La gestion des coûts d'exploitation fait partie intégrante de la gestion d'une entreprise prospère. Plus ils sont élevés, plus la marge sur chaque vente générée est faible. Cela limite le montant des liquidités disponibles pour investir dans les activités de croissance des entreprises. Si certains coûts sont fixes et difficiles à réduire sans mesures draconiennes, les coûts variables, comme les frais de personnel, sont plus élevés que les coûts de production. Les coûts de fonctionnement peuvent être réduits grâce à la rationalisation des processus et à l'adoption de la technologie numérique

La communication traditionnelle fait augmenter les dépenses

Les entreprises doivent communiquer avec leurs clients, leurs prospects, leurs fournisseurs et les autres parties prenantes. Le problème est que beaucoup continuent à dépendre fortement du courrier physique car c'est ce qu'ils ont toujours fait. Les documents doivent être imprimées, mises sous enveloppe et postées, tandis que la correspondance préimprimée doit être conservée– éventuellement dans des classeurs fermés à clé s'ils contiennent des informations confidentielles. Chaque étape du processus coûte de l'argent et une grande partie de celui-ci est inutile.

Les communications multi-canaux peuvent réduire les coûts

Avec un éventail de canaux de communication désormais disponibles, les bénéficiaires ont plus de choix quant à la manière dont ils souhaitent être contactés.Par exemple, au lieu de recevoir les factures par courrier physique, les clients peuvent les préférer envoyés par courrier électronique, car cela convient mieux à leurs propres processus. De même, certains utilisateurs finaux les consommateurs préfèrent que les rappels soient envoyés par SMS pour qu'ils puissent d'ajouter plus facilement des entrées à leurs calendriers de smartphones. Dans les deux cas, le passage à les canaux numériques permettent aux entreprises d'accroître leur engagement et leur satisfaction,tout en réduire les coûts par l'élimination des frais d'impression, de stockage et d'affranchissement inutiles.

Logiciel d'Output Management basé sur le Web

Un autre moyen de réduire les coûts consiste à adopter un logiciel de gestion des sorties numériques (OMS) qui automatise le traitement des documents sortants. Lorsque les communications sont traitées manuellement, il demande du temps et des efforts, limiter les ressources disponibles pour les activités de croissance des entreprises. En outre, une exigence constante de l'implication humaine ne fait qu'augmenter la probabilité d'erreurs en cours de réalisation qui peut entraîner des coûts de remédiation.

Un autre avantage de ces logiciels est que toute la correspondance sortante, quel que soit le canal par lequel elle est envoyée, est scannée et archivée en toute sécurité dans le nuage. Elle peut y être consultée et récupérée de n'importe où grâce à une connexion Internet, ce qui supprime le besoin de stockage physique tout en fournissant aux entreprises des garanties quant à la sécurité des informations.

 

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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