Jusqu'à il y a environ cinq ans, les solutions de facturation électronique étaient principalement développées pour les grandes entreprises. Cependant, de nouvelles solutions, spécialement développées pour les PME (petites et moyennes entreprises), gagnent des parts de marché. En rendant le
Le passage de la facturation physique à la facturation numérique Les PME récoltent les bénéfices d'un processus plus fiable, plus sûr, plus traçable et plus rationnel.

Deux formats différents pour la facturation électronique

Le premier format pour la facturation électronique est le PDF. Le fournisseur qui décide d'envoyer une facture au format PDF a deux possibilités : il peut envoyer un simple PDF et, dans ce cas, le fournisseur et le client doivent s'assurer que des contrôles internes sont en place pour créer une piste d'audit fiable en cas de contrôle fiscal. Il peut également utiliser une signature électronique qui garantit l'intégrité et l'authenticité du document.  Cette méthode PDF est assez simple pour l'expéditeur, mais implique que le destinataire doit soit saisir manuellement les données de la facture dans son système comptable, soit automatiser le processus en utilisant une solution de saisie des données.

Une autre option pour la facturation électronique est l'EDI (échange de données informatisées). Avec la solution EDI, le client et le fournisseur doivent mettre en place un format de données de facturation spécifique (tel que XML, EDIFACT...). C'est souvent le client qui impose son format à ses fournisseurs car cette méthode permet aux destinataires d'automatiser l'ensemble de leur processus de facturation. La solution EDI est complexe et coûteuse du point de vue d'un fournisseur car il doit gérer un format de facturation EDI différent pour chaque client. En mettant en œuvre l'EDI, le fournisseur et le client doivent également respecter la législation spécifique sur l'EDI, comme par exemple la liste obligatoire des partenaires commerciaux en France.

Authenticité et intégrité pour la facturation électronique

L'authenticité et l'intégrité de la facture électronique (soit au format PDF, soit au format EDI) peuvent être garanties par une signature électronique. En utilisant une signature électronique, l'expéditeur doit s'assurer que la signature électronique requise par son pays est une signature électronique avancée ou qualifiée. Une signature électronique avancée est une signature électronique basée sur un logiciel, tandis qu'une signature électronique qualifiée est une signature électronique basée sur un matériel.

En fonction des réglementations locales, certains pays peuvent demander aux parties de conserver la facture dans son format d'origine. Cela signifie que si la facture a été envoyée dans un format électronique, elle devra être archivée électroniquement pendant toute la période d'archivage légal.

Différentes méthodes de facturation électronique

Les fichiers PDF et EDI peuvent être transmis de différentes manières. Tout d'abord par courrier électronique. Ce mode de livraison peut sembler le plus simple, mais il peut conduire à une récupération complexe et longue si le fichier n'est pas correctement archivé sous forme électronique. Afin d'être correctement traité par le destinataire, il est recommandé de l'envoyer à l'adresse électronique d'un service et non à l'adresse électronique d'un comptable personnel.

Ensuite, via un portail web. Dans ce cas, le client demande au fournisseur de saisir manuellement toutes les données de la facture sur un portail web. Cela représente un travail supplémentaire pour le fournisseur qui doit saisir les données à la fois dans son système comptable et dans le portail web du client. Une telle méthode augmente le risque d'erreur humaine. Cependant, elle permet souvent au fournisseur de suivre l'approbation et le paiement de ses factures. Le principal avantage est du côté du client, car il lui permet d'automatiser l'ensemble de son processus de facturation (saisie des données de la facture, rapprochement de la facture avec la livraison, approbation et paiement de la facture).

Les prestataires de services de facturation électronique peuvent également être utilisés. Cette solution implique un tiers, un prestataire de services de facturation électronique, qui met en œuvre et soutient les processus de facturation électronique et l'archivage pour le compte des fournisseurs et/ou des clients. Ce tiers s'occupe de la complexité des différents formats de facturation EDI et de l'interopérabilité entre les différents prestataires de services.

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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