La saison des fêtes approche : vos collaborateurs se préparent à partir dans leur famille, à décorer leur maison et à profiter d'un repos bien mérité... Pourtant une chose est sûre, les piles de factures des services de gestion des créances clients, financiers et opérationnels devront être pliées, mises sous pli, affranchies et envoyées à vos clients si vous souhaitez être payé avant la clôture des comptes et pouvoir ainsi rapprocher correctement les différents éléments de votre bilan. Dans la précipitation et devant la nécessité absolue de les envoyer, vous risquez fort d'oublier une facture, de mettre le mauvais document dans une enveloppe, d'arriver trop tard au bureau de poste, de dépasser une échéance ou tout simplement de vous voir facturer des frais exorbitants d'affranchissement en courrier recommandé ou prioritaire.
Toutes ces activités longues et épuisantes vous sont-elles familières ? Et s'il existait un moyen plus simple, rapide et efficace d'envoyer toutes ces factures sans compromettre la qualité de vos documents et mobiliser le toutes vos ressources et surtout, tout en étant payé dans les temps ? En quelques clics vous pouvez très facilement oublier ce processus manuel risqué et chronophage d'envoi de courriers en migrant vers un processus de facturation automatisé simple et économique.
L'automatisation de la facturation permet à votre entreprise de traiter ses factures sans l'intervention humaine à chaque étape. Grâce à ce processus, vous pouvez par exemple suivre vos factures par le biais de tableaux de bord personnalisables selon vos propres indicateurs. Vous pouvez également bénéficier de fonctionnalités comme la capture de factures, qui permet d'extraire les données pertinentes, telles que les n° de client et de facture, le montant, l'adresse, etc. Vous pouvez même préparer des tâches en amont, personnaliser vos options d'envoi et enregistrer des scénarios pour envoyer rapidement et efficacement de nombreuses factures en nombre. Enfin, les solutions digitales et d'automatisation de la facturation comme celles de Quadient permettent d'insérer des documents client supplémentaires comme des relevés, des avis, des contrats et d'autres communications professionnelles pertinentes. Grâce l'automatisation, vous pouvez éviter les risques associés au traitement manuel du courrier, mais pas seulement : il s'agit également d'un moyen de réduire significativement vos coûts d'impression, de fournitures et de papier, ainsi que les frais générés par les heures supplémentaires effectuées par vos collaborateurs. Les plus performants, peuvent ainsi se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Votre entreprise peut automatiser le traitement de ses factures et les paiements de manière plus transparente, visible et fiable à l'aide d'une organisation optimisée du service . Alors que de nombreuses entreprises comme la vôtre sont en voie de digitalisation, il est important de ne pas se limiter à la création et au paiement des factures, et d'étendre l'automatisation et la traçabilité à l'intégralité du processus. En effet, l'automatisation des processus répétitifs permet de soulager considérablement des équipes habituellement contraintes de faire face à une charge de travail importante. Elles peuvent ainsi accomplir leurs missions plus efficacement et plus facilement, sans compromettre l'intégrité et la qualité de leur travail.
Les solutions d'automatisation des processus métier (BPA) de Quadient aident les PME à optimiser leurs coûts opérationnels, à améliorer l'expérience des collaborateurs et des partenaires commerciaux et à stimuler la croissance en automatisant les processus entrants et sortants essentiels pour l'entreprise. Nos solutions exploitent les systèmes de base existants et les font évoluer pour permettre aux utilisateurs métier de contrôler les interactions cruciales avec le bien le plus précieux des entreprises : les clients. Le résultat : une efficacité accrue grâce à la suppression des processus manuels, une meilleure expérience client et plus de contrôle sur la conformité réglementaire. Nos solutions sont suffisamment flexibles pour vous permettre d'automatiser ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Vous évoluerez à votre rythme, et vous n'aurez pas besoin d'investir dans de nouvelles technologies par la suite. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez cet article et dites-nous comment Quadient peut contribuer à alléger la charge de travail de vos collaborateurs. Le but est de recouvrer plus rapidement vos créances et de proposer une meilleure expérience à vos partenaires commerciaux.