Betriebskosten zu managen ist ein wesentlicher Aspekt bei der Unternehmensführung. Je höher sie ausfallen, desto niedriger wird die Marge im Verkauf. Dies wiederum begrenzt die Höhe der verfügbaren liquiden Mittel für geschäftliche Investitionen. Während einige festgelegte Ausgaben wie Gemeinkosten schwer zu reduzieren sind, lassen sich variable Betriebskosten durch bessere Synergien, wie z.B. von klassischen und digitalen Versandprozessen, senken.

Unternehmen müssen mit ihren Kunden, Lieferanten oder Interessenten kommunizieren. Der effektivste Weg, in Kontakt zu treten, hängt von verschiedenen Faktoren ab – u.a. vom bevorzugten Kommunikationsweg des Kunden oder Geschäftspartners. Dies bedeutet, dass sich die Anforderungen an die Kommunikation ständig ändern (können) und Unternehmen in der Lage sein müssen, den jeweils besten Korrespondenzkanal zu nutzen.

Ein Kommunikationskanal und seine finanziellen Auswirkungen
Viele Unternehmen verlassen sich zu sehr auf einen Versandkanal. Manche Firmen nutzen beispielsweise nur E-Mail und investieren daher stark in ihre Onlinekommunikation, um sicherzustellen, dass die Empfänger die Informationen auch erhalten. Was passiert aber, wenn der Empfänger lieber postalisch kontaktiert werden und nicht auf Links klicken möchte? Die Onlineinvestition wäre in diesem Fall zu hoch gegriffen und das Geld könnte effektiver ausgegeben werden.
Wenn sich Unternehmen dagegen zu sehr auf physische Post verlassen, müssen Dokumente gedruckt, kuvertiert und frankiert, die vorgefertigten Druckvorlagen gelagert werden – und jeder Prozess hat seine Kosten.

Wie die richtige Kommunikation Kosten senken kann
Mit einer Reihe von verfügbaren Kommunikationskanälen haben Empfänger die Wahl, beispielsweise Rechnungen weiterhin per Post zu erhalten oder per E-Mail, wenn dies besser in die eigenen Prozesse passt. Und für manches eignet sich vielleicht eher ein schön gedruckter Brief, weil sich das persönlicher anfühlt.

Mit dem Bewusstsein, jeden Kunden so zu kontaktieren, wie er möchte, können Unternehmen sofort den effektivsten Kanal nutzen. Es gibt keine Ausgaben für unnötige Aktivitäten oder überflüssiges Engagement, was wiederum die Zufriedenheit und Wertschätzung der Kunden erhöht.

Webbasierte Output-Management-Software
Der ausgehende Kommunikationsprozess kann durch die Einführung der Output-Management-Software automatisiert und somit rationalisiert werden. Wenn Kommunikationsmittel manuell verarbeitet werden, erfordert dies zusätzlichen (Zeit-)Aufwand, wodurch verfügbare Ressourcen gebunden sind. Darüber hinaus sind manuelle Prozesse anfälliger für Fehler, was möglicherweise zu monetären Nachbesserungen führt.

Ein weiterer Vorteil einer solchen Software ist, dass die ausgehende Korrespondenz – unabhängig vom Kanal – sicher in der Cloud gescannt und archiviert wird. Dort kann von überall mit einer Internetverbindung zugegriffen und abgerufen werden, wodurch der Bedarf an physischem Speicher kleiner wird und Unternehmen gleichzeitig mit der Datensicherheit vertraut werden.

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