Als E-Rechnung bezeichnet man eine Rechnung, die unter Verwendung dedizierter Dokumentenformate elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und gespeichert wird. Technisch betrachtet, ist die E-Rechnung ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der im elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieser Datensatz muss außerdem eine automatische Weiterverarbeitung gewährleisten. Dessen Inhalte und Formate sind europaweit festgelegt. 

Hintergrund: Unternehmen, die Aufträge für Stellen des Bundes ausführen, sind seit November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen. Aber auch im Business to Business-Bereich setzt sich E-Rechnung verstärkt durch.

Die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

Mann mit Papierzetteln in der Hand

Papier-Rechnung

  • Keine Verfügbarkeit im strukturierten Datenformat (auch nicht nach Digitalisierung in Form von Einscannen) 
  • Manuelle Übertragung in Buchhaltungssoftware oder ERP für Weiterverarbeitung erforderlich 
Handydisplay mit PDF Symbol

PDF-Rechnung

  • Entspricht nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU  
  • Zwar elektronisches Format, aber keine strukturierten Daten 
  • Rein visuelle Darstellung der Rechnungsinformationen 
  • Manuelle Übertragung in Buchhaltungssoftware oder ERP erforderlich 
Laptop mit futuristischen Symbolen

E-Rechnung

  • Erstellung in einem strukturierten Datenformat (basierend auf XML) 
  • Automatische, elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche (ohne manuelle Eingabe) möglich 
  • Keine Sichtprüfung möglich, Programm zur Visualisierung und Lesbarkeit erforderlich 

Die E-Rechnung als Booster für digitale Prozesse

Die E-Rechnung ist ein essenzieller Bestandteil für die Optimierung von Geschäftsprozessen – sowohl in den Bereichen Order to Cash (O2C) als auch Purchase to Pay (P2P): 

  • Stärkere Vernetzung der Prozesse O2C und P2P über Unternehmensgrenzen hinweg durch Reduzierung von Medienbrüchen 
  • Hohe Sicherheit der E-Rechnung (vor allem im Vergleich zu Papier und PDF Format) 
  • Verarbeitung bei Rechnungseingang in Echtzeit ohne manuelle Datenerfassung führt zu Mitarbeiterentlastung und Kostensenkung 
  • Verbesserte Nach- und Rückverfolgbarkeit durch lückenlosen, digitalen Prozess 
  • Verbesserte Zahlungsmoral und geringere Forderungslaufzeiten durch schnelle Verarbeitung und Bezahlung wirken sich positiv auf den Order-to-Cash-Prozess und Cashflow aus 

E-Rechnung: Tipps für Rechnungssteller

Wenn Sie gerade damit beginnen sich mit dem Thema E-Rechnungsstellung auseinanderzusetzen, sollten Sie folgende Schritte befolgen: 

1. Ziele des E-Rechnungsversandes festlegen 

Definieren Sie Ihre Strategie für den E-Rechnungsversand. Was wollen Sie damit erreichen? In der Regel gibt es zwei Gründe den die E-Rechnungsstellungen bedingen: Kunden- und gesetzliche Anforderungen. Eine Analyse Ihrer Kundengruppen fördert deren Anforderungen zu Tage, denn es gibt viele unterschiedliche E-Rechnungsformate. Während große Konzerne in Deutschland zum Beispiel häufig EDI nutzen, fokussieren sich mittelständische Unternehmen auf ZUGfeRD. Kleinunternehmer erhalten Ihre Rechnungen eventuell gerne per Email im PDF Format oder als Brief. Ein Sonderfall ist die öffentliche Hand. Hier wird in vielen Fällen (zum Beispiel auf Bundes- und teilweise auch Länderebene) XRechnung erwartet und ist sogar gesetzlich festgeschrieben. 

2. Betrachtung Ihrer IT-Infrastruktur 

Welche Programme nutzen Sie aktuell für die Rechnungserstellung? Welche Art von Buchhaltungssoftware haben Sie bzw. welches ERP? Sie sollten herausfinden, welche E-Rechnungformate Ihre bestehende Software unterstützt und wo eventuell Lücken bestehen. 

3. Kanal für den Versand digitaler Rechnungen 

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten E-Rechnungen zu übertragen. Hier ist festzustellen, welche Arten von Schnittstellen benötigt werden. Möchten Sie E-Rechnungen an den Bund versenden, so müssen Sie sich an die festgelegten Vorgaben zum Empfang halten. 

4. Inhalte der E-Rechnung 

Beschäftigen Sie sich mit Ihrer Rechnungsstellung. Welche Informationen müssen zwingend enthalten sein? Was sind „Kann-Felder“? Auch hier sind sowohl Ihre eigenen Anforderungen wichtig als auch die Ihrer Kunden. 

5. Konzeptentwicklung und Implementierungsplan 
Die vorangegangene Analyse dient als Basis für die Entwicklung eines Konzepts und eines Implementierungsplan, der auch Ihre Kunden mit einbezieht und ihnen die Möglichkeiten der Digitalisierung aufzeigt. Sollten dafür keine hauseigenen Experten und Ressourcen (vor allem im Bereich der IT) bereitstehen, empfiehlt es sich mit einem externen Experten zusammenzuarbeiten, der die unterschiedlichen Formate kennt, Ihnen bei der Analyse helfen kann und dann entsprechende Software implementiert um den E-Rechnungsaustausch mit Ihren Kunden zu ermöglichen. 

Sie möchten gerne mehr zum Thema digitaler Rechnungsversand erfahren? Schauen Sie sich eines unserer Expertenwebinare an: 

Webinar-Aufzeichnung: Rechnungsversand 2.0 – Digitaler Dokumentenaustausch

Rechnungsversand 2.0 – Digitaler Dokumentenaustausch

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Webinar-Aufzeichnung: Datensatz vs Papier – Vorbereitung auf moderne Rechnungsstellung

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E-Rechnung: Tipps für Rechnungsempfänger

Der Umstieg von Papier und PDF auf E-Rechnungen bietet großes Potential um den Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess zu optimieren. Hier finden Sie Tipps, um auf E-Rechnungsempfang umzustellen: 

1. Zielsetzung und Erfolgsmessung definieren 

Daten sind der Treibstoff aller Geschäftsprozesse. Die E-Rechnung kann einen signifikanten Einfluss auf Ihren Rechnungseingang und den Purchase-to-Pay-Prozess haben. Erforderlich ist jedoch, dass eine Betrachtung des aktuellen Prozesses. Was versprechen Sie sich von der Einführung der E-Rechnung? Weniger manuelle Arbeit für Ihre Mitarbeiter? Steigerung der Datenqualität? Erhöhung der Prozesseffizienz? Machen Sie sich Ihrer Ziele bewusst und wie Sie diese messen. 

2. Bestehende IT-Systeme unter die Lupe nehmen 

Beschäftigen Sie sich mit Ihren Systemen, in denen Sie Eingangsrechnungen verarbeiten. Werden E-Rechnungsformate unterstützt? Wenn ja, welche? Auch sollten Sie sich mit dem Datenimport beschäftigen. 

3. Festlegung des E-Rechnungsdatensatzes und der erforderlichen Felder 

Da Sie die Rechnungen automatisiert in Ihrem ERP oder Ihrem Buchhaltungssystem verarbeiten möchten ist es wichtig, den kompatiblen Datensatz zu definieren und welche Felder unbedingt erforderlich sind, damit eine Rechnung ins System darf. Von Vorteil ist es, wenn Rechnungen Ihrer Lieferanten, die den Anforderungen nicht entsprechen, blockiert werden, bevor sie in Ihr ERP gelangen. 

4. Erstellung von Beschaffungsvorgaben und Kommunikation an Lieferanten 

Es ist sinnvoll eine offizielle Beschaffungsvorgabe zu definieren und an Ihre Lieferanten zu kommunizieren. Diese sollte nicht nur Ihre Anforderungen zum E-Rechnungsempfang (Format und Kanal) enthalten, sondern auch Übergangsfristen und Alternativen bieten, die Ihren Lieferanten vor allem in der Übergangszeit entgegenkommen. 

5. Implementierung 

Zu guter Letzt bleibt nur noch die Umsetzung des Konzeptes. Auch hier kann Expertenhilfe wichtig sein, nicht nur bei der Analyse, sondern auch bei der Implementierung einer geeigneten Software für den E-Rechnungseingang.

Die Vorgaben des Staates – Status quo und Ausblick

Laptop mit Brief Symbolen

E-Rechnungsempfänger öffentliche Hand

In seiner Rolle als E-Rechnungsempfänger macht der deutsche Staat bereits Vorgaben zum Thema E-Rechnung. Das Format der Wahl für die Rechnungsstellung ist die XRechnung, zumindest auf Bundesebene. Jedoch wurde die Umsetzung noch nicht konsequent auf allen Ebenen durchgeführt. Während einige Bundesländer wie Bremen, das Saarland, Baden-Württemberg und Hamburg auf die E-Rechnung setzen, hinken andere noch hinterher. Auch gibt es lokale Unterschiede, die zu berücksichtigen sind.

Laptop mit futuristischen Symbolen

Meldesystem als Katalysator für die E-Rechnung

Es ist jedoch absehbar, dass die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland flächendeckend eingeführt und somit für alle Rechnungssteller zur Pflicht wird – auch im Business-to-Business- Geschäft. Denn die derzeitige Bundesregierung hat im aktuellen Koalitionsvertrag die Einführung eines einheitlichen, bundesweiten Meldesystems für Rechnungen festgelegt – ein Katalysator für die E-Rechnung. Papierrechnungen inklusive aller damit einhergehenden Prozesse könnte es damit schon bald nicht mehr geben, wie sich in anderen Staaten der Europäischen Union bereits gezeigt hat. 

Für Deutschland ist die Einführung der E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bereits ein wichtiger Schritt hin zum Ausbau des E-Governments. Und auch private Unternehmen dürften die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung schnell erkennen: Denn sie ermöglicht es ihnen, Geschäftsprozesse weiterzuentwickeln, Kosten zu senken, Mitarbeiter zu entlasten und die Datenqualität für die Entscheidungsfindung zu steigern. 

Über Quadient

Quadient bietet seit vielen Jahren Anbieter einer Lösung für den Austausch von E-Rechnungen zwischen Geschäftspartnern (sowohl B2B als auch bei der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern) und ist seit 2013 Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR). Unsere hauseignen Experten für den digitalen Rechnungsaustausch haben bereits hunderten Kunden im Mittelstand geholfen Ihren Rechnungsversand zu digitalisieren.

Wir helfen Ihnen gerne weiter! 

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