Tout au long de l'année, le volume mensuel du courrier sortant d'une entreprise peut varier considérablement. Cela peut être dû à des facteurs saisonniers, à des initiatives ou des problèmes de l'entreprise, ou à de simples pics et creux. Quelle qu'en soit la raison, les entreprises doivent rapidement adapter leurs processus de courrier pour s'assurer que leur correspondance continue d'être envoyée avec précision et dans les délais. 

S'attendre à un volume de production constant n'est pas réaliste

Si les niveaux de courrier sortant restaient les mêmes tout au long de l'année, il serait simple pour une entreprise de mettre en place un processus suffisant pour le gérer en utilisant un procédé manuel. Quelques employés, voire un seul, pourraient être chargés de gérer le courrier et de veiller à ce que chaque élément de correspondance soit envoyé au bon destinataire. Bien que cette approche semble facile - et c'est celle qu'utilisent de nombreuses petites entreprises - elle est inefficace pour plusieurs raisons :

1) Le volume du courrier reste rarement stable. Il peut y avoir une surabondance soudaine de ventes qui nécessite l'envoi d'un volume plus important de factures ou il peut y avoir un incident - comme une violation de données - qui exige une correspondance immédiate avec le client.

2) Gérer la fonction d'envoi en utilisant uniquement un processus manuel n'est pas une bonne utilisation des ressources humaines. Elle n'est pas évolutive et les efforts ne peuvent pas être concentrés sur les activités génératrices de croissance, comme le service aux clients.

L'externalisation garantit l'évolutivité et la rentabilité

Lorsque les entreprises sont confrontées à une demande soudaine de distribution de volumes plus importants de courrier sortant, celles qui ont adopté des outils de gestion des sorties de documents basés sur le cloud pourront répondre à cette exigence plus facilement que celles qui utilisent un processus manuel. Ces outils dans le nuage permettent aux utilisateurs de télécharger des documents dans un tableau de bord unique, où ils sont ensuite traités et distribués dans les locaux du fournisseur. Cela signifie qu'il n'y a plus de comptage, de mise sous enveloppe ou d'envoi, ni même d'envoi de documents par courrier électronique, tout est externalisé. Quelques simples clics et des envois de toute taille seront envoyés au bon destinataire via son canal préféré. Non seulement cette solution permet aux organisations de gérer sans effort les augmentations soudaines de volume, mais elle libère des ressources - qui seraient autrement bloquées par l'envoi de courrier - qui peuvent être utilisées de manière plus productive et plus avantageuse.

 

 

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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