Bien qu'elles externalisent régulièrement de nombreuses activités non essentielles, les petites entreprises ont tendance à gérer elles-mêmes leur courrier sortant. À mesure que les entreprises se développent, les demandes de communication augmentent avec des envois réguliers et ponctuels allant des devis et des factures aux rappels et aux documents de marketing, sans parler des communications avec le personnel. L'externalisation du courrier sortant peut permettre de gagner du temps et d'améliorer la productivité tout en donnant aux entreprises un aperçu et un contrôle sur le processus de communication.

Tenez compte de l'étendue et du volume des communications envoyées par votre entreprise et du temps et de l'implication que le personnel doit leur consacrer. Certaines communications sont générées dans une partie de l'entreprise et transmises à une autre pour être imprimées, adressées, affranchies et envoyées par la poste. Ensuite, il y a le courrier électronique ; il faut décider quelles communications seront envoyées par courrier physique et quelles communications seront envoyées par voie numérique. 

Il suffit d'un ou plusieurs problèmes pour qu'ils surviennent à un moment ou à un autre de la chaîne de production et les communications peuvent être envoyées en retard, contenir des erreurs ou ne pas être envoyées du tout. Cela peut entraîner des pertes de recettes et, dans le cas de la facturation, des problèmes de trésorerie. Parmi les problèmes couramment rencontrés, citons les dysfonctionnements des équipements, les absences du personnel et les retards dus aux arriérés, en particulier aux heures de pointe. 

Une solution d'externalisation numérique prend en charge les envois imprimés et électroniques

Un portail dans les nuages qui vous permet d'envoyer des dizaines ou des milliers de lettres depuis votre ordinateur en quelques minutes vous évite les tracas et les pertes de temps liés au courrier sortant. La solution envoie les documents téléchargés aux clients de la manière dont ils souhaitent les recevoir, que ce soit par courrier physique ou numérique. 

Pour votre entreprise, cela signifie : 

  • Un gain de temps qui aurait été consacré à l'impression, à l'affranchissement et à la mise sous pli
  • Finis les tracas liés à la réparation de problèmes d'équipement tels qu'un dysfonctionnement de l'imprimante qui peut retarder l'arrêt des communications
  • Réduction des coûts d'impression et d'affranchissement
  • Aucun goulet d'étranglement dans le système qui exige qu'une communication soit sacrifiée pour une autre
  • Une absence de personnel ne signifie pas que le courrier sortant est bloqué
  • Suivi du statut grâce à des tableaux de bord personnalisables et accessibles de partout
  • Stockage sécurisé des communications numériques pour faciliter l'archivage et la recherche de documents.

Une solution basée sur le web, qui traite et distribue les communications d'entreprise en quelques clics seulement, prend en charge le courrier régulier et ponctuel de manière simple, efficace et précise, libérant ainsi des ressources pour poursuivre le travail de développement de l'entreprise. 

Découvrez comment Neopost peut vous aider à soulager le mal de tête que représente la gestion du courrier sortant. 

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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