Jusqu'à il y a environ cinq ans, les solutions de facturation électronique étaient principalement conçues pour les grandes entreprises. Toutefois, de nouvelles solutions spécifiquement développées pour les petites et moyennes entreprises (PME) gagnent des parts de marché. En passant de la facturation physique à la facturation numérique, les PME bénéficient des avantages découlant d'un processus plus fiable, sécurisé, traçable et optimisé.

Plusieurs formats de facturation électronique

Le format de facturation électronique le plus courant est le PDF. Le fournisseur qui décide d'envoyer une facture au format PDF a deux options : soit il envoie un simple fichier PDF et, dans ce cas, le fournisseur et le client doivent s'assurer que des contrôles internes sont en place et bien documentés pour créer une piste d'audit fiable en cas de contrôle fiscal ; soit il utilise une signature électronique qui garantit l'intégrité et l'authenticité du document.  Si cette méthode par PDF est assez simple pour l'expéditeur, elle implique que le destinataire saisisse manuellement les données de la facture pour l'intégrer dans son système comptable, ou automatise cette opération grâce à une solution de capture de données.

Un autre format de facturation électronique est utilisé dans le cadre d'une activité de facturation très dense l'EDI (échange de données informatisées). Avec l'EDI, le client et le fournisseur doivent définir un format spécifique de données de facturation (XML, EDIFACT...). C'est souvent le client qui impose son format à ses fournisseurs, car cette méthode permet aux destinataires d'automatiser l'ensemble de leur processus de facturation. La solution EDI est complexe et coûteuse du point de vue du fournisseur car celui-ci doit gérer un format de facturation EDI différent pour chaque client. En mettant en œuvre l'EDI, le fournisseur et le client doivent aussi se conformer à la législation spécifique à l'EDI, comme la liste obligatoire des partenaires éligibles en France.

Authenticité et intégrité de la facturation électronique

L'authenticité et l'intégrité de la facture électronique (au format PDF ou EDI) peuvent être garanties par une signature électronique. En cas d'utilisation d'une signature électronique, l'expéditeur doit se renseigner pour savoir si la signature électronique requise par son pays est une signature avancée ou qualifiée. Une signature électronique avancée est une signature logicielle, tandis qu'une signature électronique qualifiée est une signature matérielle.

En fonction de la réglementation locale, certains pays peuvent demander aux parties de conserver la facture dans son format d'origine. Cela signifie que si la facture a été envoyée au format électronique, elle devra être conservée électroniquement pendant toute la durée légale de sa conservation.

Différentes méthodes de facturation électronique

Les fichiers PDF et EDI peuvent être envoyés de différentes façons. Tout d'abord par e-mail. Ce mode de diffusion peut sembler le plus simple, mais il peut entraîner un processus de récupération long et complexe en cas d'archivage électronique incorrect. Pour qu'ils soient correctement traités par le destinataire, il est conseillé d'envoyer les fichiers de facturation à l'adresse e-mail du service et non à celle du comptable.

Deuxièmement, via un portail Web. Dans ce cas, le client demande au fournisseur de saisir manuellement toutes les données de la facture sur un portail Web qui lui est dédié. Cela représente un surplus de travail pour le fournisseur, qui doit saisir des données à la fois dans son système comptable et sur le portail Web du client. Cette méthode augmente le risque d'erreur humaine liée à la saisie manuelle. Cependant, elle permet souvent au fournisseur de suivre les étapes de traitement de ses factures, de l'approbation jusqu'au paiement. Le principal avantage est pour le client, qui peut automatiser l'ensemble de son processus de facturation et d'intégration comptable (saisie des données de la facture, rapprochement avec la livraison, approbation et paiement).

Des prestataires d'outils de facturation électronique peuvent également être sollicités. Cette solution implique le recours à un tiers, qui met en œuvre et soutient les processus de facturation électronique et d'archivage pour le compte des fournisseurs et/ou des clients. C'est lui qui gère la complexité des différents formats de facturation EDI et l'interopérabilité entre les différents prestataires de service.

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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