Geschäftsprozessautomatisierungssoftware

Die COVID-19-Pandemie hat den Geschäftsalltag von Unternehmen jeder Größe grundlegend verändert. Durch den Wechsel von der Büro- zur Heimarbeit standen diese Unternehmen plötzlich vor der Herausforderung, Geschäftsprozesse, die auf physischem Kontakt und Papierdokumenten beruhten, neu zu strukturieren. Sie mussten überdenken, wie sie zukünftig ihre geschäftskritischen Prozesse handhaben würden. Die Implementierung von GPA-Software (Software zur Geschäftsprozessautomatisierung) ist eine Möglichkeit, wie Sie die Geschäftskontinuität sicherstellen und Ihr Unternehmen zukunftssicher machen können.

Geschäftsprozessautomatisierungssoftware ist eine Technologie zur Verwaltung der Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Sie wird typischerweise zur Automatisierung geschäftsrelevanter Kernprozesse verwendet. 

GPA-Software rationalisiert die Art und Weise, wie Unternehmen interne Arbeitsabläufe – wie ausgehende Kundenkommunikation, Rechnungszustellung und Zahlungseingang verwalten, um Geld einzusparen, eine höhere Effizienz zu erzielen und die Ressourcennutzung zu optimieren.

Mit GPA-Lösungen erzielen Sie erhebliche Zeiteinsparungen bei der Durchführung von Aufgaben, da Informationen anhand benutzerdefinierter Regeln und Aktionen automatisch zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet werden. 

Die GPA umfasst häufig die Umwandlung papierbasierter Prozesse zu digitalen Prozessen. Anstatt sich auf manuelle Eingaben von Mitarbeitenden zu verlassen, geht die Software automatisch die einzelnen Arbeitsabläufe durch und fordert Benutzende wenn nötig zur Handlung auf.

Durch die Automatisierung geschäftskritischer ausgehender und eingehender papierbasierter Prozesse mit GPA-Software können Sie Ihre Betriebskosten senken, das Kunden- und Mitarbeitererlebnis verbessern und Ihr Unternehmenswachstum fördern.

Moderne GPA-Softwarelösungen nutzen bestehende Kernsysteme und geben Geschäftsanwendern die Kontrolle über ihre Interaktionen mit Kunden – dem wichtigsten Asset moderner Unternehmen. Das Ergebnis ist eine höhere Effizienz durch den Wegfall manueller Prozesse, ein verbessertes Kundenerlebnis und eine größere Kontrolle über die regulatorische Compliance. 

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Dokumente sicherer, effizienter und umfassender zu verarbeiten. Ihre Mitarbeitenden erhalten dadurch die Möglichkeit, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, sodass sich letztendlich auch das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Teams verbessern.

GPA-Lösungen optimieren Ihre Abläufe und Geschäftsergebnisse erheblich – angefangen bei der Beschleunigung Ihres Cashflows bis hin zur Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation durch gezielte Marketingbotschaften zu steigern.

Ein weiterer Vorteil der Implementierung von GPA-Software ist, dass digitalisierte Inhalte Unternehmen einen effektiven Einsatz von Vorlagen, Analysen und Business-Intelligence-Tools ermöglichen. Um aus der Prozessautomatisierung und der digitalen Transformation einen echten geschäftlichen Nutzen zu ziehen, müssen sich Unternehmen daher der Digitalisierung eingehender Informationen verschreiben. Sie müssen sich Zugang zu diesen geschäftskritischen Informationen verschaffen, die derzeit in unzähligen Papierdokumenten eingeschlossen sind.

Die Auswahl der besten Geschäftsprozessautomatisierungssoftware für Ihr Unternehmen kann eine echte Herausforderung darstellen. Im Folgenden geben wir fünf Tipps, die Ihnen helfen sollen, die beste Lösung für Ihre individuellen Ansprüche zu wählen:

1. Systemintegration

GPA-Software sollte eine einfache Integration mit einer Vielzahl von Systemen ermöglichen. Die Systemintegration ist entscheidend, um das volle Potenzial Ihrer Plattform zu nutzen. 

2. Einfache Bedienung und intuitive Navigation

Die Software Ihrer Wahl sollte benutzerfreundlich sein, damit Benutzer leicht darin navigieren können. Ist die Software zu kompliziert, ist die Nutzung frustrierend, sodass Ihre Teams schnell zu ihrer alten Arbeitsweise zurückkehren. 

3. Rezensionen

Entscheiden Sie sich für einen Partner, der sich glaubwürdig für den Erfolg seiner Kunden einsetzt. Lesen Sie unbedingt Kundenrezensionen und fragen Sie potenzielle Anbieter nach ihren Kundenzufriedenheitsbewertungen.

4. Eine flexible Plattform, die sich parallel mit Ihrem Unternehmenswachstum weiterentwickelt

Wie und wo sollte man mit der Automatisierung beginnen? Das ist eine knifflige Frage. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl kosteneffizienter cloudbasierter Lösungen, mit denen KMU die Vorteile der Prozessautomatisierung und der digitalen Transformation für sich nutzen können. Der Stand der Technik hat sich so weit entwickelt, dass SaaS-basierte Tools zur Automatisierung manueller Prozesse leichter zugänglich und bezahlbar sind.

Mit einer einzigen, flexiblen GPA-Plattform können KMU mit reduzierten IT-Ressourcen schnell ihren Betrieb umstellen – in einigen Fällen können Lösungen innerhalb von Stunden implementiert werden.

5. Ein vertrauenswürdiger Partner mit umfangreichem Know-how

Während sich in den meisten Großunternehmen spezielle Teams der Umsetzung von Initiativen zur digitalen Transformation widmen, sind solche Personalressourcen in den meisten KMU nicht vorhanden. In Großunternehmen beschäftigen sich mehrere spezialisierte Mitarbeitende mit der Frage, welche Technologiekomponenten dort gebraucht werden. Sie verfügen über erhebliche Mittel für diese Projekte und über interne Teams, die sie bei jedem Schritt auf dem Weg zum Ziel begleiten.

Viele KMUs haben noch nicht einmal eine IT-Abteilung, geschweige denn ein Team von spezialisierten Mitarbeitern, die mit Investitionsgeldern ausgestattet sind, um einen konkreten Plan für die Einführung digitaler Workflows zu erstellen. 

Wenn Sie nicht über solche Tools, Mittel, Ressourcen und Budgets verfügen, sollten Sie sich einen Partner suchen, der dieses Manko durch eine entsprechende Unterstützung wettmachen kann. Suchen Sie sich den richtigen Partner mit dem passenden Lösungspaket für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen. 

Ein zuverlässiger Berater wie Quadient hilft Ihnen Fragen wie die folgenden zu beantworten: 

• Kaufen wir eine Lösung und verwalten sie intern oder lagern wir größere Mailings aus?
• Verfügen wir über einen Workflow, der sowohl Mitarbeiter vor Ort als auch Remote-Mitarbeiter berücksichtigt? 
• Bieten wir unseren Kunden das optimale Erlebnis? 

Dies sind Fragen, die Sie sich stellen müssen, um die beste GPA-Lösung für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Zögern Sie nicht davor, die Expertise Ihres Anbieters und seine Ressourcen in Anspruch zu nehmen.

Verlassen Sie sich auf die Kompetenz Ihres Partners, der einen Teil der Verantwortung übernimmt und gewährleistet, dass die von Ihnen eingesetzte Lösung Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und den besten ROI erzielt.

Für KMU ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, um ihren aktuellen Betrieb einer eingehenden Prüfung zu unterziehen und die Einführung von Technologie zur Straffung und Optimierung ihrer bestehenden Prozesse in Erwägung zu ziehen. Mit GPA-Software können Sie nachweislich Ihre Kosten senken, Ihre Rentabilität verbessern und die Produktivität, Effizienz sowie das Engagement Ihrer Belegschaft fördern. Noch wichtiger ist, dass KMU durch die Geschäftsprozessautomatisierung die nötige Flexibilität erhalten, um sich in einer unsicheren Zukunft anzupassen und weiterzuentwickeln.