Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les demandes à la salle du courrier augmentent, particulièrement au niveau du courrier sortant. Gérer ce courrier peut constituer une charge considérable pour le personnel chargé d’imprimer les documents, de les mettre sous pli, de rédiger les adresses et de poster les courriers. 

Comme si le temps et l’argent investis dans la gestion du courrier postal n’étaient pas suffisants, il faut également gérer les communications effectuées par e-mail ou par courrier, selon les préférences des clients. À chaque fois que ces activités sont effectuées manuellement, une personne doit créer les messages, indiquer le destinataire du courrier ou de l’e-mail et l’envoyer. À chaque fois, les mêmes efforts sont requis – ce n’est pas parce que l’activité a été réalisée auparavant que les efforts diminuent. Si le procédé était automatisé, les préférences clients seraient enregistrées au préalable ce qui permettrait de gagner du temps lors de la sélection du mode de communication préféré du client.  

 

L’importance d’une communication exacte et opportune

Il est essentiel d’envoyer le courrier dans les délais, à travers le bon canal et au bon client pour maintenir le flux de trésorerie et accroître l’activité. Les courriers marketing et les devis peuvent aider à générer des commandes tandis que la facturation rapide permet un retour rapide de trésorerie pour l’entreprise. Malheureusement, des problèmes peuvent survenir à différentes étapes du processus. Il se peut que les imprimantes ne fonctionnent pas correctement ou qu’il vous manque de l’encre ou du papier, le nombre de personnes disponibles et sachant gérer cette tâche peut être insuffisant pendant les périodes de fêtes. Ces problèmes peuvent entraîner des retards dans l'envoi du courrier et impacter les commandes reçues, les services rendus aux clients et la réception des paiements. Afin de résoudre ces problèmes et de simplifier la gestion du flux sortant en général, il faut envisager une solution d’externalisation du courrier grâce à laquelle le courrier serait imprimé, trié, mis sous pli, affranchi et livré à la poste sans qu’aucun membre de votre personnel n’ait à quitter son bureau. 

 

Une plateforme pour gérer toutes les communications

Celle-ci permettrait de gérer les e-mails et tous les autres types de communication. Les documents téléchargés sur un portail cloud peuvent être attribués à l’envoi postal ou électronique, selon la préférence du client. C’est un moyen efficace de gagner du temps et d’accroître la productivité en réaffectant les efforts liés aux activités de courrier aux services proposés aux clients et à la génération de revenus. Cela permet également de réduire les coûts en regroupant les courriers : les documents destinés au même client sont envoyés ensemble afin de réduire les coûts d’affranchissement. L’expérience client s’en voit améliorée, de même que la satisfaction des préférences client quant au mode de communication souhaité. Si la gestion du courrier sortant est devenue problématique, longue et inefficace dans votre entreprise, il est peut-être temps d’envisager comment une solution digitale avec sous-traitance de l’impression et de l’envoi pourrait simplifier et accélérer cette activité essentielle de l’entreprise.

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Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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