Avec la croissance des entreprises, les demandes adressées à la salle du courrier augmentent avec l'accroissement du volume du courrier sortant. Le traitement du courrier peut représenter une énorme ponction sur les ressources, car le personnel imprime des documents, met des enveloppes, des adresses et les apporte à la poste. 

Comme si l'investissement en temps et en travail pour traiter le courrier imprimé ne suffisait pas, la distribution des communications par courrier électronique prend également du temps. Dans certains cas, les envois sont fractionnés, certaines communications étant envoyées par la poste et d'autres par courrier électronique. Chaque fois que ces activités sont traitées manuellement, quelqu'un doit créer les envois, appliquer les frais de port ou les adresses électroniques et les envoyer. C'est le même engagement de temps chaque mois - il ne change pas parce que l'activité a été effectuée auparavant. L'automatisation du processus peut contribuer à le rationaliser, tant du point de vue du temps que des coûts.

L'importance de communications précises et opportunes

Il est important de faire parvenir le courrier à temps, de la bonne manière et aux bons clients pour maintenir la trésorerie et développer l'entreprise. Les devis et les courriers marketing aident à générer des commandes, tandis que la facturation rapide permet de faire rentrer de l'argent plus rapidement dans l'entreprise. Malheureusement, des problèmes peuvent survenir à différents stades du processus. Les imprimantes peuvent présenter des dysfonctionnements ou être à court de fournitures ; le nombre d'employés disponibles ayant les compétences requises peut être réduit pendant les périodes de pointe des vacances. Ces problèmes peuvent avoir pour conséquence que le courrier n'est pas envoyé ou est expédié en retard, ce qui peut avoir des répercussions sur la réception des commandes, le service aux clients et la réception des paiements. Une façon de résoudre ces problèmes est d'envisager une solution d'externalisation qui simplifie la gestion du courrier sortant. Le courrier est imprimé, trié, mis sous enveloppe, affranchi et livré à la Poste depuis un ordinateur de bureau.

Une plate-forme unique pour gérer toutes les communications

Les documents téléchargés vers un portail dans les nuages peuvent être envoyés par courrier physique ou électronique, selon la préférence du client. C'est un moyen efficace de gagner du temps et d'accroître la productivité en détournant les efforts des activités d'envoi pour les consacrer au service à la clientèle et à la génération de revenus. Les documents destinés à un même client peuvent être regroupés en un seul envoi, ce qui réduit les dépenses d'affranchissement. Le client bénéficie ainsi d'une meilleure expérience, tout comme le fait de répondre à ses préférences concernant la manière dont il souhaite être contacté. Si la gestion du courrier sortant dans votre entreprise est devenue trop lourde, trop longue et trop inefficace, il est peut-être temps d'étudier comment une solution numérique avec externalisation de l'impression et du courrier pourrait simplifier et accélérer cette activité commerciale essentielle.

Payal Khandhedia

Payal Khandhedia

Responsable du marketing de contenu, automatisation des processus d'entreprise

Payal Khandhedia est responsable du marketing de contenu chez Quadient et se concentre sur l'automatisation des processus d'entreprise. Payal apporte une vision stratégique et une analyse du marketing des produits ainsi que l'expérience acquise dans le cadre de ses fonctions et des postes de gestion des produits et de marketing qu'elle a occupés dans des entreprises de premier plan de Wall Street comme Morgan Stanley et OppenheimerFunds. Tout au long de sa carrière, elle a construit une marque personnelle et professionnelle forte, fondée sur une excellente gestion des relations avec les clients et de la communication, la résolution de problèmes complexes, la gestion du changement et la stratégie de produits et de vente, entre autres.

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