À l'approche des fêtes de fin d'année, alors que vos employés se préparent à faire leurs valises pour les vacances en famille, à décorer leur maison et à prendre des congés bien mérités, une chose est sûre : ces grosses piles de factures qui se trouvent sur les bureaux de vos équipes chargées des comptes clients, des finances ou des opérations doivent être pliées, empaquetées, mises sous compteur et envoyées à vos clients dans l'espoir d'être payées avant que vous ne clôturiez vos comptes pour la fin de l'année et que toutes les valeurs s'équilibrent correctement dans le bilan de votre entreprise. Dans le feu de l'action et sous la pression des montants à envoyer, il peut être très facile d'oublier la facture d'un client, de mettre par inadvertance la mauvaise facture dans la mauvaise enveloppe, d'arriver en retard au bureau de poste, de manquer une échéance ou simplement d'encourir des frais d'affranchissement très élevés pour le courrier certifié ou prioritaire.

Tout cela semble si familier, si long et si épuisant, n'est-ce pas ? Ne serait-ce pas formidable s'il existait un moyen meilleur, plus simple et plus efficace d'envoyer toutes ces factures sans faire de compromis sur la qualité, sans perdre un temps précieux et, surtout, sans être payé à temps ? En quelques étapes simples, vous pouvez éliminer ce processus d'envoi manuel, risqué et encombrant et passer à une automatisation simple et rentable des processus commerciaux ou, dans ce cas, à l'automatisation des factures.

L'automatisation des factures permet à votre entreprise de traiter toutes vos factures sans qu'il soit nécessaire de recourir à l'interaction humaine à chaque étape du processus. Grâce à l'automatisation des factures, vous pouvez contrôler votre facture par le biais d'outils d'automatisation du courrier électronique. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités telles que la saisie de la facture, qui permet de saisir toutes les données pertinentes de la facture, comme le numéro d'identification du client, le numéro de facture, le montant, l'adresse, etc. Vous pouvez même configurer les tâches de facturation à l'avance, personnaliser vos options de courrier et enregistrer des scénarios pour un envoi rapide et efficace de factures par lots. Enfin, grâce à l'automatisation des factures et les solutions numériques comme celui de Quadient, vous pouvez même tirer parti de la puissance du regroupement pour insérer des documents supplémentaires concernant les clients, tels que des relevés, des avis, des accords et d'autres communications commerciales pertinentes. Grâce à la puissance de l'automatisation, vous débarrassez votre entreprise des risques associés au traitement manuel du courrier, vous réduisez considérablement les coûts d'encre, de fournitures, de papier et les coûts supplémentaires d'heures supplémentaires liés au travail des employés 24 heures sur 24. Les employés à valeur élevée peuvent se concentrer sur des tâches à valeur élevée et votre entreprise peut disposer d'un moyen plus transparent, plus visible et plus cohérent d'automatiser la livraison de leurs factures et le versement des paiements avec quelques ajustements opérationnels mineurs. Alors que des entreprises comme la vôtre sont dans la course au numérique, il est important de ne pas se contenter de proposer des moyens numériques pour la récupération et le paiement des factures, mais d'automatiser et de tracer l'ensemble du processus dans son intégralité. L'automatisation des processus répétitifs permet de libérer beaucoup plus de temps pour ces équipes bien méritantes qui font des heures supplémentaires et sautent leur déjeuner pour avoir un moyen meilleur et plus facile de terminer leur travail sans compromettre l'intégrité et la qualité de leur travail.

Les solutions de Business Process Automation (BPA) de Quadient aident les petites et moyennes entreprises à optimiser leurs coûts d'exploitation, à améliorer l'expérience des clients et des employés et à stimuler la croissance de l'entreprise en automatisant les processus sortants et entrants essentiels. Nos solutions s'appuient sur les systèmes de base existants et permettent aux utilisateurs de contrôler les interactions cruciales avec l'actif le plus précieux de l'entreprise : le client. Il en résulte une plus grande efficacité grâce à l'élimination des processus manuels, à l'amélioration de l'expérience client et à un meilleur contrôle de la conformité réglementaire. Nous vous donnons également la possibilité d'automatiser ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, ce qui vous permet d'évoluer à votre propre rythme, sans avoir à investir dans de nouvelles technologies par la suite. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez ceci et faites-nous savoir comment Quadient peut vous aider à libérer le temps précieux de votre personnel et vous permettre d'être payé plus rapidement, ce qui se traduira par une expérience client et commerciale bien meilleure pour tous.

Payal Khandhedia

Payal Khandhedia

Responsable du marketing de contenu, automatisation des processus d'entreprise

Payal Khandhedia est responsable du marketing de contenu chez Quadient et se concentre sur l'automatisation des processus d'entreprise. Payal apporte une vision stratégique et une analyse du marketing des produits ainsi que l'expérience acquise dans le cadre de ses fonctions et des postes de gestion des produits et de marketing qu'elle a occupés dans des entreprises de premier plan de Wall Street comme Morgan Stanley et OppenheimerFunds. Tout au long de sa carrière, elle a construit une marque personnelle et professionnelle forte, fondée sur une excellente gestion des relations avec les clients et de la communication, la résolution de problèmes complexes, la gestion du changement et la stratégie de produits et de vente, entre autres.

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