Chaque interaction avec le client est une opportunité pour faire bonne impression, répondre à ses besoins et construire une relation qui pourrait générer des revenus sur le long terme. Toutes les communications ont donc leur importance. Pour autant, qu'il s'agisse de lettres, de courriers, d'e-mails ou d'autres correspondances, l'étape de création est à la fois fastidieuse, chronophage et propice aux erreurs, notamment lorsque le processus comporte de nombreuses autres étapes.

Heureusement, les entreprises peuvent s’aider d’outils pour automatiser la gestion des courriers sortants. Ces solutions permettent non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais également d’améliorer la fidélisation client. Elles présentent 5 avantages majeurs:

  1. La personnalisation: les clients préfèrent recevoir des communications ciblées, personnalisées et adaptées. Ils attendent des entreprises qu’elles sachent qui ils sont et qu'elles leur montrent qu’elles les connaissent. Cette attente peut être difficile à combler lorsque les communications sont préparées manuellement. L’automatisation ouvre de nombreuses perspectives de personnalisation et permet aux entreprises d’en récolter tous les bénéfices.
  2. Le choix: la plus brillante des campagnes de marketing échouera lamentablement si elle n’arrive pas au bon moment ou de la bonne façon. Les destinataires n’y prêteront aucune attention. Chaque client préfère être contacté d’une manière différente : par voie digitale, par courrier papier ou les deux. Gérer ces préférences peut s’avérer difficile si les processus sont manuels et si chaque canal est géré séparément. Le logiciel de gestion multicanale du courrier sortant permet de centraliser les communications et de gérer les préférences clients.
  3. La rapidité: naturellement, vous souhaitez répondre aussi vite que possible aux requêtes de vos clients. Mais le processus peut être assez lent s’il faut à chaque fois générer une nouvelle correspondance, l’imprimer et préparer son affranchissement manuellement. Grâce aux solutions digitales, vous pouvez saisir votre requête dans le système, puis choisir un modèle de communication et personnaliser le courrier en fonction des préférences du client, afin qu’il reçoive l’information quand et comme il le souhaite.
  4. Le professionnalisme: le logiciel de gestion multicanale du courrier sortant apporte toute la pertinence et la créativité nécessaires à vos communications. Vous pouvez maximiser l’impact de chaque courrier en ajoutant des couleurs, des visuels et des logos. Quelle que soit la taille de l’entreprise, il est important de lui donner une image pertinente et professionnelle, afin de faciliter la gestion centralisée des communications.
  5. La coordination: il est logique de regrouper les différentes communications papier adressées à la même personne, en un seul envoi. Les courriers sont pourtant souvent envoyés séparément. Cette méthode est non seulement synonyme de gaspillage en papier et en timbre, mais donne également l’image d’une entreprise qui n’arrive pas à se coordonner. Les solutions digitales permettent de rassembler plusieurs communications en un seul courrier : il s'agit d'une solution pratique, économique, qui présente l’entreprise sous une seule et même bannière.

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