Ein positiver Cashflow ist für jedes Unternehmen essenziell, und der Rechnungsstellungsprozess hat darauf großen Einfluss. Durch einen möglichst schnellen und effizienten Rechnungsversand verkürzen Sie die Zeit bis zum Zahlungseingang und stellen so sicher, dass Ihr Unternehmen Chancen wahrnehmen und die eigenen Lieferanten bezahlen kann. Dies ist unternehmerisch sinnvoll, und der erste Schritt ist die Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen monatlich, sodass bis zur Zahlungsaufforderung vier Wochen vergehen können. Wenn dann noch Zahlungsfristen von 30 Tagen oder mehr hinzukommen, kann es sein, dass eine Zahlung erst nach Monaten eingeht – ganz zu schweigen von verspäteten Zahlungen.

Eine Befragung von Atradius ergab, dass fast 91 Prozent der US-amerikanischen Unternehmen mit verspäteten Zahlungen von Unternehmenskunden konfrontiert sind, und durchschnittlich vergehen 55 Tage, bis eine Zahlung eingeht.

Unternehmen müssen daher alles in ihrer Macht Stehende tun, um die Zeit bis zum Zahlungseingang zu verkürzen. Der erste Schritt besteht darin, Rechnungen so schnell wie möglich zu erstellen und zu versenden. Je schneller Rechnungen herausgehen, desto schneller können Zahlungen eingehen. 

Um die Chancen dafür zu erhöhen, muss die Rechnungsstellung einfach sein: Ein möglichst großer Teil davon sollte automatisch erfolgen. 

Rechnungen versenden, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen

Eine Hilfe sind webbasierte Dokumentenmanagement-Tools. Anstatt alle Schritte von Rechnungserstellung und -versand selbst zu übernehmen, können Unternehmen in einem webbasierten Portal Dokumente hochladen, die gewünschte Versandmethode (z. B. Post oder E-Mail) auswählen und Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand einer Produktionsstätte überlassen. 

Ein solches System hilft auch bei der Nachverfolgung. Jedes Dokument erhält einen Barcode, sodass Sie sich vergewissern können, dass das richtige Dokument mit der richtigen Anzahl von Seiten versandt wurde. Der Fortschritt kann über eine einfache Online-Oberfläche verfolgt werden und die Mitarbeiter haben mehr Zeit, direkt Umsatz zu generieren, z. B. indem sie bestehende Kunden bedienen oder neue Kunden gewinnen.

Die Rechnungsstellung ist eine notwendige Tätigkeit, doch oft zeitaufwendig, wenn sie manuell erfolgt. Unternehmen, die jeden Schritt von Rechnungserstellung und -versand selbst übernehmen, laufen Gefahr, den Zahlungszeitraum schon in die Länge zu ziehen, bevor überhaupt eine Rechnung versandt wird. 

Wenn Rechnungen direkt nach Abschluss eines Auftrags versandt werden, verkürzt sich die Zeit bis zum Zahlungseingang und der Cashflow verbessert sich. Außerdem freuen sich die Kunden, wenn sie Rechnungen auf die von ihnen bevorzugte Weise (auf A4-Papier oder digital) erhalten.

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