Vous manipulez toujours des reçus papier? Passez au numérique pour gagner du temps et de l’argent

Ralph Mezzoni | mardi 28 juin 2022
Photo d’une personne payant pour un achat en magasin à l’aide de son smartphone et d’un code QR sur son reçu

Le problème des reçus va au-delà de l’encombrement papier et des dossiers potentiellement perdus. Les petites entreprises qui trouvent un moyen meilleur et plus à jour de gérer les reçus de dépenses permettent d’économiser du temps et de l’argent. Lorsque les reçus sont enregistrés numériquement et stockés dans un format consultable, il est facile de trouver et de trier les informations sur les coûts de l’entreprise et de voir où des économies peuvent être réalisées.

Toutes les entreprises engagent des dépenses et toutes doivent gérer les reçus. Les reçus sont essentiels pour créer un dossier aux fins de l’impôt et pour gérer les coûts de l’entreprise
Ensemble, les reçus contiennent des informations de gestion cruciales qui devraient être régulièrement examinées pour voir où les coûts pourraient être économisés, par exemple en changeant de fournisseur, en renégociant les contrats ou en cessant complètement certains services.

Transformer le papier en données

Malheureusement, le traitement des reçus papier prend du temps et est inefficace. Les reçus se perdent, occupent de l’espace de stockage et ne sont pas facilement récupérés ou transférés.
Cette situation peut être inversée en transformant le papier en données. La gestion des reçus numériques permet d’économiser du temps et de l’argent. Il ajoute de la valeur grâce à une base de données numérique consultable qui peut être facilement consultée pour faciliter le rappel des dossiers

Utiliser le mobile pour garantir les enregistrements numériques 

La gestion transparente des reçus s’étend également à l’extérieur du bureau. Prenez les reçus de kilométrage, par exemple. Traditionnellement, les employés calculaient manuellement la distance parcourue et le pourcentage du montant de la réception qui pouvait être dépensé. Cela rend le calcul de l’impôt délicat. Aujourd’hui, le GPS dans les smartphones peut être utilisé pour suivre le kilométrage exactement, économisant du temps et des efforts. 
Il y a de fortes chances que votre entreprise héberge beaucoup de reçus bien gérés. Au lieu de cela, capturez les images de reçus sur votre appareil mobile dès que vous les obtenez et téléchargez-les toutes dans une banque de données centralisée.  
Cet enregistrement central peut ensuite être recherché, filtré et organisé, mais il doit l’être pour répondre à chaque besoin, par exemple pour créer des notes de frais ou fournir des informations à des fins fiscales. Avec un accès facile et instantané à un enregistrement numérique des dépenses, les petites entreprises sont idéalement placées pour suivre et gérer les coûts et réaliser des économies dans la mesure du possible. 

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