En raison de la mondialisation de l’économie d’aujourd’hui, l’information se déplace maintenant plus librement et la communication est de plus en plus rapide et simple. Toutefois, les entreprises sont de plus en plus sous pression en matière de performance. Une façon de relever ce défi est de simplifier et d’automatiser lesprocessus. Avec 2 milliards de factures B2B échangées chaque année,  la  facturation électronique est un élément important de cette automatisation. Elle intéresse de plus en plus les grandes entreprises depuis plusieurs années et commence maintenant à séduire également les PME.

La facture : un document critique

Une facture est un document critique pour les entreprises. Il s’agit d’un document comptable qui doit être identique tant pour le fournisseur que pour l’acheteur. Et c’est un document fiscal qui permet aux acheteurs dans un environnement B2B de réclamer la TVA.

Qu’entendons-nous par facturation électronique conforme à l’impôt?

Lorsque les factures électroniques sont envoyées d’une manière conforme aux exigences fiscales et réglementaires et élimine la nécessité d’envoyer des factures papier entre le fournisseur et l’acheteur, nous appelons cette facturation électronique conforme à la taxe.

Facturation électronique et secteur public

Sur les 4 millions de factures reçues par le gouvernement Français en 2014, seules 34 000 ont été reçues sous forme électronique. Et sur les 90 millions de factures reçues chaque année par les collectivités locales et les organismes publics, très peu sont des factures électroniques conformes à la fiscalité. Il y a encore beaucoup de place à l’amélioration. Les pouvoirs publics font tout leur possible pour accélérer ce développement, en particulier parmi les PME, en mettant en œuvre des réglementations visant à promouvoir la croissance de la facturation électronique.

Règlement s’appliquant à encourager le développement accéléré de la facturation électronique

Pour les autorités gouvernementales, la facturation électronique touche deux domaines majeurs : il ne s’agit pas seulement de contrôler plus efficacement le commerce et de lutter contre la fraude à la TVA, mais aussi de déployer des solutions à l’échelle du gouvernement et au sein des collectivités locales qui permettront au secteur public d’améliorer sa productivité.

La Commission européenne a adopté une législation pour poursuivre cette évolution.

La directive 2010/45/UE, transposée en France en 2013, stipule que les solutions de facturation électronique doivent rendre possible de garantir « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture » de son émission jusqu’à la fin de sa période de rétention.

Les pouvoirs publics font également tout ce qui est en leur pouvoir pour promouvoir le développement de la facturation électronique :

  • Depuis le 1er janvier 2012, le gouvernement  est tenu d’accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs,et cette obligation s’appliquera également aux collectivités locales et aux organismes publics à partir du 1er janvier 2017.
  • Par ailleurs, l’ordonnance du 26 juin 2014 prévoit d’obliger progressivement les entreprises à envoyer des factures électroniques aux pouvoirs publics sur un calendrier courant de 2017 à 2020. Les experts estiment que l’adoption de cette mesure permettra  d’économiser 710 millions d’euros par an  (375 millions d’euros pour les autorités administratives et 335 millions d’euros pour les fournisseurs).

Pratiques disparates

Les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre une facturation électronique conforme à la  fiscalité ont trois options: une piste d’audit robuste,  des signatures électroniques avancées ou un échange électronique de données  (EDI). Comme l’EDI est une solution complexe et coûteuse, elle ne convient pas aux PME. Une solide piste d’audit, qui s’applique non seulement aux simples factures électroniques de type PDF, mais aussi aux factures papier, doit être couverte par un processus documenté au sein de l’entreprise et qui peut être prouvé en cas de vérification fiscale. Le moyen le plus simple et le plus rapide pour les PME de mettre en œuvre la facturation électronique est donc l’utilisation de PDF signés avec un certificat électronique. En termes d’utilisation actuelle, près d’une PME sur quatre envoie à ses clients des factures en format PDF simple par e-mail, 5% utilisent l’EDI et 8%utilisent des signatures électroniques(Source: Sondage Sage 2012 « PME et facturation électronique »).

Avantages indéniables

Le passage à la facturation électronique offre de nombreux avantages, y compris des gains de productivité grâce à l’automatisation des processus, une meilleure traçabilité des factures émises et des paiements de factures, un accès immédiat aux factures archivées et, surtout, une meilleure relation client/fournisseur. Pour les PME, le principal avantage du passage à la facturation électronique est la réduction des délais de paiement. En 2014, Atradius a réalisé une étude sur les pratiques de paiement en France. Il a montré que 26,6 % des personnes interrogées – principalement du secteur manufacturier et des PME – étaient préoccupées par la perception des paiements de factures tardives et par l’impact qu’elles pourraient avoir sur la rentabilité de leur entreprise.

Avec un DSO moyen (Days Sales Outstanding) de 42 jours en France, la réduction du délai de paiement moyen est un enjeu clé(Source: Atradius Survey of Payment Practices 2014). Seulement 32% des Français sont déclarées à la date d’échéance du paiement (Source: Altares 2013).

 Bien que l’utilisation de la facturation électronique ait augmenté au cours des dix dernières années au sein des  grandes entreprises,elle en est encore à ses balbutiements parmi les PME. Des changements favorables dans le contexte juridique et la rapidité avec laquelle les acteurs économiques font des affaires accélèrent son développement. Des solutions simples, rapides à mettre en œuvre et dédiées existent pour les PME –il est maintenant temps pour elles d’adopter la facturation électronique afin de rester en avance sur cette transition plutôt que de la leur imposer !

 

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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