Les entreprises d'aujourd'hui doivent non seulement faire face à une l'augmentation du flux d'informations, ils doivent également le gérer via de multiples canaux et dans de multiples formats. Cependant, les entreprises qui ne peuvent pas gérer cela efficacement peuvent finir par perdre du temps et de l'argent dans des tâches subalternes. De la saisie répétitive de données dans plusieurs logiciels aux tâches non automatisées (comme l'ajout de pièces jointes ou la fusion de documents), en passant par la nécessité pour plusieurs personnes d'intervenir sur un seul document avant son envoi. Cela signifie que les organisations peuvent finir par perdre un temps qui pourrait être utilisé plus efficacement pour développer leurs activités.

La gestion des niveaux croissants de courrier entrant et sortant est une question qui est souvent négligée par les entreprises – en particulier les petites entreprises. À mesure que les entreprises grandissent, leur réseau de liens commerciaux s'étend, ce qui entraîne une forte augmentation de la correspondance entrant - et sortant - de l'organisation. Les entreprises qui continuent à utiliser les mêmes méthodes de tri du courrier que celles utilisées lors de la création de l'entreprise commenceront à voir leurs boîtes de réception croître beaucoup plus vite qu'elles ne peuvent le gérer. En outre, les documents devenant beaucoup plus complexes, cela créera encore plus de difficultés. Les entreprises doivent maintenant faire face à la gestion des données sur les données, par exemple, lorsqu'ils reçoivent une facture, ils doivent non seulement traiter le document lui-même, mais aussi toutes les informations sur le document, comme l'expéditeur, le destinataire, la date d'envoi et tout enregistrement de gestion de la relation client (CRM) créé pour suivre les interactions.  Toutes ces informations supplémentaires doivent être gérées.

Le besoin de technologie dans la gestion des documents

Afin de faire face à ce flux de documents de plus en plus complexe, les entreprises doivent intégrer les nouvelles technologies dans leurs systèmes de gestion de l'information existants. Les systèmes de traitement central qui automatisent le flux des communications avec les clients signifient que les informations importantes sont immédiatement envoyées à la bonne personne, tandis que les informations non pertinentes sont envoyées à la corbeille. Les décideurs disposent ainsi de toutes les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions en connaissance de cause. En outre, ces systèmes peuvent apposer un cachet sur les documents pour en assurer la traçabilité permanente. Cela signifie qu'un document peut être récupéré à l'aide d'un moteur de recherche intégré avancé et être estampillé électroniquement, fournissant des informations sur la personne qui l'a récupéré, l'action requise et la personne à qui il a été envoyé. Ces avantages peuvent aider les entreprises à faire des économies et à améliorer leur efficacité et leur rentabilité.

Un problème est que de nombreuses petites entreprises sont encore réticentes à intégrer les nouvelles technologies dans le traitement de leur gestion de l'information. Que ce soit en raison du coût ou de la complexité, un grand nombre d'entre elles choisissent de s'en tenir aux méthodes traditionnelles. Cependant, sans la possibilité de filtrer immédiatement les informations non pertinentes, les décideurs se gavent de données inutiles. En effet, ces entreprises doivent se rendre compte que la technologie peut les aider et les aidera à chaque étape de leur croissance et qu'elles ne peuvent plus se soustraire à son importance dans le monde des affaires d'aujourd'hui. En fait, Gartner a prédit que d'ici 2020, chaque entreprise sera une "entreprise technologique", soulignant l'influence considérable que la technologie exerce et continuera d'exercer.[1]

En fin de compte, la surconsommation d'informations peut rendre la prise de décision lente et inefficace. De nombreux documents nécessitant souvent une intervention manuelle, l'erreur humaine constitue un problème majeur pour les entreprises, ce qui peut avoir un impact important, non seulement sur la réputation d'une entreprise, mais aussi sur son solde bancaire. Pour beaucoup, la solution vient de la centralisation et de l'automatisation des opérations manuelles, dans le but de réduire le risque d'erreur humaine et de faciliter le signalement et la gestion de ces tâches. Ainsi, les entreprises peuvent avoir l'assurance que chaque document envoyé, quelle que soit la manière dont il a été envoyé, sera correct.

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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