Depuis le 1er janvier 2017, le gouvernement flamand oblige ses fournisseurs à envoyer ses factures sous format électronique. Découvrez dans cet article en quoi consiste exactement l’e-invoicing et comment passer à l’e-facturation sans encombre.

Pourquoi adopter l’e-invoicing ?

La facturation électronique ou e-invoicing offre d’innombrables avantages, tant pour l’envoyeur que pour le destinataire, qui économise des frais d’envoi considérables. Tout d’abord, l’e-invoincing améliore l’efficacité de votre entreprise : réduction des frais administratifs, transparence accrue et simplification de la gestion des factures pour les deux organisations. Ces avantages se traduisent par une économie financière considérable. Grâce à l’e-invoicing, pour les factures sortantes, vous réalisez une économie de 3,24 euros par facture (par rapport à la facturation papier). En ce qui concerne les factures entrantes, vous pouvez économiser 5,77 euros par facture (données obtenues par l’Université d’Hasselt, faculté Sciences économiques des entreprises). Ces calculs impressionnants peuvent aider chaque entreprise à assurer leur capital et leur potentiel de croissance.

Il faut savoir que l’e-invoicing est un système plus complexe et plus sécurisé qui permet d’accélérer le traitement et le paiement des factures. Il s’agit en outre d’une excellente manière de recevoir et d’offrir des réductions. Le gouvernement s’est mis à l’e-invoicing, mais les PME et les multinationales constatent elles aussi les avantages et sont prêtes à offrir une réduction à leurs fournisseurs s’ils adoptent l’e-invoicing standardisée.

E-invoicing : mode d’emploi

Il y a peu, l’e-invoicing était une option intéressante, mais désormais, elle est devenue obligatoire en Flandre : depuis le 1er janvier 2017, les fournisseurs doivent envoyer leurs e-factures selon un format standard. Il vous est donc impossible d’envoyer votre facture en PDF au gouvernement flamand : les factures doivent être transmises au format XML, qui répond à la norme UBL-CENBII européenne. Sachez que le gouvernement fédéral encourage l’utilisation de ce même service pour sa propre facturation sans toutefois le rendre obligatoire.  La Wallonie et Bruxelles devraient leur emboiter le pas rapidement.

Exceptions

ous les fournisseurs sont-ils concernés ? Non, les personnes privées et les micro-organismes (toutes les sociétés non reprises dans cette liste) peuvent encore transmettre leurs factures par courrier ou en PDF. Les déclarations et les demandes d’indemnisation ne sont pas soumises au nouveau régime. Ce qu’on appelle les factures G2G constituent une exception, à savoir les paiements d’une institution gouvernementale à une autre. L’e-invoicing les concernant sera probablement introduite fin 2017.

Comment passer à l’e-invoicing ?

Même si votre entreprise ne collabore pas avec le gouvernement flamand, le modèle PEPPOL (soit ‘Pan-European Public Procurement OnLine’) peut vous intéresser. Le modèle PEPPOL implique une facturation reposant sur quatre piliers, où les ‘Access Points’ (AP) jouent le rôle de fournisseurs. Les envoyeurs et les destinataires échangent leurs e-factures par le biais de ces AP selon des accords-cadres clairs. Une facture PEPPOL est standardisée et a toujours le même format. La personnalisation est superflue, même si vous avez le droit d’ajouter des accords professionnels à vos factures. Pour l’envoi de factures, les entreprises concernées doivent utiliser la plateforme Mercurius du gouvernement.

Le grand avantage de PEPPOL , c’est que le système est tout aussi pratique pour la facturation B2B. Elles peuvent également être intégrées à votre système ERP, afin que le processus soit parfaitement fluide de A à Z.

Le logiciel OMS 500, de Quadient, est un outil pratique pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leur output de documents de manière uniforme et professionnelle. Les factures peuvent être envoyées via différents canaux, du traditionnel courrier postal aux e-mails. Neopost propose également un format d’e-voicing répondant aux normes PEPPOL.

La facturation électronique, une composante de votre stratégie numérique

Lorsque vous investissez dans une nouvelle technologie, une formation ou autre initiative similaire, vous attendez évidemment un retour sur investissement. L’e-invoicing vous l’offre, pour autant que les conditions idéales soient mises en place. Ainsi, vous devez évidemment disposer d’un logiciel de comptabilité qui vous permet d’envoyer des factures en PEPPOL. 

 

 

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