Pour toute entreprise, la gestion des coûts est un aspect essentiel de la vie quotidienne. Pour les petites entreprises qui démarrent, il peut être difficile de respecter le budget, ce qui signifie que les dépenses peuvent rapidement échapper à tout contrôle. Il est donc impératif que les jeunes entreprises prennent des mesures dès le début pour optimiser les processus commerciaux et économiser de l'argent qui pourra ensuite être dépensé pour l'expansion de l'entreprise.

Les communications sont un domaine souvent négligé, mais qui peut permettre de réaliser des économies très réelles si elles sont gérées efficacement. La prolifération des canaux de communication peut être considérée comme décourageante et complexe pour les nouvelles entreprises, mais celles qui réalisent les investissements nécessaires seront non seulement mieux à même de répondre aux demandes des clients, mais elles pourront également réduire les dépenses totales consacrées aux communications avec la clientèle. Par exemple, en utilisant le courrier électronique au lieu du courrier postal pour certains messages (ou certains clients), ou en scannant le courrier entrant pour réduire l'espace occupé par les classeurs. La gestion de la distribution du courrier physique et numérique dans le cadre d'un flux de travail unifié peut permettre de surmonter bon nombre des difficultés pratiques liées aux communications multicanaux avec les clients, ce qui permet aux nouvelles entreprises de réduire leurs coûts grâce à la substitution numérique.

Réduire les coûts de stockage et d'inventaire du courrier

Un aspect important de toute stratégie de communication avec les clients est la prise en compte des coûts de stockage et d'inventaire de ce que l'entreprise envoie - enveloppes, papier à en-tête, documents, formulaires, brochures, etc. La substitution numérique réduira de nombreux coûts de copie papier ; cependant, aucune entreprise ne peut éliminer entièrement les envois physiques - et à l'ère des communications multicanaux axées sur le client, peu de gens le voudraient.

Si vous regardez dans n'importe quel bureau, vous verrez des armoires et des classeurs remplis de papeterie, de formulaires préimprimés et de brochures. On a tendance à considérer l'inventaire comme un coût inévitable pour faire des affaires, mais il n'est plus nécessaire d'immobiliser de l'argent dans des documents qui pourraient devenir périmés avant leur utilisation. En utilisant des solutions de gestion de l'impression, les jeunes entreprises peuvent créer et utiliser des modèles électroniques qui suppriment le besoin de formulaires pré-imprimés. En outre, la technologie d'impression numérique à la demande réduit, et dans certains cas supprime, la nécessité de conserver des documents pré-imprimés.

La réduction des stocks de papeterie et de matériel de marketing préimprimés permet également de libérer de l'espace de stockage. La façon dont vous recevez les communications avec les clients, en particulier le courrier entrant, peut avoir une incidence sur la taille du bureau nécessaire. En effet, au lieu d'ouvrir le courrier et d'en distribuer le contenu physique, les entreprises pourraient scanner le courrier au point d'entrée et acheminer les fichiers par voie électronique. Cela présente de nombreux avantages, notamment une réduction significative du stockage local des fichiers.

 

L'importance de l'exactitude des données d'adresse

Un autre coût caché des communications est l'argent gaspillé pour des communications inutiles, mal dirigées, dupliquées ou mal planifiées. Avec le coût de production et d'envoi d'un document de l'ordre de 35p-65p pour les plus gros expéditeurs de courrier, et plus encore pour les petites entreprises, au Royaume-Uni, déterminer quand et comment chaque client préfère être contacté et le faire passer à la facturation numérique le cas échéant pourrait permettre de réaliser d'importantes économies.

L'envoi de documents avec des adresses incomplètes, inexactes, périmées ou en double peut également entraîner un gaspillage d'argent inutile. Au Royaume-Uni, cela pourrait entraîner la disqualification des remises postales de Royal Mail, nuire à la réputation de votre entreprise et créer du travail supplémentaire pour le personnel qui doit traiter les plaintes des clients ou traiter le courrier retourné. Il est inquiétant de constater que, selon certaines études, jusqu'à 25 % des données d'adresses détenues par les petites entreprises sont inexactes ou erronées. En mettant en place des outils qui permettent de valider les adresses et de s'assurer que les coordonnées sont à jour, les entreprises peuvent réaliser des économies sur une base régulière, ce qui est tout à fait justifié.

Un autre grand défi de communication auquel sont confrontées les petites entreprises est le risque d'erreur humaine. En effet, de nombreuses entreprises continuent de recourir au traitement manuel, ce qui peut augmenter considérablement le coût total des communications. Tout processus effectué à la main - qu'il s'agisse du regroupement de plusieurs documents ou de l'ouverture, du tri et de la distribution du courrier - peut être amélioré grâce à l'automatisation. Outre l'amélioration de la productivité, l'automatisation peut permettre de réaliser des économies en réduisant les coûts de main-d'œuvre et en minimisant le risque d'erreurs et de pertes d'objets.

Une stratégie de communication réussie ne réduira pas seulement les coûts de communication ; elle peut également aider une entreprise à améliorer sa trésorerie grâce à la réduction des coûts de main-d'œuvre, à l'accélération des processus commerciaux et au paiement des arriérés d'affranchissement. En fin de compte, certaines start-ups peuvent être réticentes à investir dans des outils qui optimisent leur stratégie de communication en raison des coûts élevés et de la complexité perçue, mais en s'appuyant automatiquement sur des processus manuels, elles négligent un certain nombre de possibilités de réduction des coûts.

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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