Manuell war gestern. Smarte Lösungen unterstützen Sie, wichtige Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Dazu gehört zum Beispiel ein automatisierter Postausgangsprozess, der eine fehlerfreie und schnelle Postbearbeitung garantiert, ohne in bestehende IT-Systeme einzugreifen.
Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, ihre Geschäfts- bzw. Transaktionspost (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften) direkt aus dem ERP-System heraus kostenoptimiert und fehlerfrei zu versenden. Je höher das tägliche Postvolumen ist, desto mehr wachsen Wunsch und Notwendigkeit nach einer einfachen, bedienerfreundlichen und sicheren Dokumentenverarbeitung inklusive Versand.
Fehlerquote reduzieren, Kosten sparen – günstige Alternative zur aufwändigen Systemumstellung
Bekannte ERP-Systeme sind ohne zusätzliche SW-Anpassungen oft nicht in der Lage, Transaktionsdokumente so auszugeben, dass sie ohne manuellen Aufwand weiterverarbeitet und zum Versand fertig gemacht werden können. Denn die Systeme erkennen nicht von selbst, nach wie vielen Seiten ein Dokument endet und wann ein Neues beginnt. Manuelle Arbeitsschritte wie Sortieren und Gruppieren sind notwendig, um die Versandstücke optimal aufzubereiten.
Natürlich könnten große ERP-Anbieter die erforderlichen Anpassungen ihrer Systeme vornehmen, um die internen Dokumentenprozesse zu automatisieren. Diese Programmierungen sind jedoch meist sehr komplex, teuer und – getreu dem Motto „never change a running system“ – oft auch nicht gewollt.
Die Lösung dafür sind hier Output-Management-Systeme (z.B. Impress von Quadient). Diese bringen u.a. sogenannte Steuerkennzeichen (z.B. OMR- oder Datamatrixcodes) auf die Dokumente auf. Mithilfe dieser OMR-Codes kann ein Kuvertiersystem die Dokumente so optimiert ausgeben, dass ein portooptimiertes Versenden ohne Fehlkuvertierungen möglich ist. Ganz ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte. Denn diese sind in der Regel fehleranfällig, entsprechen nicht den Anforderungen eines stringenten Datenschutzes und kosten letztlich Zeit und Geld.
Solche Output-Management-Lösungen sind meist schnell einsatzbereit und skalierbar. Damit entscheiden Sie – abhängig vom Funktionsumfang – selbst über Aufwand und Kosten für Ihre Prozessautomatisierung.
Automatisierte Prozesse beim Postausgang haben viele Vorteile, z.B.:
- Zusammenführung unterschiedlicher Dokumententypen
- Sortieren und Gruppieren der Geschäftspost nach Empfänger
- Portooptimiertes Sortieren und Versenden
- Kontroll- und Reportingfunktionen
Einfacher Prozess – große Wirkung
Durch das Output-Management-System werden die für die automatisierte Weiterverarbeitung notwendigen Steuerzeichen auf die Dokumente aufgebracht und Sendungen für denselben Empfänger zusammengeführt sowie Einstellungen fürs Falzen und Heften vorgenommen. Auch Adresskorrekturen sind noch möglich – inhaltlich oder den postalischen Vorgaben entsprechend, etwa wenn die Adresse nicht vollständig im Fensterfeld zu sehen ist. Außerdem können kundenspezifische Anpassungen der Ausgangsdokumente (z.B. Firmenlogo, AGB) vorgenommen sowie spezifische Zeichensätze und Papierformate genutzt werden. Zusätzlich besteht bei jedem Dokument die Möglichkeit, Ihre Geschäftspost mit individuellen Botschaften (z.B. Werbung, Hinweise auf Sonderaktionen oder Öffnungszeiten u.v.m.) zu ergänzen.
Last, but not least: Eine Schnittstelle zur digitalen Archivierung oder E-Mail-Verwaltung kann ohne großen Aufwand eingerichtet werden.