Les coûts d'exploitation peuvent être définis comme « les dépenses allouées à la maintenance et à l'administration d'une entreprise au quotidien ».1 Ils peuvent inclure les loyers, les frais bancaires et les charges dues aux services publics. Si la majorité des coûts d'exploitation ne peuvent être réduits uniquement en interne – ils nécessitent souvent des négociations avec un acteur externe – , l'utilisation d'un logiciel de gestion du courrier sortant (OMS) peut réduire les dépenses inutiles.

 

La prise en compte des préférences client fait gagner du temps et réduit les coûts

Bien communiquer peut faire toute la différence. Une communication efficace avec les clients et autres parties prenantes engendre des relations durables et permet d'éviter les clients insatisfaits. Les messages doivent être clairs et envoyés via le canal préféré du destinataire. Beaucoup d'organisations continuent de recourir essentiellement au courrier physique, mais cela entraîne des dépenses entre l'impression, le stockage et l'affranchissement. Si certains clients préfèrent la voie numérique parce que c'est plus simple pour eux, vous gaspillez des ressources inutilement en recourant uniquement au courrier physique. Trouver le bon équilibre entre le courrier physique et le courrier numérique permet de faire des économies et de booster la satisfaction de vos clients.

 

La solution OMS garantie la pertinence des systèmes existants

Les outils de "management des canaux de sorties" en ligne peuvent également standardiser les courriers sortants de systèmes existants. Les éléments sont simplement mis en ligne, puis formatés automatiquement. Cela s'avère particulièrement utile pour les entreprises recourant à de multiples outils, tels qu'un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour la vente et un logiciel de comptabilité pour la facturation. La compatibilité des systèmes OMS est très élevée, il n'est donc pas nécessaire d'investir dans des logiciels spécialisés et les entreprises peuvent continuer à utiliser la solution qui leur convient le mieux.

 

Regrouper les communications permet de réduire les frais d'envoi

Les outils de gestion des canaux des sorties ( OMS en anglais) permet également de réduire les coûts en centralisant le courrier sortant. Peu importe si les entreprises envoient du courrier depuis un ou dix sites différents : toutes les communications sont regroupées sur un seul portail.

Quand plusieurs courriers sont adressés à un même destinataire par voie physique, ils sont regroupés dans une même enveloppe, ce qui représente un gain de temps et de frais d'affranchissement. Si vous souhaitez les envoyer par voie numérique, ils peuvent être joints à une seule communication ; le destinataire reçoit alors un seul message, et non plusieurs.

 

Adaptez-vous aisément aux préférences de communication de vos clients avec les outils de gestion de vos canaux de communication

Étant donné que les clients utilisent différents canaux de communication, les organisations doivent se montrer flexibles et être capables d'utiliser les mêmes. Aucun canal ne devrait être privilégié, et chaque destinataire devrait être libre de choisir ce qui lui convient le mieux. En optant pour des outils de gestion de vos canaux de communication, les entreprises peuvent facilement répondre aux attentes de leur public, tout en réduisant les coûts d'exploitation. L'argent économisé peut être investi plus efficacement ailleurs,  notamment pour mieux servir les clients et développer l'activité.

Yasmina Hachemi

Yasmina Hachemi

Chef de produit BPA

Yasmina a rejoint Quadient en 2018 en tant que chef de produit marketing, responsable des offres de traçabilité (ISITRAC) et d’optimisation de la gestion documentaire multicanale (Impress Automate). Forte d’une expérience de 5 ans acquise au sein d’Orange Business Services sur les mêmes fonctions, Yasmina a développé une véritable expertise dans le domaine du digital et du marketing stratégique. A travers son expérience professionnelle et personnelle, elle s’est notamment construit de solides connaissances sur le parcours et l’expérience client, qui lui permettent de développer et mettre en oeuvre des solutions innovantes auprès de ses clients.

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