Les erreurs de communication peuvent s'avérer coûteuses et conséquentes pour les entreprises, et même constituer un véritable problème de sécurité. Si les communications marketing ne parviennent pas aux destinataires concernés, c'est de la perte d'argent et de temps ; si l'information produit envoyée au client est incorrecte, la relation commerciale peut en être impactée. Plus grave encore, si des informations sensibles se retrouvent dans la mauvaise enveloppe, il s'agit d'une atteinte au droit de la vie privée, dont les conséquences peuvent être lourdes et désastreuses.
En choisissant de produire, de classer et de distribuer leurs communications manuellement, les entreprises optent pour des processus laborieux et sujets à des erreurs. Compte tenu de l'importance des enjeux, les risques auxquels elles s'exposent sont considérables. Le contenu et la distribution des communications d'entreprise doivent être traités de façon fiable et sécurisée. Les entreprises doivent veiller à ce que les documents envoyés parviennent à leurs destinataires et tout mettre en œuvre pour éviter au maximum les erreurs durant le processus de traitement.
Afin de renforcer la sécurité de leurs communications sortantes, les entreprises se doivent de repenser leurs procédures de communication et de mettre en place des solutions de suivi et de reporting digitales performantes.
Intégrité des communications
Afin de s'assurer que chaque message envoyé par l'entreprise parvient à son destinataire, les processus doivent pouvoir déterminer quel document correspond à quelle enveloppe. La conservation des preuves de distribution et la mise en place d'une piste d'audit de bout en bout contribuent également à garantir l'intégrité du processus.
C'est là que les logiciels de gestion des documents sortants entrent en jeu. En effet, ces derniers permettent de trier et de classer les documents correspondant à chaque destinataire, sécurisant le contenu de chaque courrier grâce à un système d'identification par code-barres.
Sécuriser le contenu des documents : une solution digitale
En abandonnant les processus manuels au profit de l'automatisation et de la numérisation, les entreprises disposent de deux mesures de suivi pour renforcer la sécurité de leurs communications sortantes :
* Les codes-barres intelligents : des marques optiques, telles que les codes-barres, sont ajoutées à chaque courrier. Ces marques sont « lues » par une machine de mise sous pli intelligente afin de déterminer quel document sera inséré dans quelle enveloppe.
* Les signatures électroniques : ces dernières permettent de conserver une preuve que chaque courrier est parvenu à son destinataire.
Pour des raisons de confidentialité et de protection des données, ainsi que pour la satisfaction des clients, les entreprises doivent impérativement sécuriser le contenu de leurs envois. En optant pour la digitalisation et l'automatisation de leurs processus, elles sont en mesure de contrôler quels documents sont insérés dans quelles enveloppes et de suivre, surveiller et sécuriser l'ensemble de leurs communications sortantes.