Kanäle nutzen, wo es möglich ist, fördern schnellere Interaktionen und tragen dazu bei, Papierverbrauch und Versandkosten zu senken. Ein zentrales Mitteilungsmanagement bietet die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Kanälen zu wechseln. Weitergehend könnte darüber sogar festgelegt werden, dass standardmäßig digitale Versandkanäle genutzt werden.

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