Le problème des reçus ne se limite pas à l'encombrement du papier et aux documents potentiellement perdus. Les petites entreprises qui trouvent un moyen plus efficace et plus moderne de gérer leurs notes de frais peuvent économiser du temps et de l'argent. Lorsque les reçus sont sauvegardés numériquement et stockés dans un format permettant la recherche, il est facile de trouver et de trier les informations sur les coûts de l'entreprise et de voir où des économies peuvent être réalisées.

Toutes les entreprises engagent des dépenses et toutes doivent gérer des reçus. Les reçus sont essentiels pour créer un enregistrement à des fins fiscales et pour gérer les coûts de l'entreprise. 
Ensemble, les reçus contiennent des informations de gestion cruciales qui doivent être régulièrement examinées pour voir où des économies pourraient être réalisées, par exemple en changeant de fournisseurs, en renégociant des contrats ou en cessant complètement certains services.

Transformer le papier en données

Malheureusement, le traitement des reçus papier prend du temps et est inefficace. Les reçus se perdent, prennent de l'espace de stockage et ne sont pas facilement retrouvés ou transférés.
Il est possible de remédier à cette situation en transformant le papier en données. La gestion des reçus numériques permet de gagner du temps et de l'argent. Elle apporte une valeur ajoutée grâce à une base de données numérique interrogeable, à laquelle il est facile d'accéder pour rappeler facilement les dossiers. 

Utiliser le mobile pour garantir les enregistrements numériques

La gestion transparente des reçus s'étend également à l'extérieur du bureau. Prenez par exemple les reçus de kilométrage. Traditionnellement, les employés calculent manuellement la distance parcourue et le pourcentage du montant du reçu qui peut être dépensé. Cela rend le calcul de l'impôt délicat. Aujourd'hui, le GPS des smartphones peut être utilisé pour suivre exactement le kilométrage, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des efforts. 
Il y a de fortes chances pour que votre entreprise possède de nombreux reçus bien gérés. Au lieu de cela, saisissez les images des reçus sur votre appareil mobile dès que vous les recevez et téléchargez-les tous dans une banque de données centralisée.  
Cette banque de données centralisée peut ensuite être consultée, filtrée et organisée comme il se doit pour répondre à chaque besoin, par exemple pour créer des notes de frais ou fournir des informations à des fins fiscales. Grâce à l'accès facile et instantané à un registre numérique des dépenses, les petites entreprises sont idéalement placées pour suivre et gérer les coûts et réaliser des économies lorsque cela est possible. 

Découvrez comment NeoReceipts by Shoeboxed peut vous soulager de la gestion des dépenses et des reçus pour faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise et améliorer sa productivité. 

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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