L'automatisation est un moyen efficace d'optimiser la gestion du courrier professionnel. En mettant en œuvre une solution intégrée, les entreprises peuvent centraliser les communications multicanaux et ensuite distribuer ces documents via un portail client dédié. Outre les économies de temps et d'argent, les entreprises peuvent tirer de nombreux avantages de la rationalisation de la gestion des communications, de l'amélioration de la sécurité et du suivi, ainsi que de l'engagement accru des clients.

1. Contrôler la fourniture de documents physiques et numériques dans le cadre d'un flux de travail unique

Le fait de traiter séparément les communications physiques et numériques peut entraîner de nombreux problèmes, par exemple l'envoi aux clients d'informations contradictoires ou de messages en double. La gestion centralisée des communications offre aux entreprises une plate-forme pour des interactions cohérentes et stratégiquement planifiées avec les clients, les employés et les fournisseurs.

2. Personnaliser la communication avec les clients et les préférences de livraison

Les logiciels d'automatisation des documents offrent aux entreprises la possibilité d'enrichir et de personnaliser les documents ainsi que la possibilité de choisir le moyen de livraison en fonction des préférences du client. Cela permet aux entreprises de mettre en place des communications d'entreprise et des campagnes de marketing très ciblées et personnalisées qui ont plus d'impact et contribuent à améliorer la satisfaction et l'engagement des clients.

3. Gagnez du temps en centralisant les communications

En adoptant une approche centralisée et automatisée, les entreprises peuvent se débarrasser des processus ad hoc et fragmentaires qui impliquent la collecte de documents provenant de sources multiples et qui pourraient être potentiellement obsolètes ou dans des formats différents. Les entreprises peuvent s'assurer que si tous les documents sortants sont conservés en un seul endroit, les communications seront cohérentes, précises et rapidement exécutées.

4. Personnaliser pleinement les communications avec les clients

Veiller à ce que les informations sur les clients ne soient pas compromises est l'une des priorités les plus importantes pour les entreprises aujourd'hui. La disparité des systèmes signifie que les violations de données et les cyber-attaques pourraient mettre en danger les documents confidentiels. La gestion des communications via un emplacement central permet de concentrer les efforts sur la sécurisation d'un environnement unique. Les clients peuvent alors récupérer leurs documents sur un portail dédié, ce qui leur permet de savoir quand ils ont été reçus, consultés ou partagés en interne.

5. Supprimer la dépendance excessive à l'égard de la distribution physique du courrier

Bien que certains documents nécessitent un envoi physique, l'utilisation des canaux numériques, lorsque cela est possible, peut permettre des interactions et des réponses plus rapides tout en réduisant à la fois l'inventaire papier et les coûts du courrier. L'automatisation du courrier peut ouvrir un canal de communication alternatif pour atteindre les clients rapidement et efficacement.

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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