La maîtrise des coûts opérationnels fait partie intégrante de l’exploitation d’une entreprise. Plus ils sont élevés, plus votre marge reste faible, ce qui limite la disponibilité des liquidités pour investir dans des activités porteuses de croissance.

Si certaines dépenses, comme les frais généraux, sont une constante difficile à réduire sans prendre de mesures drastiques, vous pouvez limiter vos coûts opérationnels variables en rationalisant les opérations et en recourant aux nouvelles technologies.

 

Les communications traditionnelles : une solution coûteuse

Les entreprises ont besoin de communiquer avec leurs clients, leurs prospects, leurs fournisseurs. Bon nombre d’entre elles ont encore largement recours au courrier papier, comme elles le faisaient autrefois et qui reste aussi une solution efficace. Toutefois les documents papier doivent être imprimés, mis sous pli et postés, et les correspondances pré-imprimées doivent être stockées, parfois dans des armoires de classement sous clé lorsqu’il s’agit d’informations confidentielles. Chacun de ces processus représente une dépense non négligeable…

 

Pour réduire les coûts : respectez les préférences du destinataire

Il existe aujourd'hui de nombreux canaux de communication, et les destinataires sont libres de choisir la manière dont ils souhaitent être contactés. Par exemple, plutôt que de recevoir des factures par courrier, certains clients préfèrent qu’elles soient envoyées par e-mail, pour les intégrer plus facilement dans leurs processus. De même, certains consommateurs finaux préfèrent recevoir des rappels par SMS pour ajouter facilement des éléments au calendrier de leur smartphone.

Dans ces deux cas, en passant aux communications numériques, les entreprises se donnent les moyens d’améliorer la fidélisation et la satisfaction client, tout en réduisant leurs coûts en éliminant les frais inutiles d’impression, de stockage et d’affranchissement.

 

Adoptez une solution permettant la gestion efficace de communications multicanales

Pour limiter vos coûts efficacement, il est possible d’adopter un Output Management Software (OMS) pour automatiser le traitement des documents sortants.

Le traitement manuel des communications demande du temps et des efforts, et limite la disponibilité des ressources pour des activités plus productives. Par ailleurs, le facteur humain ne fait qu’augmenter le risque d’erreur et les coûts associés.

Autre avantage d’un tel logiciel : quel que soit le canal de communication choisi, toutes les correspondances sortantes sont scannées et archivées sur le Cloud en toute sécurité. Où que soit l’utilisateur, il lui suffit de disposer d’une connexion Internet pour accéder facilement à ses documents et les récupérer: plus besoin de stockage physique !

Par ailleurs, le système offre aux entreprises des garanties tangibles en matière de sécurité des informations.

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