Lorsque les revenus sont limités, les entreprises sont souvent confrontées à des problèmes de trésorerie. Pour pallier aux écarts, elles peuvent être contraintes de se tourner vers d'autres sources de financement coûteuses – telles que les prêts bancaires – ou, à défaut, de manquer des opportunités pour réinvestir dans leur activité.

Le recouvrement des factures est indispensable pour encaisser des liquidités

Dans certains secteurs d'activité, le règlement des transactions se fait immédiatement dès réception des biens ou services. Ce qui nécessite souvent une facturation. Ces factures doivent détailler précisément le montant dû ainsi que les conditions de paiement, notamment la date d'échéance et le mode de règlement accepté.

La plupart des organisations n'effectuent aucun paiement avant d'avoir reçu une facture, ce qui oblige à créer et envoyer celle-ci rapidement. C'est une vraie contrainte pour de nombreuses petites entreprises.

La facturation est rarement prioritaire quand les ressources sont limitées

Les grandes entreprises ou organisations disposant d'équipes comptables dédiées ont les moyens de facturer quotidiennement. Mais nombreuses sont les petites entreprises qui, du fait que leurs quelques collaborateurs assument un large éventail de responsabilités, ne peuvent pas faire de la facturation une priorité et une tâche quotidienne.

En outre, la facturation prend énormément de temps lorsqu'elle est effectuée manuellement, ce qui s'avère problématique. En effet, s'il faut créer individuellement et entièrement des documents qui doivent ensuite être imprimés, mis sous pli, affranchis et envoyés, cela prolonge d'autant le délai de paiement avant même l'envoi des factures.

Accélérez le paiement en réduisant le cycle de traitement en quelques clics

La réduction voire la suppression des tâches manuelles chronophages peut permettre à une seule personne d'assumer le travail effectué par plusieurs personnes. En tant que telles, les petites entreprises devraient privilégier l'investissement dans des outils de traitement et de pilotage en ligne qui simplifient les processus de facturation. Prenons l'exemple de l'envoi des factures papier. Les entreprises peuvent déposer manuellement ou de manière automatisée sur un portail web des factures qu'un fournisseur récupère ensuite pour s'occuper de l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et la distribution, de manière sécurisée et précise. Il est possible d'envoyer les documents numériquement ou physiquement, ce qui permet à leurs destinataires de les recevoir au format le plus adapté à leurs propres exigences de traitement.

Le suivi en ligne pour réduire les retards de paiement

De même, de nombreuses personnes ne sont pas en mesure de suivre facilement les factures. Les outils dotés de la d'intelligence artificielle intégrée permettent aux utilisateurs de suivre exactement toutes les étapes de traitement des factures, par le biais d'un portail web. Il est ainsi plus facile de repérer les factures échues et le moment auquel effectuer le paiement. En fin de compte, si le processus de création, de traitement et de suivi des factures est automatisé et optimisé, les entreprises recevront plus rapidement leurs fonds et verront leurs recettes augmenter.

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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