Dans toute entreprise, une facturation, tout comme son envoi, doit se faire de manière sécurisée. Les données du client sont évidemment personnelles, et lorsque votre facture est envoyée au mauvais destinataire, cela nuit à l’image de l’entreprise. Il faut donc assurer une simplification de procédure qui garantit intégrité et sécurité. L’utilisation de code-barres représente une aide précieuse dans ce processus. 

 

Les code-barres identifient les documents

Souvent, les factures sont dotées de code-barres, qui sont également visibles sur d’autres documents. Ils contiennent des informations précieuses qui permettent d’identifier le document. On y trouve par exemple les données du client, mais également le nombre de pages que doit comprendre l’enveloppe à envoyer. Les code-barres garantissent la sécurité du document, mais sont dans certains cas très longs. C’est pour cette raison qu’il est possible d’utiliser un code datamatrix 2D qui prend bien moins de place (1cm²). 

      

Assembler des documents grâce aux code-barres

Non seulement les code-barres conviennent à la lecture de documents, mais ils permettent aussi d’assembler les documents à l’aide de différents critères :   

  • Identification par client : différents documents destinés au même destinataire sont regroupés dans la même enveloppe. Vous épargnez donc des coûts postaux.  
  • Identification par pays : les envois nationaux sont séparés des envois internationaux. L’affranchissement se déroule plus aisément, rapidement et efficacement.
  • Identification du nombre de pages : Quelque soit son nombre de pages, chaque lot est assemblé dans une enveloppe.

 

Une machine de mise sous pli scanne les code-barres

Une machine de mise sous pli aide à automatiser totalement votre fonctionnement postal. Les machines de mise sous pli sont équipées d’une tête de lecture qui scanne les code-barres. Sur base de l’information enregistrée, l’appareil sait combien de documents doivent se trouver dans la même enveloppe. Pratique, pertinent et rentable !

 

La facturation et les code-barres : le mariage parfait

Lorsque vous combinez la facturation aux code-barres, vous profitez d’une multitude d’avantages :

  • Gain de temps : plus besoin de trier les factures selon le nombre de pages de chaque lot. La machine de mise sous pli le fait automatiquement.
  • Meilleur cashflow : lorsque les factures sont directement envoyées au bon destinataire, le paiement se fera plus rapidement.
  • Fiabilité et sécurité : plus aucun risque qu’une facture soit envoyée à la mauvaise personne.
  • Économie : les factures peuvent être assemblées ce qui permet de diminuer les coûts postaux.

À la recherche d’une solution efficace et rapide pour mettre vos documents sous pli ? Découvrez l’OMS-200, un système sécurisé qui garantit l’intégrité de chaque document.

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