Dématérialisation, digitalisation, SaaS, Cloud sont des termes courants aujourd’hui. Réussir la transformation de ses processus, dématérialiser ses flux (factures, relances, bulletins de paie, recommandés…) constituent les défis majeurs de l’entreprise quelle que soit sa taille et son secteur d’activité. Ce bouleversement est également une opportunité sans précédent et ceci a été rapidement intégré par les entreprises. D’autant que la législation favorise le recours au numérique (loi El Khomri dite Loi Travail, Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, Décret n°2018-347 relatif à la Lettre Recommandée Electronique).
Qu’entend-t-on par le terme dématérialisation ? En quoi se distingue-t-il de la digitalisation ? Quels sont ses bénéfices ? Comment mener un projet de cette envergure ? Est-ce un big bang ou une transition progressive ? En quoi le choix du partenaire est stratégique ?
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents est bien souvent la première étape de la transformation digitale d’une entreprise. Elle consiste à remplacer un support papier/physique par un support électronique. La dématérialisation est multiple. Elle peut se situer :
- Au niveau des documents : substitution du format papier de certains documents comme les factures, les bulletins de paie ou le courrier (simple ou recommandé) par des fichiers électroniques.
- Au niveau des supports : les informations peuvent être diffusées sur des tablettes, smartphones, ordinateurs ou produites en version papier
- Au niveau des échanges : utilisation de l’internet, du Cloud pour effectuer les échanges d’information et mettre en place un espace de travail collaboratif.
- Au niveau des métiers/services : on parle alors davantage de digitalisation. Il s’agit de la réflexion de fond quant à la digitalisation des processus des principaux services (finance, comptabilité, ressources humaines, marketing…)
Les avantages de la dématérialisation
Outre l’aspect réglementaire la favorisant, de nombreuses entreprises songent sérieusement à la dématérialisation, voire anticipent le processus. Selon plusieurs études, environ 70% des entreprises non équipées en solution de dématérialisation envisagent de le faire dans les 24 prochains mois. Grâce à la dématérialisation, vous :
- Gagnez du temps : l’information, le document comme la facture sont plus vite accessibles et le sont à n’importe quel moment. Vos collaborateurs mettent moins de temps à les retrouver grâce à l’archivage, les moteurs de recherche sur les plateformes dédiées sachant qu’en moyenne, ils peuvent passer de 20% à 40% de leur temps à les chercher. Ils peuvent ainsi davantage se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Optimisez le suivi : la traçabilité et les tableaux de bord permettent de suivre en temps réel vos documents envoyés et de déclencher rapidement l’action adéquate (par exemple, renvoyer une facture en motif rejeté ou mettre à disposition un bulletin de paie dématérialisé demandé par le salarié).
- Réalisez des économies : par la suppression de certaines étapes (impression, affranchissement, archivage physique), vous réalisez des économies sur les coûts de traitement. A titre d’exemple, une facture électronique coûte 3€ de moins qu’une facture papier selon la DGFiP -Direction Générale des Finances Publiques- et l’AIFE -Agence pour l’Informatique Financière de l’État-). Même constat pour l’adoption des bulletins de paie électroniques. Selon un rapport commandé par le Medef, le gouvernement, le DGCIS et le Syntec, la dématérialisation du bulletin de paie entraîne des économies de 33 à 67% en comparaison avec leur impression, leur mise sous pli et leur distribution.
- Réduisez les délais de traitement : cette diminution peut devenir un vrai avantage concurrentiel dans un écosystème qui se veut de plus en plus réactif car elle améliore l’efficacité de votre organisation. A ce sujet, 71% des DAF considèrent avoir gagné du temps dans le traitement des factures grâce à la dématérialisation ayant pour impact direct un délai de recouvrement réduit.
- Diminuez les erreurs : le diable se cache dans les détails, les erreurs également. L’automatisation et la dématérialisation ont un impact positif sur la réduction des erreurs ce qui améliore le professionnalisme et l’image perçue de votre entreprise. Par exemple, une virgule qui manque, une donnée client incomplète nuit à votre image. L’automatisation des process et l’interconnexion avec votre ERP garantit l’exactitude des données de vos factures et supprime le temps passé aux vérifications.
- Améliorez la sécurité : les espaces sécurisés et la signature électroniques, pour ne citer qu’eux, renforcent la sécurité de vos échanges et confèrent au document dématérialisé, par exemple le bulletin de paie, une valeur probante. Vos salariés n’auront plus à redemander un exemplaire du bulletin de paie égaré et sauront qu’ils peuvent retrouver leurs bulletins jusqu’à leur retraite.
Les bénéfices peuvent se révéler exponentiels si vous en profitez pour repenser l’ensemble de vos processus. On parle alors de digitalisation. Elle peut même devenir le fer de lance d’une amélioration globale de votre organisation sur la base d’un modèle plus dynamique.
Bien choisir son partenaire
La digitalisation est rarement un big bang dans les entreprises, bien plus souvent une transition progressive. En effet, le format papier ne disparaît pas du jour au lendemain. Chercher un partenaire capable de vous accompagner dans cette transition à votre rythme est plus que nécessaire. Un projet qui serait trop rapidement mené ne permet pas l’adhésion des collaborateurs. Un projet trop long ne montrera pas assez vite ses bénéfices ce qui diminuera l’intérêt des contributeurs. En conséquence, un partenaire proposant un panel de solutions physiques et digitales représente un atout pour faire de cette digitalisation un parcours sans faute pour tous.
Comment initier un projet de dématérialisation ?
Vous avez décidé de mener un tel projet ? Mais le piloter pour en faire un succès, ne s’improvise pas. Il existe de nombreuses méthodes dont la méthode PDCA (Planifier Développer Contrôler Ajuster) pour cadrer votre projet :
- Planifier consiste à définir les objectifs, les priorités en fonction des bénéfices attendus et concevoir la communication associée afin que chacun se mobilise. La définition d’objectifs est essentielle car elle vous permet de distinguer les processus devant être transformés de ceux devant être créés. Recréer des processus obsolètes et espérer des bénéfices grâce à la dématérialisation est vain. En somme, c’est la définition du cadre du projet et la base des indicateurs de suivi. Dans le cadre de la dématérialisation de factures vers la plateforme Chorus, il vous faut compléter ou corriger les SIRET et déterminer ceux qui appartiennent à la sphère publique. Sans cela, vos factures seront rejetées. Cela peut être aussi le moment de redéfinir vos process d’implémentation des données comptables.
- Développer équivaut à une conception étape par étape basée sur des ressources technologiques qui ont pu être éprouvées par d’autres acteurs. Par exemple, vous pouvez vous servir de l’obligation légale d’utiliser le portail Chorus Pro afin de vous doter d’une solution unique pour la facturation de tous vos clients, quel que soit le canal de diffusion (papier, électronique ou Chorus). La digitalisation n’est jamais un cataclysme mais une transformation progressive. A cette étape, votre projet peut rencontrer des détracteurs, des freins au changement qu’il faudra comprendre pour mener à bien votre projet. Comme toute modification dans les habitudes de travail et comme toute innovation, vous serez amenés à démontrer les bénéfices de cette nouvelle solution à certains de vos collaborateurs pour les convaincre définitivement du bienfondé de votre choix.
- Contrôler consiste à faire état d’un suivi régulier du projet selon des KPI’s définis au préalable. Les tableaux de bord sont très utiles car ils vous donnent l’information en temps réel et en un coup d’œil. Savoir immédiatement si des factures sont en attente, si d’autres ont été rejetées est primordial pour relancer ou les modifier. Vous améliorez alors les délais de paiement. Selon le rapport annuel 2016 de l’Observatoire des délais de paiement, les délais de paiement moyens de vos clients s’élèvent à 44 jours en jours de chiffre d’affaires en France. Les réduire grâce à la dématérialisation est donc un enjeu de taille.
- Ajuster équivaut à l’amélioration continue des processus car tout n’est pas parfait au lancement du projet et l’utilisation quotidienne est source d’optimisations. Vous pourrez même tirer de cette expérience les clés d’un autre projet de dématérialisation ou de digitalisation.
La réussite dépend également de la réponse aux questions inhérentes à ce type de projet tel que : comment ce projet va s’intégrer à l’infrastructure existante ? Va-t-il tout bouleverser ? La solution pourra-t-elle évoluer en fonction des leviers de croissance de l’entreprise ? La sécurité sera-t-elle toujours de mise ? Comment mes données pourront être protégées ? Peut-on différencier les droits d’accès selon le profil des utilisateurs ? Les documents dématérialisés auront-ils la même valeur probante en cas de litige ? L’archivage électronique est-il de même durée que l’archivage papier et est-il conforme à la Loi ? Une fois ces doutes levés, votre projet de dématérialisation aura toutes les clés en mains pour être bénéfique à tous.