La facturation peut être une source de tracas, mais elle doit être effectuée de manière efficace, précise et fréquente pour maintenir un bon flux de trésorerie. Ce n'est pas toujours facile lorsque la facturation est faite manuellement. Les entreprises peuvent au contraire gagner du temps et améliorer leur trésorerie grâce à une solution de livraison de documents qui traite et envoie les factures rapidement et en toute sécurité.

La façon dont vous traitez la facturation a un impact sur la trésorerie

De nombreuses petites entreprises facturent une fois par mois, créent des documents manuellement et les envoient par courrier postal. Cette méthode fonctionne, mais elle n'optimise pas forcément les flux de trésorerie car :

  1. Les factures pourraient être envoyées plus tôt – Pourquoi attendre chaque mois à la même heure ? Plus vite les factures sont émises, plus vite les paiements peuvent être effectués.
  2. La création manuelle de factures prend du temps et des erreurs peuvent être commises –La facturation est essentielle, mais tout ce qui peut être fait pour l'accélérer signifie plus de temps disponible pour se concentrer sur les activités qui génèrent des revenus. Par ailleurs, les erreurs de facturation peuvent être coûteuses, non seulement en termes de temps passé à corriger l'erreur, mais aussi parce qu'elles peuvent potentiellement nuire à la relation avec le client.
  3. Le courrier postal ne convient pas à tout le monde –  Les clients veulent choisir la façon dont ils reçoivent l'information. Certains peuvent préférer une facture numérique afin de pouvoir la télécharger dans leur système comptable et traiter le paiement par voie électronique. Cela peut aussi signifier que les fonds arrivent plus rapidement dans votre entreprise - c'est un système gagnant-gagnant.

Cinq étapes simples pour envoyer des factures depuis votre ordinateur en quelques minutes

Au lieu de préparer et d'imprimer des factures et de les apporter à la poste pour les envoyer, ou d'envoyer des courriels individuels, vous pourriez télécharger vos documents sur un portail Internet. Il vous suffit alors de créer vos documents de votre manière habituelle :

  1. Téléchargez-les sur la solution de livraison de documents en ligne
  2. Sélectionnez le mode de livraison, par exemple le courrier postal ou le courrier électronique
  3. Restez assis pendant que le centre de production prépare les factures, imprime celles pour le courrier postal, les met sous enveloppe et les affranchit
  4. Suivez les progrès grâce à l'interface en ligne simple
  5. Réaffecter le temps que vous auriez passé à préparer le courrier pour l'envoi et à créer des courriers

Gagner du temps, être payé plus tôt et satisfaire les préférences des clients

Quel que soit le nombre de factures que vous émettez, et que vous les envoyiez en totalité ou quelques-unes à la fois, les entreprises peuvent bénéficier d'un moyen plus simple et plus efficace de gérer la facturation. L'envoi des factures dès qu'elles sont prêtes peut accélérer le traitement des créances en générant des paiements plus rapides à l'entreprise et en augmentant ainsi les flux de trésorerie. De plus, cela peut satisfaire les clients en leur facturant de la manière qu'ils préfèrent.

 
Payal Khandhedia

Payal Khandhedia

Responsable du marketing de contenu, automatisation des processus d'entreprise

Payal Khandhedia est responsable du marketing de contenu chez Quadient et se concentre sur l'automatisation des processus d'entreprise. Payal apporte une vision stratégique et une analyse du marketing des produits ainsi que l'expérience acquise dans le cadre de ses fonctions et des postes de gestion des produits et de marketing qu'elle a occupés dans des entreprises de premier plan de Wall Street comme Morgan Stanley et OppenheimerFunds. Tout au long de sa carrière, elle a construit une marque personnelle et professionnelle forte, fondée sur une excellente gestion des relations avec les clients et de la communication, la résolution de problèmes complexes, la gestion du changement et la stratégie de produits et de vente, entre autres.

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