Dans le passé, si vous envoyiez un mauvais document à un client, c'était mauvais pour les affaires. Mais aujourd'hui, c'est souvent une violation de la loi si les données privées d'un client se retrouvent entre les mains d'un tiers. Cette tendance croissante au respect de la loi a conduit à la nécessité d'une haute intégrité et la transparence. Et comme l'explique Jannes Wiggerink, responsable du marketing stratégique chez Neopost, "cela implique la possibilité de suivre chaque envoi individuel dans le système, feuille par feuille".

Comment assurer l'intégrité des documents

Afin d'obtenir l'intégrité des documents tout au long du processus d'envoi, nous devons être en mesure de comprendre les capacités de chaque système de pliage et d'insertion afin de pouvoir assembler correctement un document, de garantir que le processus d'assemblage est fiable et que nous pouvons tenir compte de toute variation dans l'assemblage. Kelly McManus, responsable national des ventes de courrier de production pour Neopost USA, confirme que "les organisations d'aujourd'hui doivent être capables de vérifier que tout ce qui doit être envoyé est effectivement envoyé et dans la bonne enveloppe. En outre, elles doivent être en mesure de conserver une trace de chaque page de chaque ensemble de documents livrés".

Prenons l'exemple d'un centre médical qui envoie la correspondance des patients. Il se peut qu'il doive envoyer une lettre à un ancien combattant pour lui dire qu'il doit venir se faire soigner. Il peut s'agir d'une lettre de rendez-vous demandant à la personne de venir un certain jour, à une certaine heure, pour une opération. S'il s'agit d'une opération du genou, le centre devra lui envoyer un formulaire spécifique indiquant au patient ce qu'il doit faire avant que l'opération du genou n'ait lieu. En revanche, s'il s'agit d'une opération des yeux, il faudra lui envoyer un autre ensemble d'instructions. Il faut donc mettre en place le bon système de préparation des documents et de traitement du courrier afin que le vétéran reçoive la bonne lettre et les bonnes instructions pour son opération.

Logiciels pour un traitement efficace du courrier

Il existe aujourd'hui un logiciel efficace de préparation des documents, qui permet aux utilisateurs de définir quels documents doivent être intégrés dans quelle communication. Il peut trier et rassembler les documents pour éviter d'envoyer plusieurs éléments au même destinataire et il sécurise le contenu de chaque communication. En outre, une solution flexible peut être intégrée dans les inséreuses de dossiers pour faire correspondre électroniquement chaque pièce de courrier au fichier de données d'un envoi afin d'assurer une vérification complète en "boucle fermée" (du début à la fin du travail). Une sécurité totale est essentielle pour l'intégrité du courrier et une inséreuse de dossiers dotée du bon système d'exploitation peut garantir qu'il n'y a pas de double alimentation de documents et que chaque document est enregistré à l'entrée et tout au long du processus jusqu'à ce que le document soit inséré dans une enveloppe et placé sur l'empileur de sortie.

Le rôle des données dans la préparation du courrier

Ce qu'il faut retenir, c'est que tout se résume à la manière dont les données sont produites. Comme l'explique Theo Theodorou, responsable des activités d'exportation de Neopost : "Les organisations veulent être en mesure de s'assurer qu'elles ont mis en place les bons contrôles d'intégrité pendant tout le processus de préparation du courrier. Et elles veulent pouvoir revenir à la fin du processus et vérifier que ce qui a été réellement produit correspond aux données préparées au départ".

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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