Factures, recommandés, lettres... les entreprises envoient quotidiennement un nombre important de courriers. Pour que ce procédé se déroule de manière efficace, précise et rapide, une machine à affranchir est indispensable. Cette dernière est une solution efficace pour envoyer et optimiser tout type de courrier. Quelles sont les possibilités ? Comment faire le bon choix ? Découvrez comment déterminer les caractéristiques nécessaires à l'acquisition de votre nouvelle machine à affranchir. 

 

Quel est le volume de votre courrier quotidien ?

Vous expédiez un petit, moyen ou grand volume de courrier ? Le volume de courrier quotidien déterminera le modèle de machine à affranchir dont vous avez besoin (moins de 50, entre 50 et 250 ou plus de 250 envois par jour).

Votre volume de courrier quotidien est faible, mais vous effectuez deux ou trois envois plus volumineux par mois ? Il vous faut alors une machine à affranchir plus performante. 

 

Types de courrier à affranchir

Le type de courrier à affranchir déterminera aussi le choix de votre machine. À chaque critère, son modèle !

  1. Vous devez affranchir des enveloppes C4, C5 ou C5/6 ? L’alimenteur automatique permet d’affranchir des enveloppes de tailles différentes.
  2. Vos manipulez souvent plusieurs lots avec des poids différents ? Optez pour la balance dynamique pour affranchir automatiquement chaque lettre selon son poids et son format sans devoir effectuer de tri préalable.
  3. Certains de vos colis et enveloppes sont trop épais pour passer dans la machine à affranchir ? Le distributeur d’étiquette permet d’imprimer le tampon d’affranchissement qu’il faut ensuite coller sur l’enveloppe ou le colis en question.
  4. Vous devez envoyer des recommandés ? Grâce à la machine à affranchir, vous pouvez aussi envoyer des recommandés !.
  5. La quantité de courrier à envoyer est importante ? L'autofeed vous permet d’automatiser l’alimentation des enveloppes sans devoir les insérer une par une dans la machine.
  6. Différents départements doivent utiliser la machine à affranchir ? La machine permet d’identifier le département qui l’emploie et de produire un rapport détaillé des dépenses de chaque département.
  7. Vous désirez envoyer des colis ? Utilisez le pèse-lettre jusqu'à 30 kilos pour affranchir vos paquets toujours au bon tarif.
  8. Vous collez vos enveloppes manuellement avant de les envoyer ? Certaines machines permettent un collage automatique des enveloppes non fermées.

 

Autres avantages de la machine à affranchir

Une machine à affranchir offre un nombre important de possibilités. Donnez à vos courriers une touche professionnelle et renforcez la relation  avec votre client en imprimant votre logo ou autre accroche publicitaire sur chaque enveloppe. Un système de reporting intégré vous permet, en outre, d’observer les coûts par département. Ce monitoring des dépenses est renforcée par une sécurité supplémentaire : l’introduction d’un code pin à chaque utilisation de la machine. Aucune fraude n’est ainsi possible et, en cas de retour, l’enveloppe est automatiquement renvoyée au destinateur (votre entreprise) par bpost. Profitez aussi du téléchargement gratuit des tarifs postaux les plus récents pour affranchir votre courrier toujours au bon tarif. Dernier avantage, et non des moindres, grâce au tarif non prior, vous profitez de tarifs plus avantageux allant jusqu’à 30% de réduction par rapport au prix du timbre.

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