Was ist EDI?

Die Bezeichnung EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet ein strukturiertes Rechnungsformat. EDI ersetzt damit die papierbasierte durch eine elektronische Rechnungsstellung. Die erforderlichen Daten werden in einem Dokument im Standardformat übermittelt, sodass die Lesbarkeit beim Rechnungssteller und beim Rechnungsempfänger gleichermaßen gewährleistet werden kann.  

Bei elektronischen Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange), handelt es sich im Wesentlichen um ein Datenverarbeitungskonzept, das in keiner Abhängigkeit zu Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien steht. Elektronische Dokumente können daher weltweit zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, sofern alle Beteiligten dieselben EDI-Standards unterstützen. Da der Datenaustausch ohne manuelle Interaktion stattfindet, lassen sich Fehlerquellen signifikant reduzieren und Geschäftsprozesse beschleunigen. Ziel von Electronic Data Intercharge ist es, Geschäftsdokumente unabhängig von ERP-System und Format branchen- und unternehmensübergreifend auszutauschen und diese automatisiert weiterzuverarbeiten.  

Dem Austausch der strukturierten Daten im EDI-Standard liegt keine spezifische Technologie zugrunde. Vielmehr handelt es sich um eine Kombination elektronischer Prozesse, Kommunikationsprotokolle und international anerkannten Dokumentenstandards. Im Fokus steht dabei der einfache und sichere elektronische Austausch strukturierter Daten, der unabhängig von spezifischen Formaten oder ERP-Systemen erfolgt. Der EDI-Standard ermöglicht außerdem eine schnellere, effizientere und weniger fehleranfällige Automatisierung der Geschäftsprozesse als es bei anderen Verfahren der Fall wäre.   

Um das EDI-Verfahren zwischen Parteien mit unterschiedlichen IT-Systemen zu ermöglichen, wurden diverse internationale Standards entwickelt. Die EDI-Anbindung erfolgt wahlweise über drei Verfahren: im Eigenbetrieb (On-Premise), als Cloud-Service (Outsourcing) oder als WebEDI. 

Die EDI-Lösung im Eigenbetrieb

Bei einer On-Premise-Lösung wird die EDI-Lösung erworben und im eigenen Rechenzentrum betrieben. Der Vorteil: Alle EDI-Anforderungen lassen sich ohne Abhängigkeit von Partnern umsetzen. Allerdings ist der Aufbau von umfassendem Know-how obligatorisch. 

EDI als Cloud-Service

Bei diesem Modell entfällt die Investition in EDI-Software. Daten, Software, Plattformen und Rechenleistung befinden sich beim Cloud-Services-Provider – eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die einen 24/7-Eigenbetrieb nicht stemmen können. Ein weiterer Vorteil ist die Kostentransparenz. 

WebEDI 

WebEDI stellt eine echte Alternative für kleine und mittelständische Unternehmen dar. WebEDI ermöglicht es, Nachrichten teilautomatisiert und über elektronische Formulare mittels Web-Browser zu empfangen, zu erfassen und zu versenden. 

Vereinfachte Datenübertragung

Im Gegensatz zur Kommunikation über E-Mail oder dem Versand von Rechnungen über PDF-Dateien, müssen die Inhalte beim EDI-Verfahren nicht manuell in Systemen erfasst werden. Vielmehr laufen die Daten des EDI-Dokuments automatisiert in das System ein, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. So reduziert sich nicht nur der Aufwand, sondern auch die Fehlerquote.   

Höhere Effizienz und Produktivität

Mit dem EDI-Format können Abläufe wie Bestell-, Liefer-, Rechnungs- und Bezahlprozesse deutlich beschleunigt werden. So sind Anbieter beispielsweise in der Lage, mithilfe EDI-fähiger ERP-Lösungen Bestellungen automatisch zu generieren und elektronisch zu übermitteln, während der Lieferant die Bestellung, die automatisch in sein System einläuft und Detailinformationen berücksichtigt, einsehen und seinerseits Folgebelege via EDI übermitteln kann. Auf diese Weise lässt sich auch sein Wareneingang besser planen. Ist eine Rechnung fällig, kann diese automatisch mit der Bestellung abgeglichen und auf Wunsch automatisch vom System beglichen werden.    

Verlässlicher und schneller Informationsfluss

Dank international anerkannter Standards kann ein verlässlicher Datenaustausch gewährleistet werden, der binnen Sekunden erfolgt. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Lieferketten stabilisieren und neue Logistikkonzepte ermöglichen.  

Eine EDI-Software setzt sich aus drei Bausteinen zusammen: 

1. Der ERP-Konnektor für die Integration des ERP-Systems 

Er fungiert quasi als Schnittstelle zwischen Electronic-Data-Interchange-Software und unternehmenseigenem ERP-System. Zusätzlich sendet und empfängt der Nachrichten an und vom ERP-System. Als Eckpfeiler für die Steuerung interner Geschäftsabläufe, ermöglicht das ERP-System, wenn es an das EDI-System angeschlossen ist, den elektronischen Datenaustausch mit Geschäftspartnern.   

2. Der EDI-Konverter für die Transformation von Daten 

Der Konverter wandelt Daten des ERP-Systems in standardisierte EDI-Daten um, um eine Kommunikation zu ermöglichen. Hierzu müssen sich Rechnungssteller und -empfänger für die Verwendung eines einheitlichen EDI-Nachrichtenstandards entscheiden, um die benötigen Informationen elektronisch austauschen zu können. Organisationen, wie der UN, ANSI, DIN oder VDA legen diese Standards fest. Der verbreitetste Standard ist der global anerkannte EDIFACT. Daneben existieren noch einige regionale bzw. branchenspezifische Standards, wie XML (global), ANSI X.12 (regional), TRADACOMS (regional), VDA (regional), HL7 (branchenspezifisch) und SWIFT (branchenspezifisch), um nur einige zu nennen.  

3. Der EDI-Kommunikationsadapter 

Der Kommunikationsadapter ist dafür zuständig, eine Verbindung zwischen Rechnungssteller und -empfänger herzustellen, um danach die vom Konverter transformierten Daten sicher zu übermitteln. Dieser Datenaustausch kann auf zweierlei Wegen erfolgen: über ein Mailboxsystem oder über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung.  

Datenaustausch über ein Mailboxsystem

Hier werden die erforderlichen Daten in einer Mailbox hinterlegt und vom Empfänger dort abgeholt. Der Vorteil: Beide Parteien müssen nicht ständig sende- oder empfangsbereit sein. Darüber hinaus ist eine sichere Verbindung zur Mailbox ausreichend. 

Datenaustausch über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung

Hier wird für die Dauer des Datenaustauschs eine Direktverbindung zwischen Rechnungssteller und -empfänger aufgebaut, wofür eine permanente Erreichbarkeit sichergestellt werden muss. Dies Methodik eignet sich insbesondere zur Übertragung großer Datenmengen. Gängige Übertragungsprotokolle für EDI-Nachrichten sind ein Value Added Network (VAN) oder eine Direktverbindung via OFTP(2), FTP(S) oder HTTP(S).  

Ziel von Electronic Data Interchange ist es, alle Geschäftspartner entlang der Wertschöpfungskette miteinander zu vernetzen. Das EDI-Verfahren ermöglicht es, schnell und mit verhältnismäßig geringem Aufwand einen elektronischen Datenaustausch zu realisieren. Hierbei kommunizieren IT-Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg direkt miteinander, während dem Anwender nur eine Kontrollfunktion zukommt.  

Doch genau darin liegt die Herausforderung, bedenkt man, dass bereits innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Systeme existieren, die jeweils ein eigenes Datenformat nutzen und bisweilen untereinander nicht kompatibel sind. An dieser Stelle kommt die EDI-Software als „Mittler“ ins Spiel. 

Bevor Rechnungen mit diesem Verfahren ausgetauscht werden können, ist die Unterzeichnung einer EDI-Vereinbarung nötig. Sie legt die Rahmenbedingungen für den Datenaustausch fest. Zusätzlich muss die Authentizität der Rechnung garantiert werden, sodass sowohl die Echtheit des Inhalts als auch die Echtheit der Rechnungsauskunft nachweisbar sind. Digitale Signaturen und interne Kontrollverfahren bieten sich hier an, müssen jedoch direkt in das EDI-Verfahren eingebaut sein, um die Unversehrtheit und Nachverfolgbarkeit der Dokumente nicht in Gefahr zu bringen. 

Hinzu kommt, dass die Umstellung auf das EDI-Verfahren mit initialen Kosten verbunden ist. Darüber hinaus verlangen die sich ändernden Sicherheitsvorschriften in regelmäßigen Abständen Anpassungen und Aktualisierungen der Systeme. Da alle Beteiligten diesem Format zustimmen müssen, kommt es verstärkt bei mittelständischen und großen Unternehmen zum Einsatz. 

Was viele EDI-Implementierungen scheitern lässt, ist insbesondere das Verständnis des EDI-Konzepts. So betrachten viele Entscheider dieses Thema aus einem rein technischen Blickwinkel. Jedoch beeinflusst ein EDI-Projekt vielmehr die Geschäftsprozesse. Darüber hinaus geht es um die Validierung der generierten Informationen in Bezug auf ihre betriebswirtschaftlichen Folgen.  

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Weitere FAQ zu den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

Das EDI-Verfahren ist nicht neu. Vielmehr kommt es seit rund 50 Jahren in verschiedensten Branchen zum Einsatz und ist in manchen Bereichen, wie beispielsweise im Bereich der Supply Chain kaum mehr wegzudenken. Doch nicht nur dort ist eine reibungslose und fehlerfreie Datenübertragung zwischen unterschiedlichen ERP-Systemen, eine weitgehende Prozessautomatisierung und eine Standardisierung von Daten ganz erheblich für den Geschäftserfolg.  

Vor dem Hintergrund der steigenden Beliebtheit des E-Commerce und der rasant wachsenden Zahl neuer Online-Plattformen braucht es eine Möglichkeit, diese Kanäle nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse zu integrieren und für eine Automatisierung des Datenaustauschs zu sorgen. Auch hier ist das EDI-Verfahren eine gute Wahl.