Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, son service courrier doit faire face à un volume croissant d'expéditions. Ce processus peut vite accaparer vos équipes, qui devront imprimer, glisser dans une enveloppe et déposer dans un bureau de poste chaque courrier. 

Aux ressources investies dans cette gestion du courrier s'ajoutent celles nécessaires à l'envoi des communications par e-mail, une tâche qui prend également du temps. Dans certains cas, la diffusion du contenu se fait simultanément sur ces deux canaux, certains messages étant envoyés par courrier, d'autres par courriel. Quand ces activités sont réalisées de façon manuelle, une personne devra se consacrer à la création et à la préparation de chaque courrier avant de l'envoyer par voie postale ou par Internet. Mois après mois, ce processus humain sera toujours aussi long, car ici la pratique répétée n'a aucun impact sur l'efficacité. Pour économiser du temps et de l'argent, l'idéal est d'automatiser vos processus.

Une bonne stratégie de communication est primordiale

Pour maintenir votre trésorerie et développer votre entreprise, il est capital que vos courriers soient envoyés au bon moment, aux bonnes personnes et de la bonne façon. Les devis et le contenu marketing sont essentiels pour générer des commandes, tandis qu'une facturation rapide permet d'accélérer les rentrées d'argent. Hélas, de nombreux éléments peuvent venir gripper la machine à chaque étape du processus : votre imprimante peut tomber en panne, votre stock de papier peut s'épuiser plus vite que prévu, le personnel requis peut vous faire défaut en période de vacances. Ces problèmes peuvent engendrer des retards dans vos envois ou un abandon pur et simple de certains messages, ce qui aura un impact sur le volume de commandes, la prise en charge des clients et le paiement des factures. Pour éviter ces écueils, il est judicieux d'opter pour une solution d'externalisation qui simplifiera la gestion du courrier sortant. Il sera ainsi imprimé, trié, préparé, affranchi et déposé dans un bureau de poste sans qu'il faille quitter votre ordinateur.

Une plateforme unique pour gérer l'intégralité des communications

En important vos documents dans un portail cloud, vous pourrez choisir au cas par cas de les envoyer par lettre ou e-mail, selon les préférences de chaque client. Très efficace, cette méthode vous permettra de gagner du temps et d'améliorer la productivité, car vous pourrez alors consacrer les ressources nécessaires aux activités postales à la prise en charge de clients et à la génération de revenus. Les documents destinés au même client peuvent également être regroupés pour limiter les dépenses. Ces modes opératoires, tout comme le respect des préférences de contact, vous permettront d'offrir une meilleure expérience à chaque client. Si, dans votre entreprise, la gestion du courrier sortant est devenue trop prenante et peu efficace, nous vous conseillons d'opter pour une solution numérique capable d'externaliser les tâches d'impression et d'expédition : vous pourrez ainsi simplifier et accélérer ce processus essentiel à votre activité.

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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