Pour de nombreuses entreprises, les processus numériques se terminent au point où les documents nécessitent des signatures. Permettre aux clients et aux fournisseurs de signer des documents réduit numériquement les coûts et accélère les processus, libérant ainsi du personnel pour continuer à générer des revenus et à faire croître l’entreprise.

Les entreprises économisent du temps et des coûts et améliorent l’exactitude lorsqu’elles automatisent la production de documents importants. Les documents sont souvent envoyés par voie électronique aux clients et aux fournisseurs, mais l’obtention d’une copie retournée signée implique encore souvent l’impression, le télécopieur ou l’affichage. 

Pourquoi revenir à un processus manuel à partir d’un processus numérique?

Cela se produit pour les contrats de tous types, y compris les ventes et qui met un retard sur la conversion du pipeline de vente et d’apporter des revenus. Lorsqu’il s’agit de recevoir des documents signés, trop souvent, les entreprises passent du temps à manipuler manuellement les messages ou les télécopies entrants, à déposer des copies papier ou à les numériser et à déchiqueter les originaux. Il s’agit d’une surcharge de temps, de ressources et – dans le cas des documents papier – d’espace de stockage physique. Il y a également de grandes chances d’erreur manuelle dans le processus et le dossier électronique des interactions client/fournisseur doit être rompu si les documents signés ne sont pas téléchargés sur le système de gestion de la relation client.

Renverser la situation avec l’ajout simple de signatures électroniques

Les clients et les fournisseurs qui reçoivent des documents clairement marqués électroniquement insèrent simplement leur signature électronique et leur retour. L’ensemble du processus est simple, rapide, maintient le dossier électronique et offre une foule d’avantages commerciaux, y compris:

  1. Réduction des coûts – les frais d’affranchissement, d’impression et de dépôt peuvent être considérablement réduits
  2. Temps gagné – non seulement en réduisant les étapes du processus, mais aussi en réduisant le temps nécessaire pour récupérer les documents
  3. Erreurs minimisées – en prenant des mesures manuelles hors du processus
  4. Stockage réduit – si votre entreprise vise à être sans papier, les signatures électroniques sont une étape précieuse sur le chemin de l’enseillement des classeurs
  5. Amélioration des relations – les clients et les fournisseurs apprécieront de ne pas avoir besoin d’être poursuivis pour le retour d’un document
  6. Dossiers électroniques – la chaîne d’interaction entre les clients et les fournisseurs est ininterrompue lorsque les documents signés sont simplement et efficacement stockés dans le cadre d’un dossier complet

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Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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