Pourquoi louer une machine à affranchir est profitable ?

courrier entreprise communications - machine à affranchirMalgré la digitalisation des supports de communication qui s’intensifie, le papier reste en effet un support majeur dans les échanges et la communication

Rappel des avantages du courrier physique pour les échanges inter-entreprises :

- Mode de communication universel 

- Communication sans restriction 

- Simplicité d’envoi et de réception  

- Taux de lecture et impact garanti 

- Bonne perception globale  

 

L’entreprise ou l’organisation, qui souhaite gérer son activité courrier en interne, peut s’équiper en louant une machine à affranchir à des entreprises agrées par la Poste. Elles leur permettront d’envoyer facilement tout courrier et objets jusqu’à 30 kg, d’affranchir à des tarifs avantageux.

 

De plus, elles bénéficient de prestations de services (assurances, suivi, remise contre signature…) permettant de suivre les envois, contrôler les dépenses par service si besoin et de piloter l’activité courrier dans son ensemble.

Mais au fait, qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?

machine à affranchir Une machine à affranchir est une solution bureautique, comme un copieur ou une imprimante, réservée uniquement aux entreprises ou aux organisations. Celle-ci permet de préparer et d’expédier le courrier simplement et rapidement. Elle appose une marque d’affranchissement avec un tarif associé sur le pli ou objet à expédier en fonction des 3 critères postaux : 

  • Le produit postal (délai, services associés) 
  • Le poids (jusqu’à 30 kg)
  • La destination (département, France, Europe…)

En fonction de ces 3 critères, une machine à affranchir va calculer le bon tarif postal sans erreur grâce à sa mise à jour régulière des tarifs à distance et sa balance postale associée. Elle va permettre d’accéder aux principaux produits et services postaux, de faire gagner du temps (pas de recherche de tarif), d’affranchir assurément au bon prix et ainsi d’éviter un sur-affranchissement.

Avec une machine à affranchir, plus précisément vous pouvez : 

Pour l’expédition :

  • Choisir parmi les différents produits postaux, comme la Lettre Verte (J+2), Lettre Prioritaire (J+1), Ecopli (J+4), Lettre Recommandée pour une valeur juridique, Lettre Suivie avec un code barre, Destineo pour un envoi de courrier publicitaire, Colissimo pour des colis ou plis épais au-dessus de 3cm, …
  • Peser vos plis afin d’affranchir au bon tarif tout en évitant le sur-affranchissement
  • machine a affranchir courrier entrepriseSélectionner la destination de votre choix 
  • Ajouter un logo ou slogan publicitaire sur votre enveloppe et optimiser ainsi l’impact de vos communications
  • Intégrer automatiquement votre identification postale (No Timbre) sur chaque pli pour permettre un retour du courrier en cas de non distribution du pli (PND)

Pour le suivi :

  • Faire le reporting de vos envois et ainsi suivre votre consommation
  • Tenir une comptabilité analytique par service utilisateur au sein de votre organisation
  • Mémoriser les tarifs les plus utilisés pour faciliter les choix
  • Permettre le suivi des plis dans le process postal 

Mais aussi pour le courrier entrant :

  • Compter le nombre de plis reçus
  • Dater les courriers selon leur jour de réception
 

Vous l’avez compris, avec une machine à affranchir, vous n’avez plus besoin de coller manuellement les timbres sur vos enveloppes, ni de vous déplacer au bureau de Poste pour affranchir votre courrier. C’est le bureau de Poste qui se déplace chez vous.

Quels sont les avantages d’une machine à affranchir ?

envoi de documents courrier machine a affranchirLa Machine à Affranchir (ou MAA) constitue une solution universelle d’expédition de documents : courriers de gestion, documents originaux, courriers recommandés, colis, courriers marketing, objets (dans la limite de 30 kg)… Presque tout peut être envoyé avec une machine à affranchir. Les différents modèles permettent de s’adapter au mieux à votre volumétrie courrier, faible ou fort volume, toujours en vous garantissant les bons tarifs postaux.

L’affranchissement de vos courriers est simplifié, sécurisé, précis et rapide.

tarif courrier economique machine a affranchir

Solution économique

Avec une machine à affranchir, vous affranchissez vos plis au centime près, vous bénéficiez des tarifs très avantageux et faites des économies tout en préservant votre trésorerie. Avec la machine à affranchir, vous envoyez vos plis avant qu’ils ne vous soient facturés le mois suivant par la Poste. Il n’y a donc pas d’avance de trésorerie à faire… Chaque marque d’affranchissement générée sur le pli indique en chiffres le prix du service postal associé.

Le plateau de pesée, associé à la machine à affranchir, vous permet de peser vos enveloppes au juste poids en évitant ainsi le sur-affranchissement et le passage d’une tranche de tarif à l’autre. En choisissant les tarifs les plus adaptés à vos envois, vous payez de 9 à 14% moins cher (sur la tranche de -20 gr) versus le timbre traditionnel. 

 Le tableau ci-dessous permet de comparer les tarifs d’affranchissement d’une machine à affranchir versus le timbre postal collé sur l’enveloppe :

machine a affranchir tarif courrier

 

 

Par exemple, votre établissement affranchit 20 courriers par jour au tarif Lettre Prioritaire.

En utilisant le tarif Lettre Verte de la machine à affranchir, vous économiserez 48€ par mois soit 580€ par an sur vos dépenses d’affranchissement. En utilisant l’Ecopli, vous pourrez faire davantage d’économies : 58 € par mois ou 687€ par an ! 

Gains de temps et de productivité

Gains de temps et de productivité

Rapide et intelligente, la machine à affranchir traite efficacement votre courrier. Vous n’avez plus besoin d’apposer de timbres sur vos courriers pour affranchir vos plis. Pour tous vos envois, vous recevez une seule facture postale mensuelle de vos affranchissements émise par La Poste grâce à la transmission automatique de vos consommations (télé-relevé des consommations). Aucun déclaratif à faire, vous ne perdez plus de temps pour calculer le coût exact de vos plis et vous n’êtes jamais à court de timbres. 

Si vous possédez une machine à affranchir TpMAC (très petite machine à affranchir), vous pouvez directement déposer votre courrier dans la boite aux lettres de rue en évitant ainsi le déplacement au bureau de poste, économisant ainsi un peu de votre temps précieux.

Suivi des dépenses postales de vos envois

Suivi des dépenses postales de vos envois

Les machines à affranchir sont directement connectées au serveur de la Poste, ce qui vous permet de suivre vos dépenses grâce à la facture mensuelle détaillée et aux sites extranet mis en place par la plupart des concessionnaires. Grâce à la machine à affranchir vous pouvez avoir une vision globale et détaillée de votre consommation postale et suivre ainsi votre budget d’affranchissement. La Poste facture les affranchissements sur une seule facture mensuelle à M+1. Cela facilite aussi votre suivi comptable.

valorisation image entreprise

Valorisation de l’image de votre entreprise

Avec une machine à affranchir, vous pouvez personnaliser vos communications. En effet, l’utilisation de la flamme publicitaire permet de donner à votre entreprise une image encore plus professionnelle. Affichez votre logo, slogan ou les coordonnées de votre société sur vos courriers et valorisez ainsi l’image de votre entreprise et de vos communications.

machine a affranchir utilisation

Simplicité d’utilisation :

 

Pour utiliser une machine à affranchir, vous n’avez besoin que de peu de choses, à savoir : un service expéditeur (optionnel mais indispensable si vous faites de la comptabilité analytique), une destination (France, international…), un produit postal, un poids et le tour est joué… la machine fait le reste… tout est automatique !

Il suffit de se laisser guider à travers le menu intuitif ou de mémoriser vos envois les plus fréquents pour gagner encore plus de temps.

Solution universelle de communication

 

Tous les particuliers, entreprises ou établissements publics ou associatifs ont une adresse physique connue et identifiée, l’expéditeur est presque certain de pouvoir les contacter par l’adresse postale (versus un e-mail ou les réseaux sociaux où l’on trouve souvent des adresses e-mails non valides). De plus, vu la baisse des volumes courrier physiques, la communication papier en boite aux lettres a toujours un impact élevé vis-à-vis du destinataire !

Et si on parlait du contrat de location d’une machine à affranchir ?

	contrat location machine a affranchir

En France, les modèles de machines à affranchir proposés sont disponibles en location-entretien auprès des concessionnaires agréés par La Poste. Chaque machine doit être validée par la Poste avant sa mise sur le marché. La Poste attribue un timbre postal composé de 2 lettres à une nouvelle machine à affranchir, cela permet d’identifier la société et le modèle de machine à affranchir. Pour Quadient, un timbre fréquent sur le marché est le timbre HU qui permet d’identifier des machines à affranchir milieu de gamme. 

Un contrat tripartite entre le client, la Poste et le concessionnaire est ensuite nécessaire pour utiliser une machine à affranchir. Le client signe alors deux contrats :

 
  • Un contrat avec le concessionnaire pour la location et la maintenance du matériel,
  • Un contrat avec la Poste pour la facturation de l’affranchissement de ses plis chaque mois.

Ces contrats de location-entretien sont généralement d’une durée d’engagement de 3, 4 ou 5 ans.

 

Comment bien choisir sa machine à affranchir ?

choisir machine a affranchir.

Le choix du modèle de la machine à affranchir dépendra de vos usages et des volumes courriers envoyés par votre société.

Il existe 2 types de machines à affranchir en France selon les normes et la réglementation Postale:

  • Norme TpMAC : très petite machine à affranchir connectée 

Pour des volumes jusqu’à 20 lettres/jour

  • Norme MAI : machine à affranchir intelligente 

Pour des volumes moyens ou plus importants jusqu’à 2 000 lettres/jour

Avant de choisir votre machine à affranchir, sachez que tous les produits postaux ne sont pas disponibles sur toutes les machines à affranchir, notamment sur les TpMAC qui n’intègrent pas certains produits soumis à TVA comme le colis.

Alors, comment bien choisir sa machine à affranchir ?

machine_a_affranchir TPMAC

TPMAC, très petite machine à affranchir connectée : faible volume et dépôt dans une boite aux lettres de rue

Une TpMAC permet aux entreprises ayant peu de volumétrie (jusqu’à 20 plis par jour) de profiter des principaux avantages d’une machine à affranchir tout en bénéficiant d’un service de proximité grâce à un dépôt de proximité. 

Idéal pour les TPE et PME, elle s’adapte parfaitement à l’environnement de travail et permet de déposer le courrier dans n’importe quelle boite aux lettres de rue (la fameuse boite jaune de la Poste). Pour les envois de courriers recommandés ou de plis très épais, il faudra se rendre par contre au bureau de poste.  

MAI, Machine à Affranchir intelligente 

MAI, Machine à Affranchir intelligente : volumes de courriers plus importants

Cette solution est destinée aux entreprises qui ont des volumes d'affranchissement souvent plus importants. Pour le traitement de volumes encore plus importants (> 2 000 plis tous les jours), il existe des solutions de courrier industriel permettant un marquage unitaire du pli sans valeur associée.

Les courriers affranchis par une MAI devront être déposés dans le bureau d’attache mentionné dans le contrat de la machine (souvent le bureau de Poste). Le courrier sera alors pris en charge et expédié par l’opérateur postal. Pour les établissements ayant des contraintes de temps ou de transport du courrier, il existe des services de ramassage du courrier proposés par la Poste, à savoir la collecte.

Choisir un alimenteur automatique sur sa MAA

Choisir un alimenteur automatique sur sa machine à affranchir :

Si vous faites régulièrement des envois réguliers de 10 plis homogènes et plus (même poids, même produit postal, même tarif), un alimentateur est un vrai confort d’utilisation et gain de temps… Certains alimenteurs vont jusqu’à coller l’enveloppe.

Opter pour une pesée dynamique sur la MAA

Opter pour une pesée dynamique sur la MAA :

 

Le must de la Machine à affranchir, si vous avez régulièrement des séries d’envois avec un même produit postal mais des poids hétérogènes, c’est la pesée dynamique. Elle pèse pour vous chacun des plis et vous fera économiser un temps considérable en automatisant l’affranchissement de vos plis. Vous ne pourrez plus vous en passer !

choisir balance courrier machine a affranchir

Choisir la balance :

Selon vos types d’envois, vous pouvez choisir une balance associée à votre machine à affranchir de portée différente : les portées vont de 3 à 35 kg selon les concessionnaires. Associez-lui la pesée différentielle pour permettre de mettre un lot d’enveloppes sur votre balance et de travailler par différence à chaque pli que vous affranchissez. Il existe deux modes de pesée différentielle :

  • Pesée différentielle : vous placez un lot d’enveloppes sur la balance, puis retirez une enveloppe à la fois : le poids et le montant d’affranchissement sont calculés automatiquement.
  • Pesée différentielle avec étiquette : quand une enveloppe est retirée du plateau de pesée, le poids et le montant d’affranchissement sont calculés automatiquement et imprimés sur une étiquette.
En savoir plus
hardware machine a affranchir

Profiter d’autres options Hardware :

  • Douchette pour lire les codes-barres et affecter automatiquement le compte qui affranchit
  • Logiciel associé pour piloter en temps réel le budget d’affranchissement et piloter les dépenses par service
	maintenance assistance machine a affranchir

Les services associés :

Beaucoup de services peuvent accompagner les machines à affranchir :

  • une intervention à distance ou sur site avec un délai d’intervention garanti ou non 
  • la possibilité d’une mise à jour automatique des tarifs à chaque changement des tarifs généraux de la Poste 
  • une alerte du niveau d’encre de la cartouche 
  • et une commande automatique pour garantir la continuité de service… 
 

Beaucoup de concessionnaires innovent pour vous apporter toujours plus ! Dans certains cas et pour éviter la rupture d’activité, vous pouvez disposer d’une offre associant des envois en physique et en digital, selon vos besoins et impératifs. Vous pouvez également accéder à un extranet permettant de consulter les données d’affranchissement et le suivi de vos commandes ou directement commander en ligne…

 

Comment affranchir le courrier avec une machine à affranchir ?

Comment affranchir le courrier avec une machine à affranchir ?Le fonctionnement d’une machine à affranchir est très simple et intuitif. Pour affranchir votre courrier, il vous suffit de :

  • Préparer le courrier amené à être envoyé,
  • Choisir votre compte utilisateur pour permettre le suivi précis des affranchissements, 
  • Sélectionner le mode de pesée en fonction du modèle de votre machine (modes standard de la balance pour le passage d’une seule enveloppe ; différentiel si plusieurs enveloppes sur la même balance en retirant l’enveloppe du haut de la pile ; dynamique : insertion de vos plis dans l’alimenteur et la machine fera le reste). Grâce à cette fonctionnalité, chaque pli est pesé au gramme près ce qui vous évite le sur-affranchissement et garantit de faire des économies,
  • Sélectionner le produit postal correspondant à votre envoi (Lettre Verte, Ecopli, Lettre Recommandée..). En fonction du poids et de la destination de votre courrier, la machine imprime l’empreinte postale correspondant au tarif en vigueur. Le montant est imprimé sur l’enveloppe, ainsi que l’identification de la machine (timbre postal),
  • Sélectionner l’empreinte, si vous souhaitez faire apparaître un logo ou un message particulier sur l’enveloppe (possibilité de texte libre),
  • Récupérer les enveloppes affranchies.

Une fois votre courrier affranchi, vous pouvez le déposer dans la boite aux lettres de rue (uniquement pour les TpMAC) ou dans votre bureau d’attache ou encore faire appel aux services de collecte de courrier.

La machine étant connectée au serveur de La Poste grâce à différents modes de connexion (Modem analogique, LAN, 4G), tous vos affranchissements sont transmis automatiquement à la Poste par télé-relevé. Vous recevez une facture mensuelle détaillée de vos affranchissements et de votre consommation. 

Vous voyez, utiliser une machine à affranchir n’est vraiment pas compliqué et peut vous permettre de réaliser des économies substantielles. Alors dans ce contexte où l’optimisation de sa trésorerie est un challenge, c’est le moment de réfléchir à s’équiper d’une machine à affranchir !

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