Dématérialisation des factures fournisseurs : obligations légales, défis et opportunités

La dématérialisation des factures devrait devenir une obligation pour toutes les factures dès 2023 suite à l'adoption du projet de loi de finances 2020. Pour les entreprises, cela signifie qu’il faudra être prêt le moment venu à passer au traitement dématérialisé des factures et à leur archivage. Un défi, mais aussi une opportunité de moderniser sa comptabilité fournisseurs en impulsant un projet de transformation numérique profitable à l’organisation.

 

La loi de finances 2020 et les obligations légales pour l’entreprise

Alors que le déploiement de l’obligation d’émettre des factures dématérialisées s'est achevée au 1er janvier 2020 dans le cadre des marchés publics, c’est l’ensemble des factures fournisseurs qui devraient connaître le même destin dès 2023. C’est en tout cas ce que prévoit l’article 56 du projet de loi de finances 2020, dans un souci d’efficacité de la collecte de la TVA.

Ce dispositif anti-fraude, appelé de ses vœux par le ministre de l’Action et des Comptes publics Gérald Darmanin dès le printemps, promet de mettre un coup d’accélérateur à la transformation digitale des TPE et PME. Car elles sont encore nombreuses à ne pas avoir digitalisé leur organisation !

Près d’un quart des directions administratives au sein des PME et ETI n’a pas encore franchi le pas d’après le baromètre Croissance & Digital 2019 de l’Acsel, tandis qu’une récente étude OpinionWay révèle que trois TPE sur dix n’ont pas impulsé la transformation numérique. Mais surtout, la facture électronique ne représente à l’heure actuelle que 10% des 2,5 milliards de factures inter-entreprises adressées chaque année en France.

 

Copie fiable et zéro papier : l’environnement, lui, est déjà prêt

S’il n’est pas à exclure que l’obligation de dématérialisation des factures fournisseurs soit échelonnée sur plusieurs années selon le chiffre d’affaires des entreprises, il n’est plus possible de remettre ce projet à plus tard : c’est déjà demain. Ce n’est plus l’affaire exclusive des grandes sociétés depuis que les fournisseurs du secteur public s’y sont convertis. La contrainte légale a joué son rôle, mais c’est tout un environnement qui conduit les entreprises privées à dématérialiser leurs flux documentaires.

La digitalisation des factures démocratisée

Le zéro papier répond d’abord à une injonction environnementale avec l’enjeu de maîtriser l’empreinte carbone, un engagement qui entre dans le cadre de la responsabilité sociétale d'entreprise (RSE). Si le « paperless » est rendu possible, c’est aussi grâce à l’évolution du cadre réglementaire, qui a notamment introduit la notion de copie numérique fiable en 2016. La facture numérisée possède la même force probante que l’original papier dès lors qu’elle respecte les conditions fixées par décret. Et l’évolution des technologies de reconnaissance des caractères (RAD, OCR et IRC) a permis de démocratiser la numérisation et le traitement automatisé des factures fournisseurs.

 

Au-delà de la contrainte, les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs pour l’entreprise

Les entreprises ayant impulsé leur transformation digitale n’ont pas seulement obéi à une obligation légale : la dématérialisation des factures fournisseurs a pris une tournure stratégique dès lors qu’elle représente un centre de profit. Une vraie révolution alors que la gestion traditionnelle des factures fournisseurs a toujours été perçue comme un coût !

Facture dématérialisée : plus rapide, plus efficace, moins chère

En s’appuyant sur des solutions technologiques comme l’intelligence artificielle, on peut en effet réduire le temps de traitement – habituellement de 14 jours pour une facture papier d’après Ernst & Young – et éliminer le risque d’erreur(s) de saisie, qui concerne 7% des factures fournisseurs selon le même cabinet d’audit.

EY affirme aussi que l’automatisation du processus contribue à diviser le coût de traitement par trois, tout en ne fragilisant pas les relations avec le fournisseur. Elle accélère en effet le délai de règlement et améliore la relation commerciale, en plus d’éviter des pénalités de retard. Mais le bénéfice en interne est aussi palpable, puisqu’il libère du temps pour les équipes de la comptabilité fournisseur, un gain redéployé sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

 

Facture digitale : les étapes à suivre avant 2023

L’horizon 2023 autorise le temps de la réflexion dans la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs en vue de se conformer à la future obligation légale. La première démarche à effectuer est l’audit des processus existants. C’est aussi l’occasion de recenser l’ensemble des fournisseurs de l’entreprise et de réaliser l’inventaire de tous les circuits de validation, afin d’avoir la cartographie la plus précise des tenants et aboutissants.

Faire le point sur le processus de dématérialisation des factures

Cette phase a pour vertu d’identifier d’éventuels leviers d’optimisation, mais aussi et surtout de dresser un cahier des charges en vue du choix du type de solution  et de processus de dématérialisation des factures fournisseurs. Ce choix dépendra aussi du type de dématérialisation qui sera jugé le plus pertinent : échanges structurés selon la norme EDI ou factures électroniques au format .pdf ?

À ce titre, un rapport remis au Gouvernement à la rentrée 2020 pourrait apporter des éléments quant à un format de facture à respecter. Et comme dans tout projet de transformation digitale, le déploiement de la solution de dématérialisation passe d’abord par l’expérimentation sur un échantillon spécifique, par exemple un fournisseur « pilote » ou une typologie de factures.

Anticiper pour dématérialiser ses factures avant l’échéance

L’anticipation vaut mieux que la précipitation ! Plutôt que d’attendre fébrilement le calendrier de l’obligation légale d’accepter les factures fournisseurs dématérialisées, il est important de passer en mode projet pour éviter tout dysfonctionnement le jour J et s’exposer à des risques de sanctions. Une bonne gestion du temps est indispensable dans la conduite du changement : c’est un atout pour emporter l’adhésion de tous les collaborateurs et l’implication des services concernés, deux facteurs clés pour la réussite de ce projet.

dematerialisation factures fournisseurs

 

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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