La rapidité et la précision avec lesquelles les processus dorsaux sont réalisés peuvent avoir un impact important sur la façon dont une entreprise fonctionne, se comporte et interagit avec ses clients.

Lorsque le flux d'informations est bloqué par des processus manuels gourmands en ressources, les organisations ne peuvent pas fonctionner avec agilité et elles finissent par prendre du retard sur les autres qui sont capables d'agir plus rapidement.

Les processus manuels disjoints entraînent des pertes d'opportunités

Par exemple : Un prospect appelle pour se renseigner sur un produit. L'employé note exactement les informations dont l'appelant a besoin, ce qui inclut l'envoi d'une brochure physique. L'employé écrit les informations sur un morceau de papier pour ajouter le système informatique plus tard, quand il aura un moment de libre.

Une fois téléchargé manuellement, l'employé doit créer de nouveaux éléments de correspondance personnalisés pour chaque prospect car il n'y a pas de modèle - cela prend du temps et nécessite une nouvelle saisie des données. La correspondance est imprimée et doit être apportée au bureau de poste pour être envoyée par la poste avec la brochure.

Le représentant commercial ne peut pas se rendre au bureau de poste avant le lendemain au plus tôt et, une fois sur place, il est obligé de faire la queue. Le colis prend quelques jours supplémentaires pour arriver chez le prospect, soit une semaine environ après l'appel. Cependant, à ce moment-là, un concurrent a déjà répondu plus rapidement et a remporté l'affaire.

Les solutions numériques automatisées de bout en bout augmentent l'efficacité et la satisfaction

Concentrons-nous maintenant sur une entreprise qui s'appuie sur les outils numériques pour ses processus de gestion des documents.

Un prospect appelle pour se renseigner sur un produit. L'employé enregistre la demande et les informations pertinentes directement sur un outil numérique. Comme la solution stocke des modèles pour les différents types de correspondance, l'employé peut générer simplement et rapidement une lettre pour accompagner la brochure. Cela donne également à l'employé le temps de personnaliser la communication afin qu'elle soit adaptée au prospect.

Une fois prêt, l'article - à l'unité ou dans le cadre d'un lot beaucoup plus important - est téléchargé sur un portail web. L'impression, la mise sous pli, le comptage et la livraison au client sont ensuite gérés hors site, dans les locaux du fournisseur.

La brochure et la correspondance personnalisée parviennent au prospect quelques jours après l'appel initial. Il est satisfait du délai de réponse, ainsi que du produit proposé, et signe un accord.

Une communication plus efficace signifie une entreprise plus efficace

Lorsque les entreprises sont en mesure d'agir et de distribuer des lots pouvant contenir des milliers d'articles personnalisés - y compris des communications clients standard, du matériel marketing, des factures et des relevés - à des milliers de destinataires sur des canaux numériques et physiques en quelques clics à partir d'une seule solution, les avantages en termes d'efficacité se font sentir dans toute l'entreprise. Les employés ont plus de temps pour se concentrer sur le service aux clients et les activités de croissance de l'entreprise. Ils n'ont pas les mains liées par des processus manuels fastidieux qui ne font qu'ajouter une pression inutile et augmenter la probabilité d'erreurs.

 
Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni est le directeur du marketing produit pour les solutions de salle de courrier chez Quadient USA.  Il a passé plus de dix ans à aider à développer de nouvelles technologies pour optimiser les processus d'envoi tout en minimisant les coûts d'envoi pour les clients à travers les États-Unis.

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