Pour un envoi recommandé, vous deviez encore vous rendre chez Bpost jusqu’à il y a peu car un envoi recommandé signifiait automatiquement que vous deviez effectuer un envoi physique (par la poste donc). Cette année, il est enfin possible d’envoyer un recommandé par voie numérique (par e-mail). L’envoi de recommandés électroniques revêt la même valeur juridique que l’envoi de recommandés par la poste. Et ce n’est pas le seul avantage de la numérisation du courrier.

 

Envoi de recommandés électroniques

Comment fonctionne réellement un envoi de recommandé électronique ? C’est très simple. Vous devez installer un plug-in spécifique dans votre messagerie ou acheter un logiciel sur mesure qui vous permet de procéder à la signature par e-mail. Cliquez sur l’option « courrier recommandé » et ajouter les éléments nécessaires : pièce jointe, description, coordonnées du destinataire…

Voilà, c’est prêt ! Vous pouvez désormais envoyer un recommandé électronique en toute sécurité.

 

Suivre l’envoi de recommandés électroniques ou par e-mail

L’un des grands avantages de l’envoi de recommandés électroniques est la possibilité de suivre avec exactitude le trajet du courrier.

Il est crucial de pouvoir suivre votre envoi qu’il s’agisse d’un recommandé électronique ou physique. Pour suivre votre envoi par la poste, vous recevez un code qui est lié à votre colis ou votre enveloppe. Lorsque vous indiquez le code dans le système de suivi et vous connaissez le statut de votre envoi.

Bien entendu, le suivi d’un courrier par e-mail se déroule beaucoup plus facilement. En utilisant le logiciel, vous pouvez par exemple définir si vous souhaitez recevoir une notification dès que l’e-mail est arrivé à destination. Vous avez également la possibilité d’ajouter un lien de téléchargement à votre envoi de recommandé électronique. Grâce à ce lien, vous savez immédiatement si le document a été téléchargé ou non.

 

Effectuer une signature électronique

Le recommandé électronique est loin d’être une simple version digitale d’un recommandé physique. Le logiciel de recommandé électronique permet de transférer des documents avec une signature électronique. Cela offre donc un large éventail de possibilités. Vous pouvez envoyer facilement par e-mail des contrats ou des virements qui nécessitent une signature.

 

Pourquoi privilégier l’envoi de recommandés électroniques ?

La question persiste : pourquoi devriez-vous abandonner l’envoi physique au profit de la version digitale ? Les raisons ne manquent pas. Un e-mail signé est conforme à la réglementation européenne 910/2014 pour l’identification et les transactions électroniques, et est reconnu par la loi (d’un point de vue juridique, vous avez le droit d’envoyer un recommandé électronique). Ce dernier est 100 % fiable, peut-être même plus qu’un envoi physique puisque vous êtes en mesure de savoir quand le destinataire a téléchargé le document (et pas simplement s’il l’a reçu ou pas). Enfin, il permet de réduire les frais : l’envoi de recommandés électroniques coûte jusqu’à 30 fois moins cher qu’un envoi par la poste.

 

Envoyez tous les courriers sortants via un seul système

Intégrez les e-mails signés dans un système de management output afin d’améliorer la communication avec vos clients. Découvrez comment cette opération fonctionne dans l’OMS-500 de Quadient. Vous souhaitez obtenir davantage de renseignements ? N’hésitez pas à nous contacter !

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