Chaque année, les achats en ligne génèrent de plus en plus de colis. Les acheteurs canadiens ont dépensé près de 40 milliards de dollars US en 2018 et ce chiffre devrait passer à plus de 53 milliards de dollars US d'ici 2022.  Cela représente beaucoup de colis à livrer et certains, sans doute, sont livrés sur les lieux de travail.

Localiser les destinataires et leur faire parvenir les livraisons peut être un processus en plusieurs étapes qui gruge le temps de la salle du courrier et empêche le personnel de se consacrer à d'autres activités. Si l'on ajoute à cela le traitement du courrier sur plusieurs sites, les choses peuvent devenir encore plus compliquées. Si des colis sont retenus ou disparaissent, il faut parfois passer encore plus de temps à essayer de les localiser, tandis que les livraisons perdues doivent être remplacées - une dépense qui pourrait être évitée.

Si le courrier manquant contient des informations sensibles, il peut s'agir d'un problème de sécurité que toutes les entreprises veulent éviter.

Suivi interne des colis : Sortez le guet-apens avec le logiciel de suivi du courrier entrant

Les processus manuels de suivi des colis peuvent être inefficaces et manquer de transparence. Les logiciels de suivi du courrier entrant peuvent remédier à cette situation grâce à l'enregistrement et au suivi transparents des colis, depuis leur arrivée sur place jusqu'à leur réception à destination. 

Vous avez le contrôle total du processus jusqu'au bout :

  • Logiciel d'enregistrement et d'étiquetage qui enregistre le courrier scanné. Les destinataires peuvent être identifiés à partir d'un carnet d'adresses et être informés de leur livraison par courrier électronique
  • Dispositifs de lecture portables permettant de scanner les codes-barres du courrier à chaque étape de la livraison pour un suivi en temps réel du statut. Lors de la livraison, les destinataires enregistrent leur signature sur l'appareil et les notifications sont renvoyées au système de contrôle central
  • Logiciel de suivi des colis, permettant de suivre les articles en toute sécurité via un portail web, avec historique de numérisation et preuve de livraison.

Il s'agit d'un processus de bout en bout qui favorise la responsabilité et la visibilité en fournissant une piste d'audit pour le suivi des colis. À tout moment de l'année, il peut aider votre salle de courrier à répondre aux exigences des livraisons entrantes.

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